集团公司文件规范制度

PAGE集团公司文件规范制度一、总则（一）目的为加强集团公司文件管理，确保文件的规范性、准确性和有效性，提高工作效率，促进集团各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司。（三）文件管理原则1.统一领导、分级管理原则。集团公司总部负责文件管理的统筹规划和指导，各子公司、分公司负责本单位文件的具体管理工作。2.准确及时原则。文件的起草、审核、印发等环节应确保内容准确无误，传递及时高效。3.安全保密原则。严格遵守国家法律法规和集团公司保密规定，确保文件信息安全。二、文件分类（一）行政文件1.集团公司发布的各类决定、决议、通知、通报等。2.向上级主管部门报送的请示、报告等。3.与外部单位往来的函件等。（二）业务文件1.各业务部门在工作中形成的规划、方案、标准、流程等。2.业务报表、统计数据等。（三）财务文件1.预算、决算报告。2.财务制度、会计凭证、账簿等。（四）人事文件1.员工档案、劳动合同、薪酬福利文件等。2.人事任免、考核、培训等相关文件。三、文件起草（一）起草职责1.文件起草由相关部门或人员负责，应明确起草人及审核人。2.涉及多个部门的文件，由牵头部门组织起草，相关部门配合。（二）起草要求1.内容应符合国家法律法规、行业标准及集团公司相关规定。2.主题明确，逻辑清晰，语言简洁、准确、规范。3.对文件的背景、目的、依据、主要内容、实施要求等应阐述清楚。四、文件审核（一）审核流程1.部门负责人对起草的文件进行初审，重点审核内容是否准确、格式是否规范等。2.涉及重要事项或多部门的文件，由集团公司办公室组织相关部门进行会审。3.需集团领导审批的文件，经审核后报集团领导审定。（二）审核要点1.合法性审核，确保文件符合法律法规要求。2.合规性审核，检查是否符合集团公司各项制度规定。3.准确性审核，核对数据、事实等是否准确无误。4.完整性审核，查看文件内容是否完整，格式是否符合要求。五、文件印发（一）印发流程1.审核通过的文件，由集团公司办公室进行编号、排版。2.根据文件的性质和范围，确定印发份数和发放对象。3.通过集团办公系统、邮件、纸质文件等方式进行印发。（二）印发要求1.严格按照规定的格式和排版要求进行印发。2.注明文件的印发日期、印发部门等信息。3.对纸质文件进行统一装订，确保整齐、牢固。六、文件编号（一）编号规则1.行政文件编号格式为：集团名称简称+年份+序号，如[集团简称]〔20XX〕XX号。2.业务文件编号格式为：业务部门简称+年份+序号，如[业务部门简称]〔20XX〕XX号。3.财务文件编号格式为：财务部门简称+年份+序号，如[财务部门简称]〔20XX〕XX号。4.人事文件编号格式为：人事部门简称+年份+序号，如[人事部门简称]〔20XX〕XX号。（二）编号管理1.编号由集团公司办公室统一负责，确保编号的唯一性和连续性。2.每年年初对编号进行重新排序，以便于文件的管理和查询。七、文件收发（一）收文管理1.集团公司办公室负责接收外部来文，包括上级主管部门文件、政府部门文件、合作单位函件等。2.对收到的文件进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。3.根据文件内容和要求，及时分发给相关部门或领导阅办。（二）发文管理1.各部门需对外发文时，应填写发文审批单，经部门负责人、分管领导审核后报集团公司办公室。2.集团公司办公室对发文进行编号、排版、印发，并做好发文记录。3.及时跟踪发文的送达情况，确保文件能够准确、及时地传达给相关单位或人员。八、文件归档（一）归档范围1.集团公司发布的各类文件。2.各部门在工作中形成的重要文件、资料等。3.与外部单位往来的重要文件。（二）归档要求1.各部门应在文件办理完毕后，及时将文件整理归档。2.归档文件应齐全完整、分类准确、编目清晰。3.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行归档，确保档案的安全和可查性。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：集团公司重要的决定、决议、规章制度等。2.定期保管的档案：一般行政文件、业务文件等，保管期限为10年或30年。九、文件查阅与借阅（一）查阅管理1.集团公司内部人员因工作需要查阅文件，可向集团公司办公室提出申请。2.办公室根据申请内容，提供相应的文件供查阅，并做好查阅记录。3.查阅文件时应在指定地点进行，不得擅自将文件带出或复印。（二）借阅管理1.因特殊情况需要借阅文件的，应填写借阅申请表，经部门负责人、分管领导审批后报集团公司办公室。2.办公室对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续，注明借阅期限、归还日期等信息。3.借阅人应妥善保管文件，不得转借他人，按时归还。如发现文件有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。十、文件保密（一）保密范围1.涉及集团公司商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等文件。2.尚未公开的重要决策、规划等文件。（二）保密措施1.对保密文件进行标识，明确保密等级。2.严格限制保密文件的知悉范围，未经批准不得擅自扩大。3.采用加密存储、专人保管等方式确保保密文件的安全。4.对涉及保密文件的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。十一、文件清理与销毁（一）清理1.集团公司办公室定期对文件进行清理，对超过保管期限、已无保存价值的文件进行鉴定。2.各部门应配合办公室做好文件清理工作，及时将不需要保存的文件报送办公室。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的文件，由集团公司办公室填写销毁清单，报分管领导批准。2.采