校园谈话室制度规范

PAGE校园谈话室制度规范一、总则（一）目的为了规范校园谈话室的管理与使用，确保谈话室在校园教育、管理和服务等工作中发挥积极作用，维护校园秩序，促进学生健康成长，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本校所有涉及使用谈话室进行师生交流、学生教育引导、问题调查处理等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：谈话室的使用与管理必须严格遵守国家法律法规以及教育主管部门的相关规定，确保各项工作合法合规。2.保密性原则：对谈话过程中涉及的个人隐私、敏感信息等予以严格保密，保护师生的合法权益。3.教育性原则：充分发挥谈话室的教育功能，通过积极有效的沟通交流，帮助师生解决问题，促进思想转变和行为改进。4.规范性原则：明确谈话室的使用流程、管理要求等，确保各项工作有序开展，规范运行。二、谈话室设置与管理（一）谈话室选址与布局1.谈话室应选择在相对独立、安静、便于谈话且不影响他人的区域。2.室内布局应简洁、舒适，配备必要的桌椅、沙发、饮水机等设施，营造良好的谈话氛围。3.谈话室应安装监控设备，确保谈话过程可追溯，但要注意保护谈话双方的隐私，监控资料保存期限按照相关规定执行。（二）谈话室设施配备1.基本办公设备：电脑、打印机、文件柜等，用于记录谈话内容、整理相关资料。2.通讯设备：电话，以便在必要时与外界联系。3.应急设备：配备急救箱等基本应急物品，以应对可能出现的突发情况。4.资料存放：设置专门的资料架，存放与谈话室使用相关的文件、记录表格、案例资料等。（三）谈话室管理责任1.学校指定专人负责谈话室的日常管理，包括设施维护、卫生清洁、物品保管等。2.管理人员应定期对谈话室进行检查，确保设施设备正常运行，环境整洁卫生。3.如发现谈话室设施设备损坏或存在安全隐患，应及时报告并安排维修或整改。三、谈话室使用流程（一）申请使用1.因工作需要使用谈话室的部门或个人，需提前填写《谈话室使用申请表》，注明谈话主题、时间、参与人员等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至谈话室管理部门审核。3.审核通过后，由谈话室管理部门统一安排谈话室使用时间，并通知申请人。（二）谈话准备1.申请人在谈话前应明确谈话目的，准备好相关资料和问题提纲。2.提前与谈话对象沟通，告知谈话时间、地点等信息，确保谈话对象做好相应准备。3.谈话室管理人员应在谈话前检查谈话室设施设备是否正常，准备好谈话所需的文具等物品。（三）谈话过程1.谈话双方应遵守谈话秩序，文明礼貌，尊重对方。2.谈话过程中，管理人员应保持适当距离，避免干扰谈话，但要随时关注谈话进展，确保谈话安全有序。3.谈话人员应如实记录谈话内容，可采用笔录、录音（需提前征得谈话对象同意）等方式，但录音资料应妥善保管，严格保密。（四）谈话结束1.谈话结束后，谈话人员应及时整理谈话记录，形成书面材料。2.谈话对象如有需要，可在谈话结束后对谈话内容进行补充或确认。3.使用完毕后，申请人应清理谈话室，将物品归位，并通知谈话室管理人员进行检查。四、谈话记录与档案管理（一）谈话记录要求1.谈话记录应客观、准确、完整地反映谈话内容，包括谈话时间、地点、参与人员、谈话主题、谈话过程及结果等。2.记录人员应使用规范的文字和语言，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的表述。3.谈话记录应经谈话双方签字确认，如有修改，应由修改人签字注明。（二）档案整理1.谈话记录应及时整理归档，按照年度、类别等进行分类存放。2.除谈话记录外，与谈话相关的其他资料，如申请表、补充材料、处理结果等也应一并归档。3.档案应建立索引，便于查找和查阅。（三）档案保管期限1.学生谈话档案一般保管期限为学生在校期间及毕业后[X]年。教师谈话档案根据具体情况确定保管期限，但不得少于[X]年。2.超过保管期限的档案，应按照档案管理规定进行妥善处理，确保档案信息安全。（四）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅谈话档案的，需填写《谈话档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，在谈话室管理人员的陪同下查阅。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。如需借阅档案，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.严格限制档案的查阅范围，涉及个人隐私等敏感信息的档案，未经授权不得对外泄露。五、谈话室安全管理（一）安全设施检查1.定期检查：谈话室管理人员应每周对谈话室的安全设施进行检查，包括门窗、水电、消防设备等，确保设施设备完好有效。2.特殊检查：在每次谈话使用前，也应对安全设施进行检查，如发现问题及时报告并处理。（二）人员安全保障1.谈话过程中，管理人员应关注谈话双方的情绪和行为，避免发生冲突或意外事件。2.如遇突发情况，管理人员应保持冷静，及时采取有效措施进行处理，并按照学校应急预案的要求报告相关部门。（三）消防安全管理1.谈话室内应配备符合规定的消防器材，并确保其处于有效状态。2.谈话室管理人员应熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知识。3.严禁在谈话室内吸烟、使用明火或违规用电，确保消防安全。六、谈话室使用纪律与监督（一）使用纪律1.使用谈话室的人员应严格遵守本制度规范，不得擅自改变谈话室的用途或违规使用。2.保持谈话室的安静和整洁，不得在室内大声喧哗、乱扔垃圾等。3.爱护谈话室内的设施设备，如有损坏应照价赔偿。（二）监督机制1.学校设立谈话室使用监督小组，负责对谈话室的使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组可通过查阅档案、现场查看、听取汇报等方式，对谈话室的使用流程、记录情况、安全管理等进行监督。3.对于违反本制度规范的行为，监督小组应及时提出整改意见，并视情节轻重给予