自助柜管理制度规范

PAGE自助柜管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司自助柜的管理，规范使用流程，确保自助柜的安全、高效运行，保障公司和客户的财产安全，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有自助柜的使用、维护及管理相关工作，包括但不限于各类文件自助柜、物品自助柜、设备自助柜等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保自助柜的使用过程中不发生安全事故，保护公司及相关人员的财产安全。2.规范操作原则：明确自助柜的使用流程和操作规范，所有使用人员必须严格按照规定执行。3.责任明确原则：对自助柜的管理、使用、维护等环节明确责任主体，确保各项工作落实到人。4.高效服务原则：在保障安全和规范的前提下，尽可能提高自助柜的使用效率，为公司业务开展和客户服务提供有力支持。二、自助柜的分类与管理职责（一）自助柜分类1.文件自助柜：用于存放公司各类文件、资料、档案等重要信息载体。2.物品自助柜：存放办公用品、低值易耗品、样品等各类物品。3.设备自助柜：专门放置公司的小型设备、工具、仪器等。（二）管理职责1.行政管理部门负责制定和完善自助柜管理制度规范，并监督执行。统筹协调各部门对自助柜的使用需求，合理规划自助柜的布局和数量。定期对自助柜的使用情况进行检查和评估，提出改进意见和建议。2.使用部门负责本部门自助柜的日常使用和管理，指定专人负责自助柜的钥匙保管、开启和关闭等工作。教育和督促本部门员工正确使用自助柜，遵守相关管理制度。配合行政管理部门做好自助柜的盘点、清查等工作，及时反馈自助柜使用过程中出现的问题。3.技术支持部门负责自助柜的技术维护和保养，确保自助柜的正常运行。对自助柜的安全性能进行定期检测和评估，及时发现并排除安全隐患。根据业务发展和管理需求，对自助柜的功能进行优化和升级。三、自助柜的使用规范（一）申请与审批1.各部门因工作需要使用自助柜的，应填写《自助柜使用申请表》，详细说明申请使用的自助柜类型、用途、使用期限等信息。2.《自助柜使用申请表》经部门负责人签字同意后，提交行政管理部门审批。行政管理部门根据实际情况进行审核，批准后方可使用。3.对于临时使用自助柜的情况，可由申请部门通过电话或邮件等方式向行政管理部门报备，经同意后即可使用，但事后需补办申请审批手续。（二）钥匙管理1.自助柜配备专用钥匙，由使用部门指定的专人负责保管。钥匙应妥善存放，不得随意转借他人。2.如钥匙丢失或损坏，保管人员应及时向行政管理部门报告，并申请补办。在补办期间，应采取相应的临时措施确保自助柜内物品的安全。3.严禁私自配制自助柜钥匙，如有违反，将追究相关人员的责任。（三）物品存放1.使用人员应按照自助柜的类型和用途，将物品分类存放，不得混放。2.文件自助柜内的文件应按照类别、年份等进行有序排列，便于查找和管理。重要文件应进行备份，并妥善保管。3.物品自助柜内的物品应摆放整齐，不得超出自助柜的容量。对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，不得存放在普通自助柜内，应按照相关规定进行专门存放。4.设备自助柜内的设备应进行定期清理和维护，确保设备完好无损。设备使用后应及时归还，并摆放整齐。（四）使用期限1.自助柜的使用期限应根据申请审批情况确定，一般不得超过规定的期限。如需延长使用期限，使用部门应提前向行政管理部门申请，经批准后方可继续使用。2.对于长期闲置的自助柜，行政管理部门有权收回并重新分配给其他有需要的部门使用。（五）使用记录1.使用部门应建立自助柜使用记录台账，详细记录自助柜的使用情况，包括使用时间、使用人员、存放物品等信息。2.行政管理部门应定期对使用记录进行检查和核实，确保记录的真实性和完整性。使用记录应保存一定期限，以备查阅。四、自助柜的保护与维护（一）安全保护1.自助柜应安装在安全可靠的位置，周围应保持整洁，不得堆放杂物，确保通道畅通。2.对于安装有门禁系统的自助柜，应严格控制门禁权限，只有经过授权的人员才能进入。3.定期对自助柜进行安全检查，包括门锁、柜体、通风系统等，发现问题及时处理。如遇紧急情况，应立即采取措施保护自助柜内的物品安全，并及时报告相关部门。（二）日常维护1.技术支持部门应制定自助柜的日常维护计划，定期对自助柜进行清洁、保养和维修。2.清洁自助柜时，应使用适当的清洁工具和清洁剂，避免损坏柜体表面。3.检查自助柜的门锁、合页等部件，如有松动或损坏应及时进行维修或更换。4.对自助柜的通风系统进行检查，确保通风良好，防止物品受潮、发霉。（三）故障维修1.当自助柜出现故障时（如门锁打不开、柜体损坏等），使用人员应及时向行政管理部门报告。行政管理部门接到报告后，应立即通知技术支持部门进行维修。2.技术支持部门应在接到维修通知后尽快到达现场进行维修，维修时间应尽量缩短，以减少对工作的影响。3.对于因故障无法正常使用的自助柜，应设置明显的警示标识，并采取临时措施确保自助柜内物品的安全。五、自助柜的盘点与清查（一）定期盘点1.行政管理部门应定期组织对自助柜进行盘点，原则上每季度进行一次全面盘点，每年进行一次彻底清查。2.盘点时，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。盘点人员应认真核对自助柜内的物品与使用记录台账，确保账实相符。3.对于盘点过程中发现的问题，如物品丢失、损坏、账实不符等，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。（二）不定期清查1.根据工作需要或特殊情况，行政管理部门可随时组织对自助柜进行不定期清查。2.不定期清查主要针对重点自助柜或存在问题的自助柜进行深入检查，以确保自助柜的管理规范和安全。（三）盘点清查结果处理1.盘点清查结束后，应形成盘点清查报告，详细记录盘点清查情况、发现的问题及处理结果。2.对于盘盈或盘亏的物品，应按照相关规定进行处理。如因人为原因造成物品损失的，应追究相关人员的责任。3.根据盘点清查结果，总结经验教训，对自助柜管理制度规范进行完善和优化，不断提高管理水平。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经申请审批擅自使用自助柜。2.私自转借自助柜钥匙或允许他人使用自己保管的钥匙。3.未按规定分类存放物品，导致自助柜内物品混乱。4.超期使用自助柜且未办理延期手续。5.损坏自助柜或其附属设施。6.在自助柜内存放易燃易爆、有毒有害等危险物品。7.未按要求建立或维护自助柜使用记录台账。8.其他违反自助柜管理制度规范的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的人员，给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的人员，将视情况给予书面警告、罚款、停职检查等处理措施，并在公司内部进行通报批评。3.因违规行为给公司造成经济损失的，应责令违规人员赔偿相应损失。4.