档案馆业务制度规范

PAGE档案馆业务制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的业务管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆及各部门档案工作的管理与操作。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案工作。2.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。3.全程管理原则：对档案的形成、收集、整理、保管、利用等全过程进行有效管理，实现档案工作的规范化、标准化。4.服务利用原则：充分发挥档案的服务功能，为公司/组织的各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理机构与职责（一）档案馆设置公司/组织设立档案馆，作为档案管理的专门机构，负责集中保管各类档案，并提供档案利用服务。（二）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案工作的规章制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编目、数字化等管理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询与利用。4.开展档案信息资源的开发利用工作，为公司/组织的决策、生产、经营等活动提供档案信息支持。5.对各部门的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案人员的业务培训，提高档案管理水平。6.参与公司/组织重大活动、项目的档案管理工作，确保档案资料的完整与准确。7.做好档案的统计工作，及时向上级主管部门报送档案统计报表。8.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，确保档案实体安全。（三）部门档案工作职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案工作的正常开展。2.按照公司/组织档案管理的要求，及时将本部门形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交档案馆。3.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全与完整，积极配合档案馆的档案清查、统计等工作。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的合理利用。三、档案收集（一）收集范围1.反映本公司/组织历史沿革、发展规划、重要会议、重大活动等方面的文件材料。2.公司/组织的各类合同、协议、章程、制度、标准等文件。3.生产经营活动中形成的各类文件，包括产品研发、生产、销售、财务、人力资源等方面的资料。4.基本建设项目文件，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等阶段的文件材料。5.科研项目文件，包括项目申报、研究过程、成果鉴定等方面的文件。6.设备仪器文件，包括设备采购、安装调试、使用维护等方面的资料。7.会计档案，包括会计凭证、账簿、报表等。8.人事档案，包括员工的入职、离职、考核、晋升等方面的资料。9.声像档案，包括照片、录音、录像等。10.电子档案，包括公司/组织在信息化建设过程中形成的各类电子文件。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，确保文件材料的质量。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，符合档案管理的要求。4.对于重要的文件材料，应及时进行备份，防止文件丢失或损坏。（三）收集时间1.文书档案应在文件形成后的次年上半年移交档案馆。2.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案馆。3.人事档案应在员工离职后及时整理归档，移交档案馆。4.基本建设项目文件、科研项目文件、设备仪器文件等应在项目结束后及时收集整理，移交档案馆。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理与利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制案卷目录。2.会计档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，编制会计档案目录。3.人事档案：按照员工类别、档案材料类别进行整理，建立人事档案索引。4.声像档案：按照载体形式、内容主题进行分类，编制声像档案目录，并配以文字说明。5.电子档案：按照文件的类别、年度进行分类，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理要求1.整理档案应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。2.档案整理过程中，应确保档案的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造档案材料。3.整理后的档案应装订整齐，使用统一规格的档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量与账目相符，发现问题及时处理。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，确保档案库房的温湿度符合要求。5.加强对档案库房的安全管理，严格门禁制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（三）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由公司/组织档案管理部门牵头，会同有关部门组成鉴定小组进行。3.对已失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经公司/组织领导批准后，予以销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底。5.销毁档案时，应保留相关的销毁记录，以备查考。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案，须经公司/组织领导批准。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅本公司/组织档案，应按照相关法律法规办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案馆查阅档案原件或复印件。2.借阅：档案利用者因工作需要可借阅档案原件，但必须严格遵守借阅期限和归还制度。3.复制：档案利用者可根据需要复制档案资料，但应注明复制出处，并经档案馆同意。（三）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，并经所在部门负责人签字同意。2.外单位查阅档案，应提前提交查阅申请函，注明查阅目的、范围等，经公司/组织领导批准后，方可查阅。3.司法机关、行政机关等查阅档案，应出具相关证明文件，按照规定办理查阅手续。4.借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、归还日期等，经所在部门负责人和档案馆负责人签字同意后，方可借阅。5.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，如需复制档案，应按照规定办理复制手续。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和质量，为公司/组织的决策和管理提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理要求1.对档案进行数字化处理，确保档案信息的完整、准确、可读。2.建立档案信息数据库，实现档案信息的集中管理和共享。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的安全。4.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（三）电子档案管理1.电子文件形成部门应按照档案管理的要求，对电子文件进行分类整理，确保电子文件的格式规范、内容完整。2.电子文件应及时进行归档，存储在符合档案管理要求的存储介质上，并定期进行备份。3.建立电子档案的元数据管理体系，对电子档案的背景信息、管理信息等进行详细记录，确保电子档案的真实性和完整性。4.电子档案的利用应通过档案信息管理系统进行，利用者应遵守相关的操作规程，确保电子档案的安全。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案馆应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应真实、准确、完整，及时向上级主管部门报送。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理工作提供决策依据。（二）档