乡镇规范发文制度

PAGE乡镇规范发文制度一、总则（一）目的为进一步加强乡镇公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文质量和运转效率，根据国家有关法律法规和上级机关公文处理规定，结合本乡镇实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、各行政村（社区）以及所属企事业单位在工作中形成、办理、管理和使用的各类公文。（三）基本原则1.准确规范原则。公文的内容应准确无误，符合法律法规、方针政策以及上级机关的要求，文种使用、格式排版等应严格遵循规范。2.实事求是原则。公文应如实反映工作实际情况，做到内容真实、数据准确、分析客观，提出的措施和要求切实可行。3.及时高效原则。公文的起草、审核、签发、印发等环节应严格按照规定的时限要求办理，确保公文及时传递、迅速处理，提高工作效率。4.安全保密原则。严格遵守国家保密法律法规，加强公文的保密管理，防止公文信息泄露，确保公文安全。二、发文种类及适用范围（一）决议适用于乡镇党委会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案适用于乡镇人民政府向乡镇人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。三、发文流程（一）拟稿1.承办部门或人员根据工作需要和领导要求，确定发文内容和文种，按照公文格式要求起草文稿。文稿应主题明确、内容完整、逻辑清晰、语言简洁。2.拟稿人应认真核对相关政策法规、数据资料等，确保文稿内容准确无误。涉及多个部门的事项，主办部门应主动与相关部门沟通协调，共同研究起草文稿。（二）审核1.文稿起草完成后，由拟稿部门负责人进行初审，重点审核文稿内容是否符合要求、格式是否规范、语言表达是否准确等。初审通过后，将文稿送乡镇办公室审核。2.乡镇办公室收到文稿后，应进行全面审核。审核内容包括：是否确需发文、发文依据是否充分、内容是否符合法律法规和政策要求、文种使用是否恰当（如“请示”与“报告”是否混淆）、格式是否规范、语言是否通顺、数据是否准确、涉及其他部门的事项是否已协商一致等。3.对于审核中发现的问题，审核人员应及时与拟稿部门沟通，提出修改意见。拟稿部门应根据审核意见进行修改完善，再次送审，直至审核通过。（三）签发1.审核通过的文稿，按照乡镇公文审批权限进行签发。一般公文由乡镇分管领导签发；重要公文由乡镇主要领导签发。2.签发人应认真审阅文稿，对文稿内容、格式等进行全面把关，签署明确的意见。如同意签发，应签署姓名和日期；如不同意签发，应明确提出修改意见或不予签发的理由。（四）编号1.经签发后的文稿，由乡镇办公室负责统一编号。编号应准确、规范，按照一定的顺序编排，不得重号、漏号。2.编号格式一般为：[乡镇名称简称][年份][发文顺序号]，如“[镇名]〔20XX〕XX号”。（五）印发1.乡镇办公室根据文稿签发意见和编号，进行排版、校对，确保印刷质量。排版应符合公文格式要求，字体、字号、行距等应规范统一。2.校对工作应认真细致，至少进行两次校对，重点检查文稿内容、格式、排版等方面是否存在错误。校对无误后，进行印刷。3.印刷完成的公文，由乡镇办公室负责加盖印章，并按照规定的范围和份数进行分发。分发时应做好登记，确保公文准确送达收件单位或个人。四、发文格式（一）页面设置1.公文用纸一般采用A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。2.页边距：上白边（天头）为37mm，下白边（地脚）为35mm，左白边（订口）为28mm，右白边（翻口）为26mm。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，表示为“各乡镇人民政府、街道办事处，区直各部门，各有关单位：”。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件：”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称1]”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐，表示为“附件：[附件名称1][附件名称2]……”5.发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，表示为“（联系人：[姓名]；联系电话：[电话号码]）”。7.抄送机关：如有抄送机关，一般用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。（三）排版要求1.公文应双面印刷，页码套正，两面误差不超过±4mm。2.公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。3.公文标题一般不超过三行，回行时要注意词意完整，尽量保持标题的对称和美观。五、发文管理（一）发文登记1.乡镇办公室应建立发文登记簿，对每一份发文进行详细登记。登记内容包括：发文日期、发文编号、发文标题、主送机关、抄送机关、发文份数、签发人、印发日期等。2.发文登记应准确、及时，确保公文信息完整、可查。登记人员应认真核对各项信息，避免出现错误或遗漏。（二）文件归档1.公文办理完毕后，承办部门应及时将公文定稿、正本及有关材料整理归档。归档材料应齐全、完整，符合档案管理要求。2.乡镇办公室应定期对归档公文进行整理、分类、编目，建立健全档案管理制度，便于公文的查阅和利用。（三）文件保密1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、工作秘密等重要公文，应采取相应的保密措施。2.确定密级的公文，应按照密级要求进行管理，严格控制知悉范围。在公文传递、使用过程中，应确保不发生泄密事件。（四）文件清退与销毁1.根据上级机关要求或工作需要，对已办理完毕的公文进行清退。清退工作应及时进行，确保公文不丢失、不遗漏。2.对不需要留存或已过保管期限的公文，应按照规定进行销毁。销毁公文应履行审批手续，采用适当的方式进行销毁，确保公文信息彻底消除。六、监督与考核（一）监督检查1.乡镇办公室负责对本乡镇发文制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门发文工作进行抽查。2.监督检查内容包括：发文流程是否规范、发文格式是否符合要求、发文质量是否达标、发文管理是否到位等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）考核评价1.将发文工作纳入乡