为规范费用管理制度

PAGE为规范费用管理制度一、总则（一）目的为了加强公司费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在开展与公司业务相关活动过程中发生的各类费用支出管理。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.合理性原则：费用支出应与公司业务实际需求相符，具有合理的必要性和经济性。3.预算控制原则：各项费用应纳入年度预算管理，严格按照预算额度进行控制和支出。4.审批规范原则：明确费用审批流程和权限，确保审批环节严谨、规范、透明。5.真实性原则：费用报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚假报销。二、费用分类及管理规定（一）差旅费1.定义：员工因公务需要到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用乘坐交通工具标准：根据职级和出差地区确定乘坐飞机、火车、汽车等交通工具的等级标准。订票规定：员工应通过公司指定的票务平台或正规票务代理机构订票，严禁私自通过其他非正规渠道订票。特殊情况处理：因特殊原因需乘坐高于标准交通工具的，应提前经上级领导审批同意。3.住宿费用住宿标准：依据出差地区的经济水平和业务需求，划分不同等级的住宿标准。住宿安排原则：优先选择公司合作的酒店或性价比高的正规酒店，住宿费用应在标准范围内据实报销。多人同行住宿规定：多人一同出差且同性的，在不超过标准的前提下，可根据实际情况安排合住。4.餐饮补贴补贴标准：按照出差自然（日历）天数计算，分地区制定不同的餐饮补贴标准。补贴发放方式及要求：餐饮补贴随差旅费一同报销，无需提供餐饮发票，但需在差旅费报销单中注明出差期间的餐饮补贴情况。（二）业务招待费1.定义：公司为开展业务经营活动而发生的宴请、礼品赠送、娱乐等费用支出。2.招待原则必要性原则：业务招待应基于真实的业务需求，不得用于与公司业务无关的活动。适度原则：严格控制招待标准，避免铺张浪费，招待费用应与业务规模和效益相匹配。3.招待审批流程招待申请：业务部门人员需提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、事由、预计金额等信息，并提交上级领导审批。审批权限：根据招待费用金额大小，设定不同层级的审批权限，确保审批的合理性和合规性。4.招待标准宴请标准：根据招待对象的级别和业务重要性，制定不同档次的宴请标准，明确菜品、酒水等选择范围。礼品赠送标准：礼品应选择具有一定纪念意义且符合公司形象的物品，明确礼品价值上限和赠送对象范围。娱乐活动标准：严格限制娱乐活动的开展，确有必要时需提前经公司高层领导审批，并明确活动形式和费用标准。5.报销要求报销凭证：报销业务招待费时，应提供正规发票、消费清单、招待申请审批单等作为报销依据。说明事项：在报销单中应详细说明招待对象、招待事由等情况，以便财务审核。（三）办公用品及低值易耗品费用1.定义：公司日常办公所需的文具、纸张、办公设备耗材、低值家具等物品的采购费用。2.采购管理采购计划：各部门应根据实际工作需求，定期编制办公用品及低值易耗品采购计划，经部门负责人审核后提交至行政部门汇总。采购渠道：行政部门应通过公司指定的供应商进行采购，优先选择质量可靠、价格合理的产品。采购审批：对于金额较大的采购项目，需按照公司采购审批流程进行审批。3.领用管理领用登记：员工领用办公用品及低值易耗品时，应在行政部门进行登记，注明领用日期、物品名称、数量等信息。限量管理：根据工作实际需求，对部分常用办公用品设定领用限量标准，避免浪费。4.费用报销报销凭证：报销时应提供采购发票、入库单、领用清单等相关凭证。费用分摊：对于多个部门共同使用的办公用品及低值易耗品，应按照合理方法进行费用分摊。（四）通讯费1.定义：员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.补贴标准根据员工职级和工作岗位性质，制定不同的通讯费补贴标准。补贴方式：通讯费补贴可采用定额补贴或实报实销的方式，具体方式根据公司实际情况确定。3.报销要求采用实报实销方式的，需提供正规通讯费发票，发票抬头应为公司名称或员工本人姓名。补贴发放时，应在工资表中注明通讯费补贴金额及发放依据。（五）会议费1.定义：公司召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷费、餐饮费等相关费用。2.会议审批会议申请：会议主办部门需提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、预计费用等信息，并提交上级领导审批。审批权限：根据会议规模和费用预算设定审批权限，确保会议召开具有必要性和合理性。3.会议预算管理会议主办部门应根据会议申请编制详细的会议预算，经审核通过后严格按照预算执行。预算调整：如因特殊情况需要调整会议预算，需提前办理预算调整审批手续。4.费用报销报销凭证：报销会议费时，应提供会议通知、参会人员签到表、发票、费用明细清单等相关凭证。费用分摊：对于多个部门共同参加的会议，应按照参会人数或受益情况合理分摊会议费用。（六）培训费1.定义：公司为提升员工业务素质和技能水平而组织或员工参加外部专业培训所发生的费用。2.培训计划与审批培训计划制定：人力资源部门应根据公司发展战略和员工培训需求，制定年度培训计划，明确培训项目、培训对象、培训时间、培训预算等内容。培训申请与审批：员工参加外部培训需填写《培训申请表》，经部门负责人和人力资源部门审核后，报公司领导审批。3.培训费用管理费用标准：明确各类培训项目的费用标准，包括培训课程费、教材费、住宿费、交通费等。报销要求：报销培训费时，应提供培训合同、发票、培训合格证书等相关凭证，确保培训费用支出的合理性和有效性。三、费用审批流程（一）费用报销审批流程1.员工填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、事由、金额等信息，并粘贴好相关报销凭证。2.将费用报销单提交至部门负责人，部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字审批。3.部门负责人审批通过后，报销单流转至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核，如有疑问可要求报销人补充说明或提供相关证明材料。4.财务审核通过后，根据费用金额大小按照公司规定的审批权限提交至相应层级的领导进行最终审批。5.领导审批同意后，财务部门按照公司财务流程进行费用报销支付。（二）费用预支审批流程1.因业务需要预支费用的员工，需填写《费用预支申请表》，说明预支事由、预支金额、预计还款时间等信息。2.将申请表提交至部门负责人，部门负责人审核预支必要性和合理性后签字审批。3.部门负责人审批通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对预支金额进行评估，并审核相关审批手续是否齐全。4.财务审核通过后，根据预支金额大小按照公司规定的审批权限提交至相应层级的领导进行最终审批。5.领导审批同意后，财务部门按照公司财务流程办理费用预支手续，预支款项支付给员工。员工应在规定时间内按照实际发生费用进行报销冲账，多退少补。四、费用预算管理（一）预算编制1.每年末，各部门应根据本部门下一年度工作计划和业务发展需求，编制本部门费用预算草案，包括差旅费、业务招待费、办公用品及低值易耗品费用、通讯费、会议费、培训费等各项费用预算。2.费用预算应详细列出各项费用的预计金额、支出时间、支出事由等信息，并说明预算编制的依据和合理性分析。3.各部门将编制好的费用预算草案提交至财务部门，财务部门对各部门预算草案进行汇总审核，结合公司年度经营目标和财务状况，对预算草案进行调整和完善，形成公司年度费用预算方案。（二）预算执行与监控1.公司年度费用预算方案经公司管理层审批通过后，正式下达各部门执行。各部门应严格按照预算控制各项费用支出，确保预算执行的严肃性。2.财务部门负责对费用预算执行情况进行监控，定期（每月或每季度）对各部门费用支出进行统计分析，对比预算与实际支出情况，及时发现预算执行过程中存在的问题。3.对于预算执行偏差较大的部门，财务部门应及时与该部门沟通，了解原因，并督促其采取有效措施进行调整，确保费用支出控制在预算范围内。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因公司业务发展变化、市场环境变动等原因导致原预算无法满足实际需求，各部门可提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整项目、调整金额等信息，并提供相关证明材料。3.预算调整申请经部门负责人审核后，提交至财务部门。财务部门对调整申请进行审核评估，结合公司整体财务状况和预算执行情况，提出审核意见。4.财务审核通过后，预算调整申请按照公司规定的审批权限提交至相应层级的领导进行最终审批。领导审批同意后，财务部门对公司年度费用预算进行调整，并将调整后的预算下达各部门执行。五、费用核算与财务处理（一）费用核算原则1.按照权责发生制原则进行费用核算，即属于当期的费用，无论款项是否支付，均应计入当期费用；不属于当期的费用，即使款项已在当期支付，也不应计入当期费用。2.费用核算应遵循真实性、准确性、完整性原则，确保费用数据真实反映公司实际业务活动中的费用支出情况。（二）财务处理流程1.财务部门在收到员工费用报销单后，按照本制度规定的审批流程进行审核，审核通过后进行账务处理。2.根据费用的性质和用途，将费用分别计入相应的会计科目，如差旅费计入“管理费用差旅费”科目，业务招待费计入“管理费用业务招待费”科目，办公用品及低值易耗品费用计入“管理费用办公费”科目等。3.对于涉及增值税进项税额抵扣的费用支出，财务部门应按照国家增值税相关规定进行账务处理，确保增值税核算的准确性。4.每月末，财务部门对各项费用进行汇总统计，编制费用报表，向公司管理层和各部门提供费用支出情况的财务信息，以便公司进行成本控制和决策分析。六、费用监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对公司费用管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查费用支出的合法性、合理性、合规性以及审批流程的执行情况。2.审计检查过程中，内部审计人员可通过查阅财务凭证、费用报销单、审批文件等资料，实地走访相关部门和人员，了解费用支出的实际情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督1.财务部门作为费用管理的日常监督部门，负责对公司各项费用支出进行实时监控，确保费用支出符合公司财务制度和相关法律法规要求。2.财务人员在审核费用报销凭证时，如发现不符合规定的情况，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关凭证，对于不合理的费用支出有权拒绝报销，并向上级领导报告。（三）员工监督1.鼓励公司全体员工对费用支出情况进行监督，如发现有违反费用管理制度的行为，可向公司内部审计部门或财务部门举报。2.公司对于举报属实的员工给予一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理，保护举报人权益。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自发生费用支出。2.虚报、冒领费用，提供虚假报销凭证。3.超标准、超范围支出费用。4.故意拆分费用以逃避审批权限控制。5.其他违反本费用管理制度的行为。（二）处