制度建设采购规范

PAGE制度建设采购规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障公司利益，提高采购质量和效益，满足公司生产经营及业务发展需求。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。涵盖公司总部及各分支机构、子公司。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争原则，为所有潜在供应商提供平等机会，不偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，实现采购效益最大化，降低公司运营成本。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司良好形象和市场信誉。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购流程各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等重要事项。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门公司设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.根据公司需求，制定并执行采购计划，确保采购任务按时完成。2.收集、整理供应商信息，建立和维护供应商数据库，进行供应商的开发、评估、选择和管理。3.组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调处理合同执行过程中的问题。4.负责采购文件的编制、审核、归档等工作，确保采购文件的完整性和准确性。5.参与采购项目的验收工作，对采购物资或服务的质量、数量、规格等进行核对。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断优化采购流程和方法。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，配合采购部门进行技术交流、样品确认、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议和支持。3.质量部门：负责制定采购物资的质量标准，参与供应商评估和选择，对采购物资进行质量检验和验收，确保采购物资符合质量要求。对采购过程中的质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施。4.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和建议，防范采购法律风险。处理采购过程中的法律纠纷和争议，维护公司合法权益。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司生产经营计划、业务发展需求等，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间、用途等信息。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总分析。结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策机构审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商信息库。2.供应商评估：采购部门组织相关部门对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、样品测试、业绩评价等方式进行。3.供应商选择：根据评估结果，采购部门确定合格供应商名单。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。采购部门与选定的供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。4.供应商管理：采购部门定期对供应商进行考核评价，考核内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应暂停或终止与其合作。（四）采购文件编制1.根据采购项目特点和需求，采购部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标项目适用）、采购邀请书（邀请招标项目适用）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准（招标项目适用）等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、价格、交付时间、售后服务等关键要素，确保采购文件的完整性和准确性。（五）采购实施1.招标采购：对于达到招标限额标准的采购项目，采购部门应按照国家法律法规和公司相关规定组织招标采购。招标采购应发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。采购部门组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.竞争性谈判采购：对于不适合招标采购的项目，采购部门可采用竞争性谈判采购方式。采购部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判结束后，采购部门根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。3.询价采购：对于采购金额较小、技术规格简单的项目，采购部门可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其报价。采购部门根据供应商报价情况，选择报价合理、满足需求的供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应按照公司相关规定履行单一来源采购审批程序，并与供应商签订采购合同。（六）采购合同签订1.采购部门根据采购结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同的合法性、合规性。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（七）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备。2.采购物资或服务到货后，需求部门和质量部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括物资或服务的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。3.如验收发现问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。如供应商拒绝处理或处理后仍不符合要求，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）采购付款1.采购物资或服务验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，提交给财务部门办理付款手续。2.财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部门提交的付款申请及相关资料。审核无误后，按照公司财务管理制度办理付款业务。3.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在付款前对供应商的信用状况、合同履行能力等进行评估，防范预付款风险。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度生产经营计划、业务发展需求等，结合历史采购数据和市场价格变动趋势，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并报采购决策机构审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、采购需求变更等原因，导致原采购预算无法满足实际采购需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并附相关证明材料。采购部门将预算调整申请报采购决策机构审批。经批准后，财务部门按照调整后的预算执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.采购部门可采用风险矩阵、风险评估模型等方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：采购部门应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行考核评价。如发现供应商存在违约迹象，应及时采取措施，要求其限期整改或追究其违约责任。2.质量风险应对：采购部门应加强对采购物资或服务的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收方式。要求供应商提供质量保证文件，对采购物资进行检验和验收。如发现质量问题，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决。3.价格风险应对：采购部门应关注市场价格变动趋势，通过招标、竞争性谈判等方式选择供应商，争取合理的采购价格。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，可根据实际情况调整采购价格。4.法律风险应对：采购部门应加强对采购法律法规的学习和培训，提高法律意识。在采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同的合法性、合规性。处理采购过程中的法律纠纷和争议时，应及时咨询法务部门，维护公司合法权益。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应