档案利用制度规范

PAGE档案利用制度规范一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的利用管理，充分发挥档案的作用，保障档案的安全与完整，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案的利用管理工作，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等各类档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案利用工作合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，切实保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.服务高效原则以服务公司/组织发展和各项工作为宗旨，提高档案利用效率，满足合理利用需求。二、档案利用的范围与条件（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司/组织员工因个人权益维护、工作交接等合理需求查阅、借阅相关档案。3.外部单位因合作项目、审计调查等合法事由，经公司/组织批准查阅相关档案。（二）利用条件1.查阅、借阅档案应填写《档案利用申请表》，明确利用目的、档案名称及范围等信息。2.内部人员利用档案，需经所在部门负责人审批；涉及重要档案或跨部门利用的，还需经档案管理部门负责人审核。3.外部单位利用档案，需提交正式的申请函，说明利用事由、用途及保密承诺等，经公司/组织主管领导审批同意。三、档案查阅（一）查阅流程1.申请人填写《档案利用申请表》，提交至所在部门负责人。2.部门负责人审核申请，对于符合本部门工作需求的，签署审批意见。3.将申请表及审批意见提交至档案管理部门。4.档案管理部门根据申请内容，查找相关档案，确定查阅地点及方式。5.安排专人协助申请人在指定地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（二）查阅要求1.查阅人员必须遵守档案查阅场所的各项规定，保持安静，爱护档案设施设备。2.查阅档案应在档案管理部门指定的时间内完成，如需延长，应提前办理续期手续。3.查阅涉及机密、绝密档案的，应严格遵守保密规定，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并对查阅过程进行全程监督。四、档案借阅（一）借阅流程1.申请人按要求填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对申请进行审核，重点审查借阅期限、借阅用途及保密措施等。3.审核通过后，办理借阅手续，借阅人需在《档案借阅登记表》上签字确认，领取借阅的档案。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，按时归还。如需续借，应在到期前向档案管理部门提出申请，经批准后方可续借。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需延长的，经档案管理部门负责人批准，可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。2.涉及重要事项或机密的档案，借阅期限由档案管理部门根据实际情况确定，原则上不超过一周。（三）借阅要求1.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。2.借阅期间，如档案发生损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任，档案管理部门应及时采取措施进行补救，并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量、完整性及保密性等情况，确认无误后办理归还手续。五、档案复制（一）复制流程1.申请人填写《档案利用申请表》，明确复制的档案名称、内容及用途，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。2.档案管理部门审核申请，对于符合复制条件的，确定复制方式及份数。3.如需复印，由档案管理部门安排专人在指定地点进行复印，并对复印件进行核对、登记。4.如需扫描或数字化复制，档案管理部门应按照相关技术规范进行操作，确保复制质量，并对复制的电子文件进行妥善存储和管理。（二）复制要求1.复制档案应严格按照档案原件的内容和格式进行，不得擅自更改。2.复制的档案应加盖档案管理部门的“复制章”，注明复制日期、份数及用途等信息。3.涉及机密、绝密档案的复制，需经档案管理部门负责人及公司/组织主管领导批准，并严格控制复制范围和份数。六、档案利用的监督与检查（一）监督机制1.档案管理部门负责对档案利用过程进行全程监督，确保利用行为符合制度规范。2.定期对档案利用情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。（二）检查内容1.检查档案利用申请表的填写及审批情况，确保利用目的合理、审批流程规范。2.检查档案查阅、借阅、复制过程中的操作是否符合要求，如是否有擅自涂改、抽取、撤换档案材料等行为。3.检查档案利用后的归还情况，包括档案数量、完整性及保密性等。4.检查档案利用登记记录是否完整、准确，是否与实际利用情况相符。（三）违规处理1.对于违反档案利用制度规范的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。2.情节较轻的，给予警告批评，责令改正；情节严重的，按照公司/组织相关规定追究责任，涉及违法的，移交司法机关处理。七、档案利用的安全与保密（一）安全措施1.档案查阅、借阅场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案存放环境安全。2.加强对档案利用人员的安全教育，提高安全意识，防止因操作不当引发安全事故。（二）保密措施1.严格界定档案的密级，对涉及机密、绝密的档案采取特殊的保密措施，如专人保管、限定查阅范围等。2.档案利用人员应签订保密承诺书，明确保密责任和义务，不得泄露档案内容。3.在档案利用过程中，严禁在非保密场所谈论档案内容，不得通过互联网、移动存储设备等传播档案信息。