门窗发货管理制度规范

PAGE门窗发货管理制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司门窗发货流程，确保门窗产品能够安全、准确、及时地送达客户手中，提高客户满意度，维护公司良好形象，保障公司与客户的合法权益，促进公司业务的健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有门窗产品的发货管理，包括但不限于各类民用建筑门窗、工业建筑门窗以及特殊定制门窗的发货操作。3.基本原则遵守法律法规：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保发货过程合法合规。客户至上：以客户需求为导向，提供优质、高效的发货服务，满足客户对门窗产品交付时间、质量等方面的要求。准确高效：保证发货信息准确无误，优化发货流程，提高发货效率，减少发货时间和成本。安全保障：采取有效措施确保门窗产品在运输过程中的安全，防止产品损坏、丢失等情况发生。二、发货流程1.订单确认销售部门在接到客户订单后，应立即与客户沟通订单细节，包括门窗规格、数量、交货地点、交货时间等信息，确保订单信息准确无误。将确认后的订单及时传递给生产部门和发货管理部门，同时建立订单跟踪档案，记录订单处理进度。2.生产安排生产部门根据订单要求，制定详细的生产计划，合理安排生产任务，确保门窗产品按时生产完成。在生产过程中，严格按照质量管理体系要求进行质量控制，对每一道生产工序进行检验，确保产品质量符合标准。将门窗产品生产进度及时反馈给销售部门和发货管理部门，以便及时协调发货事宜。3.产品检验生产完成后，质量检验部门对门窗产品进行全面检验，包括外观质量、尺寸精度、物理性能等方面的检验。检验合格的产品出具质量检验报告，不合格产品应及时返工或报废处理，并记录相关情况。质量检验报告作为发货的重要依据之一，随货一同交付给客户。4.包装防护根据门窗产品的特点和运输要求，选择合适的包装材料进行包装。包装应牢固、可靠，能够有效保护门窗产品在运输过程中不受损坏。在包装过程中，对门窗产品的易损部位进行重点防护，如采用泡沫、气垫等材料进行填充和包裹。在包装上标明产品型号、规格、数量、收货地址等信息，便于识别和运输。5.发货通知发货管理部门在收到生产部门的发货通知后，根据订单要求和客户指定的运输方式，及时联系物流公司安排发货。向物流公司提供详细的发货清单，包括门窗产品的名称型号、数量、规格、收货地址等信息，并要求物流公司签字确认。同时，将发货信息及时通知销售部门和客户，告知客户预计发货时间和到达时间，以便客户做好收货准备。6.货物装车物流公司在接到发货通知后，应安排专业的运输车辆和装卸人员按时到达公司仓库进行货物装车。装车过程中，装卸人员应轻拿轻放，避免门窗产品碰撞、挤压，确保产品安全。按照发货清单进行货物清点和装车，确保货物数量准确、装车顺序合理，便于运输和卸货。装车完成后，对货物进行固定和绑扎，防止在运输过程中发生晃动和移位。7.运输跟踪发货管理部门应建立运输跟踪机制，及时掌握货物运输状态。通过物流公司提供的物流信息平台或其他方式，实时跟踪货物的运输轨迹、预计到达时间等信息。如发现运输过程中出现异常情况，如运输延误、货物损坏等，应及时与物流公司沟通协调，采取相应的解决措施，并及时向销售部门和客户反馈情况。8.货物签收货物到达客户指定地点后，物流公司应及时通知客户进行货物签收。客户签收时，应仔细核对货物的数量、规格、型号等信息，检查门窗产品是否有损坏情况。如客户发现货物存在问题，应及时与物流公司和发货管理部门联系，发货管理部门应协调相关部门进行处理，确保客户问题得到妥善解决。客户签收后，物流公司应将客户签收单及时返回给发货管理部门，作为发货完成的凭证。三、发货人员职责1.发货管理人员职责负责制定和完善门窗发货管理制度，确保制度的有效执行。协调销售部门、生产部门、质量检验部门和物流公司之间的工作关系，确保发货流程顺畅。审核发货清单，确保发货信息准确无误。跟踪货物运输状态，及时处理运输过程中出现的问题，并向相关部门和客户反馈情况。定期对发货工作进行总结和分析，提出改进措施，提高发货管理水平。2.生产部门发货联络人员职责及时将门窗产品生产进度通知发货管理部门，确保发货管理部门能够合理安排发货时间。协助发货管理部门做好产品检验和包装防护工作，确保产品质量符合要求，包装牢固可靠。配合发货管理部门与物流公司进行货物交接，提供必要的发货资料和信息。3.质量检验人员职责严格按照质量检验标准对门窗产品进行检验，确保产品质量合格。出具真实、准确的质量检验报告，为发货提供质量依据。对检验不合格的产品提出整改意见，并跟踪整改情况，确保不合格产品不流入发货环节。4.物流公司人员职责按照发货管理部门的要求，及时安排运输车辆和装卸人员到公司仓库进行货物装车。在运输过程中，采取有效措施确保货物安全，防止货物损坏、丢失等情况发生。及时将货物运输状态信息反馈给发货管理部门，配合发货管理部门处理运输过程中出现的问题。确保货物按时、准确送达客户指定地点，并协助客户做好货物签收工作。四、发货相关记录与档案管理1.发货记录发货管理部门应建立详细的发货记录，记录每一笔订单的发货时间、发货清单、运输方式、物流公司、预计到达时间、实际到达时间、客户签收情况等信息。发货记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，确保记录的完整性和可追溯性。2.订单档案：销售部门应建立订单档案，将客户订单、订单确认记录、生产进度跟踪记录、发货记录等相关资料进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。3.质量检验档案：质量检验部门应将门窗产品质量检验报告、检验记录等相关资料进行整理归档，作为产品质量追溯的依据，保存期限按照公司档案管理规定执行。4.包装材料档案：记录包装材料的采购、使用情况，包括包装材料的名称、规格、数量供应商等信息，保存期限按照公司档案管理规定执行。五、发货过程中的风险控制1.产品质量风险加强生产过程中的质量控制，严格执行质量检验标准，确保产品质量合格后再进行发货。对发货前的产品进行再次抽检，防止因质量问题导致客户拒收或投诉。如发生产品质量问题，及时与客户沟通协调，采取补货、换货、退货等措施，降低客户损失，维护公司信誉。2.运输安全风险选择具有良好信誉和资质的物流公司进行合作，签订详细的运输合同，明确双方的权利和义务。要求物流公司对运输车辆进行定期维护和检查，确保车辆性能良好，运输安全。在货物装车时，对货物进行合理固定和绑扎，防止运输过程中发生晃动、碰撞等情况。购买足额的货物运输保险，降低运输过程中因意外事故导致的货物损失风险。如发生货物损坏或丢失等情况，及时向保险公司报案，并按照保险合同要求进行理赔。3.信息传递风险建立高效、准确的信息传递渠道，确保销售部门、生产部门、发货管理部门和物流公司之间的信息及时、准确传递。对重要信息进行多次确认和核对，避免因信息错误导致发货延误或其他问题。定期对信息传递情况进行检查和评估，及时发现和解决信息传递过程中存在的问题。六、发货费用管理1.发货费用构成门窗发货费用主要包括产品生产成本、包装费用、运输费用、装卸费用、保险费用等。2.费用核算财务部门应根据发货记录和相关费用凭证，对发货费用进行准确核算。按照不同的订单和费用项目进行明细核算，确保费用核算清晰、准确。3.费用控制发货管理部门应在保证发货质量和服务水平的前提下，合理控制发货费用。通过优化发货流程、选择合适的运输方式和物流公司等措施，降低发货成本。定期对发货费用进行分析和比较，找出费用控制的关键点和存在的问题，提出改进措施，不断降低发货费用率。4.费用支付财务部门根据发货费用核算结果和合同约定，及时支付相关费用。支付发货费用时，应严格审核费用凭证和支付申请，确保支付金额准确无误，支付流程合规。七、发货异常情况处理1.运输延误当出现运输延误情况时，物流公司应及时通知发货管理部门，并说明延误原因和预计到达时间。发货管理部门应立即与销售部门和客户沟通协调，向客户解释运输延误原因，争取客户理解。同时，发货管理部门应督促物流公司采取措施尽快解决运输延误问题，如调配车辆、优化运输路线等。2.货物损坏如在运输过程中发现货物损坏，物流公司应立即停止运输，并保护好现场。及时通知发货管理部门和客户，发货管理部门应组织相关人员进行现场勘查，确定货物损坏情况和责任归属。如属于物流公司责任，由物流公司按照合同约定进行赔偿；如属于产品质量问题或包装问题，由生产部门或相关责任部门负责处理，并承担相应的责任。3.客户拒收客户拒收货物时，物流公司应及时通知发货管理部门，并说明拒收原因。发货管理部门应与销售部门和客户沟通，了解客户拒收的具体情况，分析原因，采取相应的解决措施。如因产品质量问题导致