采购系统规范化制度

PAGE采购系统规范化制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购流程，提高采购效率，确保采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，共同维护市场秩序。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预算等信息。2.部门负责人审核：对采购申请的必要性、合理性进行审核，并签字确认。3.提交采购申请：将审核通过的采购申请表提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门初审：对采购申请进行初步审查，核实信息完整性和准确性，判断是否符合采购流程要求。2.财务部门审核：根据预算情况，对采购申请的预算合理性进行审核。3.分管领导审批：根据采购金额大小，由分管领导进行审批。采购金额较大的，需提交公司领导班子会议审议。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并根据采购需求进行筛选。2.供应商评估：对筛选出的供应商进行实地考察或资质审查，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。3.供应商确定：根据评估结果，选择合适的供应商，并与之签订采购合同。4.供应商管理：建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（四）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据采购审批结果和与供应商协商的内容，起草采购合同。2.合同审核：合同文本需经法务部门、财务部门等相关部门审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。3.合同签订：审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。（五）采购执行1.订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的规格、数量、交货时间、交货地点等要求。2.跟踪催货：采购人员定期跟踪供应商的生产进度和交货情况，及时解决出现的问题，确保按时交货。3.验收付款：物资到货后，由质量检验部门进行验收，验收合格后，采购部门办理付款手续。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案：详细列出各项采购项目的名称、规格、数量、预计金额等。2.采购部门汇总审核：对各部门的采购预算草案进行汇总审核，结合公司整体战略和资源状况，提出调整建议。3.财务部门审核：根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，确保预算合理可行。4.预算审批：采购预算经公司领导班子会议审议通过后，下达至各部门执行。（二）预算执行1.各部门严格按照采购预算执行采购活动：不得擅自超预算采购。2.采购部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析：及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.预算调整：如因特殊原因需要调整采购预算，需按照规定的程序进行申请和审批。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购活动进行风险识别：分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动等。2.建立风险预警机制：对识别出的风险进行评估和预警，及时采取措施防范风险。（二）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的应对措施：如选择多家供应商、签订质量保证协议、采用套期保值等方式规避价格风险。2.加强合同管理：明确合同双方的权利义务，严格履行合同条款，降低合同风险。3.建立应急处理机制：对突发风险事件能够迅速做出反应，减少损失。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门定期对采购流程进行自查：发现问题及时整改。2.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计：检查采购行为的合法性、合规性和效益性。3.接受公司员工的监督举报：对发现的违规采购行为及时进行调查处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查：积极配合政府部门的工作，确保采购活动符合法律法规要求。2.接受社会公众的监督：通过信息公开等方式，提高采购活动的透明度，接受社会监督。六、采购人员管理（一）人员配备1.根据采购工作需要，合理配备采购人员：明确采购人员的岗位职责和分工。2.采购人员应具备相应的专业知识和技能：熟悉采购业务流程，掌握市场行情和法律法规。（二）培训与考核1.定期组织采购人员参加培训：提高采购人员的业务水平和综合素质。2.建立采购人员考核制度：对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核评价，考核结果与薪酬、晋升等挂钩。（三）廉洁自律1.采购人员应严格遵守廉洁自律规定：不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。2.加强对采购人员的廉洁教育：提高