规范信息收集制度

PAGE规范信息收集制度一、总则（一）目的为了规范公司信息收集工作，确保信息收集的合法性、准确性、完整性和及时性，保护公司、员工及相关利益者的合法权益，提高公司运营效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中涉及的信息收集活动。（三）基本原则1.合法性原则：信息收集活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，不得侵犯他人合法权益。2.准确性原则：确保所收集信息真实、准确，能够客观反映实际情况。3.完整性原则：全面收集与工作相关的各类信息，避免重要信息遗漏。4.及时性原则：及时收集所需信息，保证信息的时效性，以便为决策提供及时支持。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息予以严格保密。二、信息收集的范围与分类（一）公司运营信息1.市场信息行业动态、市场趋势、竞争对手信息等。客户需求、客户反馈、市场份额变化等。2.财务信息财务报表、预算执行情况、成本核算数据等。资金流动情况、投资项目信息等。3.人力资源信息员工基本信息、考勤记录、绩效评估结果等。员工培训需求、职业发展规划等。4.业务运营信息产品研发进度、生产流程数据、质量控制信息等。销售业绩、订单处理情况、售后服务记录等。（二）法律法规及政策信息1.国家及地方出台的与公司业务相关的法律法规、政策文件。2.行业监管要求、标准规范等。（三）其他相关信息1.合作伙伴信息，包括供应商、经销商等的经营状况、合作协议执行情况等。2.社会舆情信息，与公司形象、声誉相关的各类舆论动态。三、信息收集的流程与方法（一）信息收集流程1.需求确定各部门根据工作需要，明确信息收集的目的、范围和要求。填写《信息收集需求申请表》，详细说明所需信息的用途、内容、时间要求等，经部门负责人审核签字后提交至信息管理部门。2.计划制定信息管理部门对各部门提交的申请表进行汇总分析，结合公司整体信息管理规划，制定信息收集计划。计划内容包括信息收集的方式、渠道、时间安排、责任人员等，并报公司管理层审批。3.信息收集实施责任人员按照信息收集计划，通过多种方式开展信息收集工作。对于内部信息，可通过查阅公司文档、数据库、工作记录等获取；对于外部信息，可通过市场调研、网络搜索、行业报告、政府部门发布等渠道收集。在信息收集过程中，应做好记录，注明信息来源、收集时间、收集人等相关信息。4.信息整理与审核收集到的信息由责任人员进行初步整理，剔除重复、无效信息，并进行分类汇总。整理后的信息提交至部门负责人进行审核，确保信息的准确性和完整性。审核通过后，将信息提交至信息管理部门。5.信息存储与共享信息管理部门对审核后的信息进行存储，建立公司信息数据库，确保信息的安全存储和有效管理。根据公司内部信息共享规定，将相关信息及时共享给需要使用的部门和人员，同时做好信息使用记录。（二）信息收集方法1.问卷调查：针对特定问题设计问卷，向相关人员或群体发放，收集反馈信息。2.访谈：与内部员工、客户、合作伙伴等进行面对面访谈，获取深入的信息和意见。3.观察：实地观察业务流程、工作现场等，获取直观的信息。4.文件查阅：查阅公司内部文件、档案、报表以及外部的法律法规、政策文件、行业报告等。5.网络搜索：利用互联网搜索引擎、专业数据库等工具，收集各类公开信息。6.会议收集：在公司内部会议、研讨会等场合，收集与会人员的观点和信息。四、信息收集的责任分工（一）部门职责1.业务部门根据工作实际需求，提出信息收集申请，明确信息收集目的、范围和要求。负责组织实施本部门相关信息收集工作，确保信息收集的及时性和准确性。对收集到的信息进行初步整理和审核，配合信息管理部门做好信息存储与共享工作。2.信息管理部门汇总分析各部门信息收集需求，制定公司信息收集计划，并组织实施。建立和维护公司信息数据库，对信息进行分类存储、安全管理和有效共享。定期对公司信息收集工作进行总结和评估，提出改进建议，不断完善信息收集制度。3.管理层审批公司信息收集计划，为信息收集工作提供必要的资源支持和指导。对涉及公司重大决策、战略规划等重要信息的收集和使用进行监督和决策。（二）人员职责1.信息收集责任人按照信息收集计划和要求，负责具体的信息收集工作。确保信息收集的合法性、准确性和完整性，及时将收集到的信息提交至相关部门进行整理和审核。2.信息审核人对收集到的信息进行审核，检查信息的真实性、准确性和完整性。对审核中发现的问题及时反馈给信息收集责任人，并要求其进行修正或补充。五、信息安全与保密管理（一）信息安全管理1.建立信息安全防护体系，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止信息泄露、篡改和丢失。2.定期对公司信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。3.加强对信息存储设备的管理，确保存储设备的安全存放和定期备份，防止因设备损坏或丢失导致信息丢失。（二）保密管理1.明确公司信息保密范围，包括商业秘密、技术秘密、客户信息、员工个人隐私等。2.对涉及保密信息的收集、存储、使用、传输、共享等环节制定严格的保密措施，与相关人员签订保密协议。3.限制对保密信息的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和处理保密信息。4.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规行为导致保密信息泄露。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立信息收集工作监督小组，由信息管理部门、内部审计部门等相关人员组成，负责对公司信息收集工作进行定期监督检查。2.监督小组通过查阅信息收集记录、实地走访、问卷调查等方式，检查信息收集工作是否符合本制度要求，是否存在违规行为。3.对于监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.将信息收集工作纳入部门和员工绩效考核体系，设定明确的考核指标和权重。2.考核指标包括信息收集的及时性、准确性、完整性、合规性以及信息安全与保密管理等方面。3.根据考核结果，对信息收集工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对未达到考核要求的部门和个人进行批评教育，并责令其限期改进。连续多次未达标的，将按照公司相关规定进行严肃处理。七、培训与宣传（一）培训计划1.信息管理部门定期组织信息收集相关培训，培训对象包括公司全体员工。2.培训内容包括信息收集制度、流程、方法、信息安全与保密知识等，提高员工的信息收集能力和意识。3.根据不同岗位需求，制定针对性的培训课程，确保培训效果。（二）宣传推广1.通过公司内部宣传栏、内部刊物、电子邮件等渠道，宣传信息收集制度的重要性和相关要求。2.定期发