合同制度规范

PAGE合同制度规范一、总则（一）目的本合同制度规范旨在加强公司/组织合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司/组织合法权益，促进公司/组织各项业务健康有序发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益，保障双方权利义务对等。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司/组织设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项；2.对合同签订、履行、变更、解除等过程中的重大问题进行决策；3.协调解决合同管理工作中的跨部门问题；4.监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门公司/组织设立专门的合同管理部门，负责合同管理的日常工作。合同管理部门的主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本模板；2.参与合同的起草、审核与签订工作；3.负责合同的登记、归档、保管和统计分析；4.跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中的问题；5.对合同纠纷进行处理或协助处理；6.定期向合同管理委员会汇报合同管理工作情况。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订和履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。业务部门的主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本，并提交合同管理部门审核；2.负责与合同对方进行谈判，争取有利的合同条款；3.严格按照合同约定履行义务，及时反馈合同履行情况；4.协助合同管理部门处理合同纠纷。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门应根据业务需求，按照合同管理部门提供的文本模板起草合同。合同文本应内容完整、条款清晰、表述准确，明确双方的权利义务、违约责任等主要内容。2.对于涉及重大利益、复杂法律关系或金额较大的合同，业务部门可聘请法律顾问或专业律师参与起草工作。（二）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律合规、条款完整性、风险防范等方面进行全面审核，并提出审核意见。2.审核内容包括但不限于：合同主体资格、合同条款合法性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合理性等。3.对于审核中发现的问题，合同管理部门应及时与业务部门沟通，要求业务部门进行修改完善。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改，并再次提交审核，直至审核通过。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责与合同对方进行签订。签订合同前，业务部门应确保合同对方具备合法的主体资格和履约能力。2.合同签订应使用公司/组织统一的合同专用章，并按照规定的流程进行盖章。盖章前应仔细核对合同文本内容与审核通过的版本是否一致。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行登记、归档。四、合同履行管理（一）履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人，并将履行计划提交合同管理部门备案。（二）履行跟踪与监督1.合同管理部门应定期跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度，发现问题及时通知业务部门采取措施解决。业务部门应按照合同履行计划认真履行义务，并定期向合同管理部门反馈履行情况。2.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同管理部门应及时报告合同管理委员会，并会同业务部门共同研究解决方案。（三）变更与解除管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，业务部门应将变更协议副本提交合同管理部门进行登记、归档。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方，并按照合同约定或法律法规规定办理解除手续。解除合同应签订书面解除协议，并明确双方的权利义务和违约责任。解除协议签订后，业务部门应将解除协议副本提交合同管理部门进行登记、归档。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别与评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等。2.根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险防控责任人和防控期限。（二）风险应对措施1.对于市场风险，应加强市场调研和分析，及时调整合同条款，合理规避市场波动带来的风险。2.对于信用风险，应加强对合同对方的信用调查和评估，要求对方提供有效的担保或采取其他信用风险防控措施。3.对于法律风险，应加强合同审核和法律知识培训，确保合同条款合法合规，避免因法律问题导致合同无效或产生纠纷。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警合同管理部门和业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现合同纠纷隐患，并采取相应的预警措施，如加强沟通协调、收集证据等。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应及时报告合同管理部门，并会同合同管理部门共同研究制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应明确处理原则、处理方式、责任分工等内容。2.对于纠纷争议较小的合同纠纷，可由业务部门与合同对方协商解决；对于争议较大的合同纠纷，应及时聘请法律顾问或专业律师参与处理，并按照法律法规规定通过协商、仲裁、诉讼等方式解决。3.在合同纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，确保公司/组织合法权益得到有效维护。七、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、证据材料等相关文件资料提交合同管理部门进行归档。（二）档案整理与保管1.合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行分类整理、编号登记，并建立电子档案和纸质档案。2.合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整和有效利用。档案保管期限应按照法律法规规定和公司/组织内部规定执行。（三）档案查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案原件。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人