发票审核制度规范

PAGE发票审核制度规范一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范发票审核流程，确保公司经济业务真实、合法、有效，保障公司资金安全，特制定本发票审核制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济业务活动中涉及的各类发票审核工作。（三）基本原则1.真实性原则：审核发票所反映的经济业务必须真实发生，与公司实际业务相符。2.合法性原则：发票的取得和使用必须符合国家法律法规及相关税收政策的规定。3.完整性原则：发票内容应填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等，确保各项要素齐全、准确。4.时效性原则：严格按照发票规定的有效期进行审核，确保在规定时间内完成报销等相关操作。二、发票种类及审核要点（一）增值税专用发票1.发票基本信息审核发票上的开票日期、发票号码、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息是否准确无误，与实际业务情况一致。检查发票专用章是否清晰、完整，加盖在发票右下角“销售方：（章）”处。2.发票内容货物或应税劳务、服务名称应具体、明确，与实际交易相符，不得笼统开具。规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等栏目填写应准确，计算正确，大小写金额一致。发票备注栏应按照规定填写相关信息，如建筑服务发票应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产发票应注明不动产的详细地址等。3.发票联次增值税专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联：记账联、抵扣联和发票联。审核时应确保发票联次齐全，无缺联、错联情况。（二）增值税普通发票1.发票基本信息同增值税专用发票的基本信息审核要求，包括开票日期、发票号码、购买方和销售方信息等。2.发票内容货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等填写要求与增值税专用发票一致，应清晰、准确反映实际交易内容。对于免税货物或服务开具的发票，应注意其免税依据及相关规定是否符合要求。3.发票联次一般为两联，即记账联和发票联。审核时注意联次完整，无损坏、涂改等情况。（三）机动车销售统一发票1.发票基本信息审核开票日期、发票号码、购买方名称及身份证号码或组织机构代码、销售方名称及纳税人识别号、车辆识别代号/车架号码、厂牌型号、发动机号码、合格证号、进口证明书号、商检单号、价税合计金额、小写金额、大写金额、吨位、限乘人数、完税凭证号码、主管税务机关代码、主管税务机关名称、开户银行及账号等信息是否准确完整。2.发票内容车辆信息应与实际销售车辆一致，各项金额计算准确，价税合计金额与小写、大写金额相符。发票备注栏应注明车辆识别代号/车架号码、价格、手续费、保险费、购置税等相关信息。3.发票联次由六联组成，分别为发票联、抵扣联、报税联、注册登记联、记账联、存根联。审核时确保联次齐全，用途正确填写。（四）通用机打发票1.发票基本信息开票日期、发票号码、购买方名称、销售方名称、纳税人识别号等信息应准确无误。2.发票内容货物或服务名称、数量、单价、金额等填写应清晰、完整，符合实际交易情况。根据不同行业特点，注意发票备注栏或其他特定栏目填写的要求，如餐饮发票应注明消费项目、人数等。3.发票联次联次根据不同行业和使用场景有所不同，一般至少包括发票联和记账联。审核时确保联次完整，各联内容一致。（五）定额发票1.发票基本信息发票代码、发票号码、开票日期、行业类别、金额等信息应清晰可辨。2.发票内容检查定额发票的金额是否与票面标注一致，有无涂改、挖补等情况。注意定额发票的适用范围和有效期，确保其符合规定。3.发票联次定额发票一般为单联式，审核时注意发票的真实性和有效性。三、发票审核流程（一）业务部门初审1.业务人员在取得发票后，应首先对发票的真实性、完整性进行初步审核。检查发票上的业务内容是否与实际发生的经济业务相符，发票各项信息填写是否齐全、正确。2.业务人员应在发票背面签字，并注明业务发生的时间、地点、内容、金额等详细情况，同时附上相关的业务合同、协议、审批文件等资料，一并提交给财务部门。（二）财务部门审核1.形式审核财务人员收到业务部门提交的发票及相关资料后，首先对发票的形式进行审核。检查发票的格式是否符合规定，发票号码是否连续，发票专用章是否加盖正确，发票联次是否齐全等。核对发票上的各项信息与业务合同、审批文件等资料是否一致，确保发票内容与实际业务相符。2.内容审核对发票的内容进行详细审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性和时效性。检查发票所反映的经济业务是否真实发生，是否符合公司的财务制度和相关法律法规的规定。审核发票的金额计算是否正确，大小写金额是否一致，税率、税额是否准确。对于涉及增值税专用发票的，还要审核发票的抵扣联是否符合抵扣要求，是否在规定时间内认证。3.审核结果处理财务人员在审核过程中如发现发票存在问题，应及时与业务人员沟通核实。对于不符合要求的发票，应要求业务人员重新取得合规发票或进行更正。审核无误的发票，财务人员在发票上加盖“审核通过”章，并在发票管理系统中进行登记，然后按照公司财务报销流程进行后续处理。（三）审批环节1.根据公司财务审批权限规定，发票审核通过后，按照不同金额级别提交相应领导审批。2.各级领导在审批发票时，应认真审核发票的真实性、合法性及与业务的相关性，确保审批意见明确、准确。3.对于重大经济业务或金额较大的发票，应经过相关部门负责人或公司高层领导集体审批。（四）报销支付1.经过审批的发票，财务部门按照公司财务报销制度进行报销支付。对于符合报销条件的发票，及时将款项支付给业务人员或相关供应商。2.在报销支付过程中，应严格遵守公司资金管理规定，确保资金支付安全、准确。四、发票审核责任（一）业务部门责任业务部门应对所提交发票的真实性、完整性负责。业务人员应严格按照公司业务流程和财务制度取得发票，确保发票反映的经济业务真实发生，并对发票信息的准确性进行初步审核。如因业务部门原因导致发票存在虚假、不实等问题，业务部门应承担相应的经济责任和法律责任。（二）财务部门责任财务部门负责对发票进行全面审核，包括形式审核和内容审核。财务人员应具备专业的财务知识和发票审核技能，严格按照审核流程和标准进行审核工作。如因财务部门审核不严导致不符合规定的发票入账，财务部门相关人员应承担相应的工作责任，并根据情节轻重给予相应的处罚。（三）审批人员责任审批人员在审批发票时，应认真履行审批职责，对发票的真实性、合法性及与业务的相关性进行严格把关。审批人员如因疏忽大意或违规审批导致问题发票通过审核，应承担相应的领导责任，并根据公司规定进行问责。五、发票保管与存档（一）发票保管1.财务部门应设立专门的发票保管岗位或指定专人负责发票的保管工作。发票保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保发票的安全存放。2.发票应存放在安全、干燥、防火、防盗的场所，按照发票种类、号码顺序进行分类存放，便于查找和核对。3.定期对发票进行盘点，确保发票账实相符。如发现发票丢失、被盗等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。（二）发票存档1.发票审核通过并完成报销支付后，应按照会计档案管理的要求进行存档。发票存档期限应符合国家法律法规和公司相关规定。2.发票存档资料应包括发票原件、业务合同、审批文件、发票审核记录等相关资料，确保档案资料的完整性和可追溯性。3.建立发票电子档案，将发票的扫描件或电子数据进行备份存储，便于查询和管理。电子档案应设置合理的分类目录，确保数据的安全性和保密性。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对发票审核制度的执行情况进行审计监督，检查发票审核流程是否规范，审核标准是否执行到位，发票保管与存档是否符合要求等。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）税务机关检查积极配合税务机关的检查工作，如实提供发票使用和审核情况等相关资料。对于税务机关提出的问题，及时进行整改，确保公司发票管理工作符合税收法律法规的要求。（三）违规处理对于违反发票审核制度规定的行为，如虚开发票、接受不合规发票、未按规