采购制度规范

PAGE采购制度规范一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购活动的顺利开展。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立独立的采购部门，负责公司各类采购业务的统一管理。采购部门根据业务需要，可设置采购经理、采购专员等岗位。（二）采购部门职责1.采购计划制定：根据公司生产经营计划和库存状况，制定合理的采购计划，明确采购品种、数量、时间等要求。2.供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择、考核等工作，建立供应商档案，维护良好的供应商合作关系。3.采购执行：按照采购计划，组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订采购合同等，确保采购任务按时完成。4.采购成本控制：通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。5.采购质量控制：参与采购产品的质量检验和验收工作，确保采购产品符合公司要求。6.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作，确保合同的合法性和有效性。7.采购信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为公司决策提供支持。（三）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购产品或服务的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核、账务处理等工作，对采购成本进行核算和监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》（以下简称申请表），详细注明采购产品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。2.申请表应经需求部门负责人审核签字，确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购审批1.采购部门收到申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的真实性和准确性。2.根据公司采购审批权限规定，将申请表提交相应层级的领导进行审批。审批通过后，申请表返回采购部门，进入采购执行环节；审批不通过的，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因。（三）采购实施1.供应商选择采购部门根据采购产品或服务的特点，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。根据供应商的综合情况，采用评分法或其他合适的方法对供应商进行评估，选择得分较高的供应商作为候选供应商。采购部门组织相关人员对候选供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，形成考察报告。根据考察结果和评估意见，确定最终供应商，并与其签订采购合同。2.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购产品或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情和供应商成本结构，运用谈判技巧，维护公司利益。谈判达成一致后，形成谈判纪要，作为采购合同的附件。3.采购合同签订采购部门根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同初稿提交至公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分送财务部门、需求部门等相关部门备案。（四）采购验收1.采购产品或服务到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.需求部门按照采购合同要求，对采购产品或服务进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、性能等方面。3.验收合格的，需求部门应填写《采购验收单》（以下简称验收单），经需求部门负责人签字确认后，提交至采购部门；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等，并在验收单上注明不合格原因。4.采购部门根据验收单和采购合同办理付款手续。（五）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购付款申请。审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票的真实性和合法性等。2.审核通过后，财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式，办理采购付款手续。3.采购付款后，财务部门应及时进行账务处理，记录采购支出情况。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等因素可能导致采购成本增加或无法按时获取所需物资。2.供应商风险：供应商破产、违约、质量问题等可能影响公司的正常生产经营。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、采购人员违规操作等可能导致采购活动出现问题。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对措施的制定提供依据。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与供应商签订长期合作协议，锁定价格，确保供应稳定。建立物资储备制度，合理储备一定数量的常用物资，以应对供应短缺情况。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。与重要供应商建立战略合作伙伴关系，共同应对市场风险。要求供应商提供担保或购买保险，以降低供应商违约风险。3.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性。在合同执行过程中，加强与供应商的沟通协调，及时解决合同纠纷。建立合同执行跟踪机制，对合同执行情况进行实时监控，确保合同按时履行。4.内部管理风险应对完善采购流程，明确各环节的职责和操作规范，加强内部监督和控制。加强采购人员培训，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。建立采购绩效评估制度，对采购人员的工作业绩进行考核评价，激励采购人员积极履行职责。五、采购监督与审计（一）监督机制1.公司内部设立采购监督小组，成员包括采购部门负责人、财务部门负责人、审计部门人员等，负责对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组定期对采购合同执行情况、采购资金使用情况、采购验收情况等进行检查，发现问题及时督促整改。（二）审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购成本的合理性等。2.审计部门根据审计结果，出具审计报告，提出审计意见和建议，为公司完善采购制度提供参考。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：衡量采购活动的成本控制效果，包括采购价格、运输费用、仓储费用等。2.采购质量：评估采购产品或服务的质量符合要求的程度。3.采购效率：反映采购任务按时完成的情况，包括采购周期、合同签订及时率等。4.供应商满意度：了解供应商对公司采购活动的评价和满意度。（二）评估方法1.定期收集采购成本、采购质量、采购效率等方面的数据，进行统计分析。2.通过问卷调查、面谈等方式收集供应商满意度信息。3.根据评估指标和收集到的数据，采用定量分析和定性分析相结合的方法，对采购绩效进行评估。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩，激励采购人员不断提高工作绩效。