规范用印制度

PAGE规范用印制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范用印行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司业务相关的各类文件、合同、协议、报表、信函等材料上使用公司印章的行为。（三）基本原则1.严格审批原则。用印必须经过规定的审批流程，确保用印事项合法合规、真实有效。2.专人负责原则。明确印章保管责任人，负责印章的日常保管、使用登记等工作。3.安全保密原则。加强印章保管和使用过程中的安全防范措施，防止印章被盗用、冒用或滥用，确保公司信息安全。二、印章种类及用途（一）公司公章公司公章是公司对外行使权力的重要象征，用于以公司名义签订的各类合同、协议、重要文件、信函等。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的法律文件、财务票据等需要法定代表人签字确认的场合。（三）财务专用章财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。（四）合同专用章合同专用章专门用于签订各类经济合同，以明确公司在合同中的权利和义务。（五）部门章部门章用于本部门内部使用的文件、通知、报表等，不得对外签订合同或代表公司行使重要权力。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要提出刻制申请。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经公司法定代表人或授权负责人批准。3.行政部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时办理启用手续。2.启用新印章时，需在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息，并组织相关人员进行培训，确保正确使用印章。3.印章启用后，原印章如有需要停用，应及时办理停用手续，并将停用印章交回行政部门妥善保管。四、印章的保管（一）保管责任人1.公司公章、法定代表人章由公司法定代表人或其授权的专人保管。2.财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。3.合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管。4.部门章由各部门负责人指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管责任人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.印章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并设置必要的安全防护措施，如密码锁、监控设备等。3.印章保管责任人不得将印章转借他人使用，不得在未经批准的情况下携带印章外出。4.如因工作需要临时携带印章外出，必须经公司法定代表人或授权负责人批准，并办理相关借用手续，确保印章在使用过程中的安全。五、用印审批流程（一）一般用印审批1.用印申请人应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并附上相关文件或材料。2.《用印申请表》经用印申请人所在部门负责人审核签字后，提交至印章保管责任人。3.印章保管责任人对用印申请进行审核，确认用印事项合法合规、文件内容真实有效后，在《用印申请表》上签字，并注明用印日期。4.用印申请人持经审核签字的《用印申请表》及相关文件材料到指定地点用印。用印完毕后，印章保管责任人应在《用印申请表》上记录实际用印情况，并将申请表存档。（二）重要事项用印审批1.对于涉及公司重大决策、重要合同、协议签订、对外投资、融资等重要事项的用印，需经公司法定代表人或其授权的高层管理人员审批。2.用印申请人应在填写《用印申请表》的基础上，详细说明用印事项的背景、目的、风险评估等情况，并提交相关可行性研究报告、法律意见书等文件材料。3.《用印申请表》经用印申请人所在部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人或其授权的高层管理人员审批。4.经审批同意后，用印申请人持审批通过的《用印申请表》及相关文件材料到指定地点用印。用印完毕后，印章保管责任人应按照上述一般用印审批流程进行记录和存档。（三）紧急用印审批1.如遇紧急情况需要立即用印，且无法按照正常审批流程办理时，用印申请人应电话或书面形式向公司法定代表人或其授权的负责人说明情况，并请求批准。2.在获得批准后，用印申请人可先进行用印，但事后必须及时补办相关审批手续，并将《用印申请表》及相关文件材料提交至印章保管责任人存档。六、用印规范（一）用印位置1.各类文件、合同、协议等材料上的用印位置应清晰、端正，不得压盖文件内容关键信息。2.一般应在文件落款处加盖印章，如文件有多页，应在骑缝处加盖骑缝章。（二）用印数量用印数量应根据实际需要确定，不得随意增加用印份数。如需增加用印份数，应重新办理用印审批手续。（三）用印方式1.原则上应使用红色印油进行盖章，确保印章清晰、鲜艳。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等材料上加盖印章。（四）用印登记印章保管责任人在用印过程中应进行详细的用印登记，记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印申请人等信息。用印登记应及时、准确、完整，并存档备查。七、印章的更换与销毁（一）印章更换1.当印章磨损、损坏或因其他原因需要更换时由行政部门提出申请，填写《印章更换申请表》，经公司法定代表人或授权负责人批准后，按照印章刻制与启用的相关规定办理更换手续。2.新印章启用后，原印章应及时停用，并交回行政部门妥善保管。（二）印章销毁1.对于已停用、作废或不再使用的印章，由行政部门负责组织销毁。2.印章销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，并经公司法定代表人或授权负责人批准。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，并由行政部门、财务部门等相关人员共同签字确认。4.印章销毁记录应存档备查，保存期限按照公司档案管理规定执行。八、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责对印章使用情况进行定期审计和不定期检查，确保用印行为符合本制度规定。2.审计部门在检查过程中，有权查阅相关文件、资料、用印登记记录等，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分；给公司造成经济损失或其他不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。2.如发现印章被盗用、冒用或滥用等情况，印章保管责任人应立即采取措施，并及时向公司报告