物品规范管理制度

PAGE物品规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司物品管理，规范物品的采购、使用、保管、处置等行为，确保公司物品的安全、完整，合理配置资源，降低成本，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工所涉及的各类物品，包括办公用品、办公设备、固定资产、低值易耗品、原材料、产品等。（三）基本原则1.统一管理原则公司设立专门的物品管理部门，对各类物品进行统一规划、采购、调配、核算和监督，确保物品管理工作的规范化和标准化。2.合理配置原则根据公司各部门的工作需求和业务发展情况，合理配置物品资源，避免浪费和闲置，提高物品使用效率。3.节约高效原则倡导节约意识，鼓励员工合理使用物品，降低消耗，提高经济效益。同时，优化物品管理流程，提高工作效率，减少不必要的环节和成本。4.责任明确原则明确各部门及员工在物品管理中的职责，做到责任到人，确保物品管理工作的有效执行。二、物品管理职责分工（一）物品管理部门1.负责制定和完善公司物品管理制度，并组织实施。2.负责公司物品的采购、验收、入库、保管、发放、调配、核算和处置等日常管理工作。3.定期对公司物品进行盘点清查，确保账实相符。4.建立物品管理档案，记录物品的采购、使用、变动等情况。5.监督检查各部门物品管理情况，对违规行为进行纠正和处理。（二）使用部门1.负责本部门物品需求的申报，提出合理的采购计划和使用建议。2.负责本部门物品的领用、使用、保管和维护，确保物品的正常使用和安全。3.配合物品管理部门做好物品的盘点清查工作，及时反馈物品使用情况和存在的问题。4.负责本部门低值易耗品的定期盘点，并将盘点结果报物品管理部门。（三）财务部门1.负责审核物品采购预算和费用报销，确保费用支出的合理性和合规性。2.负责对物品的采购成本、使用成本进行核算和分析，为公司决策提供财务数据支持。3.参与物品盘点清查工作，对物品的价值评估和账务处理进行监督。（四）审计部门1.负责对公司物品管理情况进行审计监督，检查物品管理制度的执行情况和财务收支的真实性、合法性。2.对物品采购、处置等重大事项进行审计，提出审计意见和建议，防范经营风险。三、物品采购管理（一）采购计划1.各部门应根据本部门的工作任务和实际需求，提前制定物品采购计划。采购计划应明确物品的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报物品管理部门。物品管理部门对各部门的采购计划进行汇总、平衡和审核，结合公司库存情况和资金预算，编制公司年度物品采购计划。3.年度物品采购计划应报公司领导审批后执行。对于临时性、紧急性的物品采购需求，可以在履行相关审批手续后进行采购。（二）采购流程1.采购申请各部门根据批准的采购计划，填写《物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交物品管理部门。2.采购审批物品管理部门收到采购申请后，对采购申请的合理性、必要性进行审核。对于金额较大的采购项目，应组织相关部门进行论证和评审。审核通过后，报公司领导审批。3.采购实施经审批同意的采购申请，由物品管理部门按照公司采购管理规定，选择合适的供应商进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，应根据采购项目的特点和要求选择合适的采购方式。4.合同签订与供应商确定采购意向后，应签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应报公司法律部门审核后签订。5.验收付款物品到货后，由物品管理部门组织相关部门进行验收。验收内容包括物品的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同要求。验收合格后，由物品管理部门填写《物品验收单》，并办理入库手续。财务部门根据采购合同和验收单，按照公司付款规定办理付款手续。（三）采购监督1.物品管理部门应建立采购台账，记录采购项目的名称、规格型号、数量、供应商、采购价格、采购时间等信息，确保采购过程的可追溯性。2.在采购过程中，应严格遵守公司采购管理规定和相关法律法规，不得擅自变更采购方式、采购价格、采购数量等内容。对于采购过程中出现的违规行为，应及时进行纠正和处理。3.审计部门应定期对公司采购情况进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，防范采购风险。四、物品入库管理（一）入库验收1.物品到货后，物品管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物品的数量、规格型号、质量、外观等进行检查。2.对于重要物品或技术含量较高的物品，应邀请专业技术人员进行验收。验收合格后，验收人员应在《物品验收单》上签字确认。3.如发现物品存在数量短缺、质量问题、规格型号不符等情况，验收人员应及时与供应商联系，要求供应商进行补货、换货或退货处理。对于不合格物品，应做好记录，并单独存放，不得入库。（二）入库手续1.验收合格的物品，由物品管理部门办理入库手续。入库人员应根据《物品验收单》，将物品分类存放，并填写《物品入库单》，详细记录物品的名称、规格型号、数量、入库时间、存放位置等信息。2.《物品入库单》一式三联，一联由物品管理部门留存，作为库存管理的依据；一联交财务部门，作为记账凭证；一联交供应商，作为结算凭证。3.物品入库后，应及时更新库存台账，确保账实相符。库存台账应记录物品的入库、出库、结存等情况，定期进行核对和盘点。（三）库存管理1.物品管理部门应根据物品的性质、特点和用途，合理规划库存区域，分类存放物品。对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设置专门的存放区域，并采取相应的安全防护措施。2.建立库存管理制度，定期对库存物品进行盘点清查，确保账实相符。盘点清查工作应至少每年进行一次，对于盘盈、盘亏的物品，应及时查明原因，进行相应的账务处理。3.加强库存物品的保管和维护，定期检查物品的质量状况，对于易损坏、易变质的物品，应采取相应的防护措施，确保物品的安全和完整。4.严格控制库存数量，避免库存积压或缺货。根据公司业务发展情况和市场需求变化，及时调整库存结构和数量，提高库存周转率。五、物品发放管理（一）领用原则1.按需领用原则各部门应根据工作需要，合理领用物品，避免浪费和闲置。领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格型号、数量、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.限量领用原则对于一些消耗性物品，如办公用品、低值易耗品等，应根据各部门的实际工作情况，制定合理的领用标准和限量，严格控制领用数量。3.以旧换新原则对于一些可以以旧换新的物品，如办公设备、工具等，在领用新物品时，应收回旧物品，并进行妥善处理。（二）发放流程1.领用申请各部门根据工作需要，填写《物品领用申请表》，并提交物品管理部门。2.审核审批物品管理部门收到领用申请后，对领用申请的合理性、必要性进行审核。对于金额较大的领用项目，应报公司领导审批。3.物品发放经审核审批同意的领用申请，由物品管理部门按照规定发放物品。发放人员应根据《物品领用申请表》，核对领用物品的名称、规格型号、数量等信息，并在《物品发放登记表》上签字确认。4.记录存档物品发放后，物品管理部门应及时更新库存台账，并将《物品领用申请表》和《物品发放登记表》存档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.紧急领用对于临时性、紧急性的物品需求，各部门可以在履行相关审批手续后，到物品管理部门进行紧急领用。物品管理部门应根据实际情况，优先满足紧急需求。2.跨部门领用因工作需要，需跨部门领用物品的，应由领用部门填写《物品领用申请表》，经物品管理部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，由物品管理部门协调相关部门进行发放。六、物品使用管理（一）使用规范1.各部门应教育和引导员工正确使用物品，遵守物品使用操作规程，确保物品的正常使用和安全。2.对于贵重物品、精密仪器设备等，应指定专人负责使用和保管，并进行必要的培训和指导。3.员工在使用物品过程中，如发现物品存在故障或损坏，应及时报告物品管理部门，不得擅自拆卸、维修或丢弃。（二）维护保养1.物品管理部门应制定物品维护保养计划，定期对库存物品和在用物品进行维护保养，确保物品的性能和质量。2.对于办公设备、固定资产等，应按照设备维护保养手册的要求，定期进行检查、清洁、润滑、调试等维护保养工作，及时更换磨损的零部件，延长设备使用寿命。3.各部门应负责本部门物品的日常维护保养工作，保持物品的整洁和完好。对于发现的问题，应及时向物品管理部门反馈，以便及时处理。（三）借用管理1.因工作需要，公司内部各部门之间可以相互借用物品。借用部门应填写《物品借用申请表》，注明借用物品的名称、规格型号、数量、借用时间、归还时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交物品管理部门。2.物品管理部门收到借用申请后，对借用申请的合理性、必要性进行审核。审核通过后，办理物品借用手续，并填写《物品借用登记表》。3.借用部门应按照约定的时间归还借用物品，并确保物品的完好无损。如因特殊原因需要延长借用时间的，应提前向物品管理部门申请。4.物品管理部门应定期对借用物品进行清查，督促借用部门及时归还借用物品。对于逾期未归还的借用物品，应及时进行催还，并按照公司规定进行相应的处理。七、物品处置管理（一）处置范围1.已损坏无法修复或已达到报废年限的物品。2.因技术更新、业务调整等原因不再使用的物品。3.闲置、积压的物品。4.其他需要处置的物品。（二）处置方式1.报废对于已损坏无法修复或已达到报废年限的物品，经相关部门鉴定后，填写《物品报废申请表》，报公司领导审批。审批通过后，由物品管理部门进行报废处理。报废物品应按照国家有关规定进行处置，避免环境污染和资源浪费。2.出售对于闲置、积压的物品，经评估后可以进行出售的，由物品管理部门按照公司资产处置规定，通过拍卖、招标、询价等方式进行公开出售。出售收入应及时上缴公司财务部门。3.捐赠对于一些尚有使用价值但公司不再需要的物品，可以捐赠给社会公益组织或其他单位。捐赠物品应办理相关手续，并做好记录。4.调拨对于因工作需要，公司内部各部门之间可以进行物品调拨。调拨物品应填写《物品调拨申请表》，经物品管理部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，办理物品调拨手续。（三）处置程序1.提出申请各部门发现需要处置的物品后，应填写《物品处置申请表》，详细说明处置物品的名称、规格型号、数量、处置原因、处置方式等内容，并经部门负责人签字确认后提交物品管理部门。2.鉴定评估物品管理部门收到处置申请后，组织相关人员对处置物品进行鉴定评估，确定处置方式和处置价格。对于价值较大的物品，应邀请专业评估机构进行评估。3.审批备案处置申请经鉴定评估后，报公司领导审批。审批通过后，将处置情况报公司财务部门和审计部门备案。4.处置实施根据公司领导的审批意见，由物品管理部门组织实施物品处置工作。处置过程中，应严格遵守相关规定和程序，确保处置工作的公正、透明。5.账务处理财务部门根据物品处置审批文件和相关凭证，及时进行账务处理，调整资产账目。八、物品盘点清查管理（一）盘点清查计划1.物品管理部门应制定年度物品盘点清查计划，明确盘点清查的范围、时间、人员、方法等内容。2.盘点清查计划应报公司领导审批后执行。盘点清查工作应至少每年进行一次，对于重要物品或价值较高的物品，应增加盘点清查的频率。（二）盘点清查实施1.成立盘点清查小组，由物品管理部门、财务部门及相关使用部门人员组成。盘点清查小组负责具体实施盘点清查工作。2.盘点清查人员应按照规定的方法和程序，对库存物品和在用物品进行逐一清点、核对，确保账实相符。在盘点清查过程中，应做好记录，发现问题及时记录并查明原因。3.对于盘盈、盘亏的物品，应及时填写《物品盘点盈亏表》，详细说明盈亏物品的名称、规格型号、数量、盈亏原因等内容，并经盘点清查人员签字确认。（三）盘点清查结果处理1.盘点清查工作结束后，盘点清查小组应编