行文规范管理制度

PAGE行文规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的行文管理，确保各类文件的规范性、准确性和严肃性，提高工作效率，促进信息传递与沟通的顺畅，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间、与外部单位往来文件的起草、审核、签发、印发、归档等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：行文应严格遵守国家法律法规及行业标准，确保文件内容合法合规。2.准确性原则：文件表述要准确清晰，数据、事实等应真实可靠，避免歧义或模糊不清。3.规范性原则：遵循统一的格式、体例和行文规则，保证文件的规范性和一致性。4.时效性原则：及时处理各类文件，确保信息传递的及时性，避免延误工作。5.保密性原则：涉及公司/组织机密的文件，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、行文种类及格式（一）种类1.请示：适用于向上级请求指示、批准事项。2.报告：用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议等。3.通知：传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。4.通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。5.决定：对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。6.意见：对重要问题提出见解和处理办法。7.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（二）格式1.文件头公司/组织标识：位于文件首页上方正中，采用公司/组织统一的标志图案及名称。文件编号：由年份、部门代码、文件顺序号组成，如“[年份][部门代码][顺序号]”，位于文件标识下方居中位置。密级：根据文件内容涉及的机密程度，分为“绝密”“机密”“秘密”，标注在文件首页右上角。紧急程度：分为“特急”“加急”，标注在文件首页右上角，密级之下。2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，顶格写在标题下空一行左侧。3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容，一般每自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。4.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称1]”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排。6.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），在发文机关署名下一行右空四字编排。7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。8.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项，如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。三、行文规则（一）行文关系1.公司/组织各部门之间一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文的，应当同时抄送被越过的部门。2.向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。3.向下级机关行文，应当遵循以下规则：主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。（二）联合行文1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。2.联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（三）其他行文要求1.行文应使用法定计量单位、数字、标点符号等，符合国家规定的标准。2.公文语言应简洁明了、庄重得体，避免使用生僻词汇、口语化表述或带有歧义的语句。3.涉及公司/组织重要事项、重大决策、对外合作等文件，应进行充分的调研、论证和协调，确保文件内容的科学性、合理性和可行性。四、行文流程（一）起草1.各部门负责本部门职责范围内文件的起草工作。起草人应深入了解文件的背景、目的和要求，并进行充分的资料收集和分析。2.文件内容应条理清晰、逻辑严密，观点明确，数据准确。起草过程中应广泛征求相关部门和人员的意见，确保文件的科学性、合理性和可操作性。3.起草完成后，起草人应在文件首页注明起草部门及起草人姓名，并填写《行文审批表》，详细说明文件的主题、内容、依据、起草过程等情况。（二）审核1.文件起草完成后，应提交至部门负责人进行审核。部门负责人应对文件的内容、格式、行文规则等进行全面审查，确保文件质量符合要求。2.审核通过后，部门负责人在《行文审批表》上签署审核意见，并将文件提交至公司/组织办公室。3.办公室收到文件后，对文件的格式、编号、密级、紧急程度等进行再次审核，并对文件内容进行必要的文字校对和格式调整。如发现问题，及时与起草部门沟通修改。（三）签发1.根据文件的性质和内容，按照公司/组织的审批权限，由相应的领导进行签发。一般性文件由部门分管领导签发。涉及公司/组织重要事项、重大决策、对外合作等文件，由公司/组织主要领导签发。2.领导签发时，应认真审阅文件内容，对文件的准确性、规范性、可行性等进行全面把关，并签署明确的意见。如同意签发，应在《行文审批表》上签署姓名及日期；如不同意签发，应明确指出问题并提出修改意见，退回起草部门重新修改。（四）印发1.办公室根据领导签发的意见，对文件进行编号、排版、印刷等工作。印刷完成后，对文件进行认真校对，确保文件内容准确无误、格式规范统一。2.文件印发份数应根据实际需要确定，严格控制文件的发放范围，避免文件的滥发和浪费。3.办公室将印发好的文件按照规定的分发渠道进行发放，并做好发放记录。发放记录应包括文件名称、文号、发放日期、发放对象、发放份数等信息。（五）归档1.文件印发后，办公室应及时将文件的定稿、《行文审批表》、印刷清样等相关材料进行整理归档。归档材料应齐全完整、分类准确、装订整齐，并按照档案管理的要求进行妥善保管。2.归档文件应建立电子档案，以便于查询和利用。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理系统的要求进行分类存储和标注索引。3.定期对归档文件进行清理和检查，对超过保管期限或已无保存价值的文件，按照规定的程序进行销毁处理。销毁文件时，应填写《文件销毁登记表》，注明文件名称、文号、销毁日期、销毁方式等信息，并由专人负责监销。五、行文责任（一）起草人责任1.对文件内容的真实性、准确性、完整性负责，确保文件符合法律法规、行业标准及公司/组织的相关规定。2.按照规定的格式和行文规则起草文件，保证文件的规范性和一致性。3.积极配合审核、签发等环节的工作，根据反馈意见及时修改完善文件。（二）审核人责任1.认真履行审核职责，对文件的内容、格式、行文规则等进行全面细致的审查，提出准确、合理的审核意见。2.对审核通过的文件质量负责，如因审核把关不严导致文件出现问题，承担相应责任。（三）签发人责任1.对签发文件的决策正确性、合法性负责，确保文件符合公司/组织的整体利益和发展战略。2.在签发文件前，认真审阅文件内容，对文件的准确性、规范性、可行性等进行全面把关，签署明确的意见。如因签发失误导致文件出现问题，承担相应责任。（四）其他相关人员责任1.参与文件起草、审核、签发等环节工作