规范公司采购制度

PAGE规范公司采购制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，并签字批准。3.提交采购部门：审核通过的采购申请表提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行初审，核实采购信息的准确性和完整性。2.财务部门审核预算：财务部门对采购申请的预算进行审核，确保采购费用在预算范围内。3.分管领导审批：初审和预算审核通过后，采购申请提交至分管领导进行审批。分管领导根据公司实际情况和采购需求，做出审批决定。4.重大采购项目决策：对于金额较大、影响重大的采购项目，需提交公司管理层或董事会进行决策。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。2.供应商入围：经过筛选和评估，确定入围供应商名单。采购部门定期对供应商进行考核和评价，对于不符合要求的供应商，及时淘汰并更新入围名单。3.采购合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同签订前，需经法务部门审核，确保合同合法有效。（四）采购执行1.订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购要求和交货时间。2.跟踪与催货：采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。对于延迟交货的供应商，及时发出催货通知，并追究其违约责任。3.到货验收：采购物品或服务到货后，由需求部门、质量部门等相关人员进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、型号等方面。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续。对于验收不合格的物品或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其补货、换货或退货。（五）付款结算1.发票审核：采购部门收到供应商开具的发票后，对发票的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容包括发票金额、开票日期、发票号码、货物或服务名称、规格、数量等信息。2.付款申请：审核通过后，采购部门填写付款申请表，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交至财务部门。3.财务付款：财务部门对付款申请进行审核，确认无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。三、采购预算管理（一）预算编制1.年度采购预算编制：采购部门根据公司年度生产经营计划和目标，结合历史采购数据和市场行情，编制年度采购预算。预算内容包括采购项目、采购金额、采购时间等方面。2.预算审核与调整：年度采购预算编制完成后，提交至财务部门进行审核。财务部门根据公司财务状况和资金安排，对预算进行审核，并提出调整意见。采购部门根据审核意见，对预算进行调整和完善。3.月度采购预算执行：采购部门根据年度采购预算，分解制定月度采购预算，并严格按照月度预算执行采购任务。对于超出预算的采购项目，需重新履行审批手续。（二）预算控制1.预算监控：财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控，及时掌握采购支出动态。采购部门应每月向财务部门报送采购预算执行情况报表，包括采购项目、采购金额、预算执行进度等信息。2.预算调整：如因市场变化、生产经营需要等原因，导致采购预算需要调整的，采购部门应及时提出预算调整申请，按照规定的审批程序进行调整。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：关注市场价格波动、供应短缺等因素，可能导致采购成本增加或无法按时获得所需物资。2.质量风险：供应商提供的产品或服务质量不符合要求，可能影响公司生产经营活动的正常进行。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理或存在漏洞，可能导致公司在合同履行过程中面临法律风险和经济损失。4.人员风险：采购人员的职业道德、业务能力等因素，可能影响采购工作的质量和效率，甚至引发腐败行为。（二）风险评估1.风险发生的可能性评估：根据历史数据、市场情况、供应商状况等因素，对各类风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：根据风险发生的可能性和影响程度，绘制风险矩阵，确定各类风险的等级。（三）风险应对1.风险规避：对于风险等级较高、无法有效控制的风险，采取风险规避措施，如放弃采购项目、更换供应商等。2.风险降低：对于风险等级中等的风险，采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善合同条款、增加保险等。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、签订免责条款等方式，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险等级较低、影响较小的风险，可采取风险接受措施，如加强监控和预警，及时发现和处理风险事件。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况、采购人员的工作纪律等方面，发现问题及时整改。2.内部审计部门审计：内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性，检查采购内部控制制度的执行情况，发现违规行为及时纠正，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受政府监管部门监督：公司采购活动应接受政府相关监管部门的监督检查，积极配合监管部门的工作，如实提供采购信息和资料。2.社会监督：鼓励社会公众对公司采购活动进行监督，对于举报的违规行为，公司应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。六、采购人员管理（一）人员资质与培训1.采购人员资质要求：采购人员应具备相关专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，具有良好的职业道德和沟通协调能力。2.培训计划制定：采购部门应制定采购人员培训计划，定期组织采购人员参加业务培训和职业道德培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。（二）绩效考核与激励1.绩效考核指标设定：建立采购人员绩效考核制度，设定采购成本控制、采购质量、采购效率、供应商管理等绩效考核指标。2.绩