公司行政规范制度

PAGE公司行政规范制度一、总则（一）目的本行政规范制度旨在建立健全公司行政管理体系，确保公司各项行政工作有序、高效开展，提升公司整体运营效率，保障公司及员工的合法权益，促进公司持续稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括总部及各分支机构、子公司的所有人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行政行为合法合规。2.规范性原则：各项行政工作流程、标准明确，操作规范，保证工作质量和效率的一致性。3.公正性原则：在行政管理过程中，秉持公平、公正的态度，对待所有员工，确保制度面前人人平等。4.服务性原则：行政部门以服务公司各部门和员工为宗旨，积极提供优质、高效的行政支持与保障。二、组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设行政总监一名，下辖行政经理、行政专员、后勤专员等岗位，形成层级分明、分工协作的组织架构。（二）行政总监职责1.全面负责公司行政管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。2.组织建立和完善公司行政管理规章制度，确保制度的有效执行。3.协调公司内部各部门之间的关系，促进信息沟通与协作，保障公司整体运营顺畅。4.负责行政费用的预算编制、控制和审核，合理配置行政资源。5.参与公司重大决策，提供行政管理方面的专业建议和支持。（三）行政经理职责1.协助行政总监制定行政工作计划，并负责具体组织实施。2.负责行政文件、档案的管理，确保文件资料的安全、完整和有序。3.组织安排公司会议、活动等，做好会议记录和活动策划执行工作。4.负责公司办公用品、设备的采购、管理和维护，合理控制成本。5.协调处理公司内部行政事务，及时反馈和解决员工的行政需求。（四）行政专员职责1.负责公司公文的起草、审核、印发和归档工作，确保公文流转的及时性和准确性。2.协助行政经理做好会议组织工作，包括会议通知、场地布置、会议纪要整理等。3.负责公司证照、印章的管理，严格按照规定办理证照的申请、年检、变更等手续，规范印章的使用流程。4.参与公司行政制度的宣传和培训工作，提高员工对行政制度的知晓度和执行力。（五）后勤专员职责1.负责公司办公区域的环境卫生管理，定期进行清洁消毒，营造良好的办公环境。2.做好公司食堂、宿舍等后勤保障工作，确保饮食安全和住宿条件良好。3.负责公司车辆的调度、维修和保养，保障车辆的正常使用。4.协助处理公司各类突发事件，如安全事故、设备故障等，及时采取应急措施，减少损失。三、行政办公管理（一）办公环境管理1.员工应保持个人办公区域的整洁卫生，物品摆放整齐有序。2.禁止在办公区域吸烟、大声喧哗、吃零食等影响办公秩序的行为。3.爱护办公设备和设施，如发现损坏应及时报修，不得擅自拆卸或维修。4.保持公共区域的环境卫生，共同维护良好的办公环境。（二）办公用品管理1.行政部门负责办公用品的统一采购、发放和管理。2.员工根据工作需要填写办公用品申领表，经部门负责人审批后到行政部门领取。3.严格控制办公用品的使用，避免浪费，对于可重复使用的办公用品应妥善保管。4.行政部门定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，根据实际需求调整采购计划。（三）会议管理1.公司会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周会、月会、季度会等，临时会议根据工作需要随时召开。2.会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并及时通知相关人员。3.参会人员应提前做好准备，准时参加会议，不得无故缺席。会议期间应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，认真听取会议内容，积极参与讨论。4.会议主持人应把控会议节奏，引导会议方向，确保会议高效进行。会议记录人员应认真做好会议记录，会后及时整理会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员。（四）文件管理1.公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件包括通知、报告、请示、批复等，外部文件包括政府文件、行业协会文件、合作单位文件等。2.文件的起草、审核、签发应按照规定的流程进行，确保文件内容准确、规范。3.文件应分类存放，便于查找和使用。重要文件应进行备份，防止丢失或损坏。4.文件的借阅和查阅应严格履行审批手续，借阅人应妥善保管文件，按时归还。四、人力资源行政事务（一）员工招聘与入职1.招聘需求由用人部门提出，经人力资源部门审核后发布招聘信息。2.人力资源部门负责对应聘人员进行筛选、面试、笔试等环节，确定拟录用人员名单。3.拟录用人员经体检合格后，办理入职手续。入职手续包括签订劳动合同、领取办公用品、安排办公座位等。4.新员工入职后，人力资源部门应组织新员工培训，帮助其尽快熟悉公司环境、规章制度和工作流程。（二）员工考勤与休假1.公司实行打卡考勤制度，员工应按时打卡上下班。因特殊原因无法打卡的，应提前向行政部门报备。2.考勤统计周期为自然月，行政部门每月初对员工考勤情况进行统计和公示。3.员工请假应提前填写请假申请表，按照审批权限进行审批。请假期间应做好工作交接，确保工作不受影响。4.公司的休假制度包括法定节假日、年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等。员工应按照国家法律法规和公司规定享受相应的休假待遇。（三）员工培训与发展1.人力资源部门根据公司发展战略和员工需求，制定年度培训计划。2.培训方式包括内部培训、外部培训、在线学习等。培训内容涵盖业务知识、管理技能、职业素养等方面。3.员工应积极参加公司组织的培训活动，认真学习培训内容，提高自身业务能力和综合素质。4.行政部门负责培训场地、设备等后勤保障工作，确保培训活动顺利开展。（四）员工福利与关怀1.公司为员工提供具有竞争力的薪酬福利体系，包括基本工资、绩效工资、奖金、五险一金、带薪年假、节日福利等。2.关注员工身心健康，定期组织员工体检、举办文体活动等，丰富员工的业余生活。3.建立员工沟通反馈机制，及时了解员工的需求和意见，为员工解决实际问题，增强员工的归属感和忠诚度。五、财务管理与报销（一）财务预算管理1.行政部门应根据公司年度工作计划和业务发展需求，编制行政费用预算，包括办公用品采购、会议活动费用、设备维修保养费用等。2.财务部门对行政费用预算进行审核和汇总，报公司管理层审批后执行。3.行政部门应严格按照预算控制行政费用支出，不得超预算开支。对于因特殊原因需要调整预算的，应按照规定的流程进行审批。（二）费用报销管理1.员工因工作需要发生的费用，应按照公司规定的报销流程进行报销。报销流程包括填写报销申请表、提供相关发票和凭证、部门负责人审批、财务审核、总经理审批等环节。2.报销费用应真实、合法、合理，发票内容应与实际业务相符。对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销。3.员工应在规定的时间内报销费用，逾期未报销的，视为自动放弃报销权利。4.财务部门定期对费用报销情况进行统计和分析，发现问题及时与相关部门沟通协调，加强费用控制和管理。六、资产管理（一）固定资产管理1.公司固定资产包括房屋建筑物、办公设备、交通工具、电子设备等。2.行政部门负责固定资产的登记、入账、清查、盘点等工作，建立固定资产台账，详细记录固定资产的名称、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。3.固定资产的购置应按照公司规定的采购流程进行，采购完成后及时办理验收、入库手续。4.固定资产的使用部门应负责固定资产的日常维护和保养，确保其正常使用。如发现固定资产损坏或丢失，应及时向行政部门报告，并查明原因。5.定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的固定资产，应按照规定的程序进行处理。（二）低值易耗品管理1.低值易耗品包括办公用品、劳保用品、工具等。2.行政部门负责低值易耗品的采购、发放和管理，建立低值易耗品台账，记录其出入库情况。3.低值易耗品的领用应按照规定的流程进行，使用部门应合理控制领用数量，避免浪费。4.定期对低值易耗品进行盘点，及时补充库存，确保满足工作需要。七、安全管理（一）安全制度与责任1.建立健全公司安全管理制度，明确安全管理目标、职责和工作流程。2.公司实行安全工作责任制，各部门负责人为部门安全工作第一责任人，负责本部门的安全管理工作。3.行政部门负责公司安全管理工作的统筹协调和监督检查，定期组织安全培训和演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。（二）办公区域安全1.加强办公区域的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保办公区域的安全。2.员工应妥善保管个人财物，避免在办公区域存放贵重物品。离开办公区域时，应关闭电器设备、门窗等，确保安全。3.定期对办公区域的消防设施、电器设备等进行检查和维护，确保其正常运行。严禁在办公区域私拉乱接电线、违规使用电器设备等行为。（三）车辆安全1.加强公司车辆的安全管理，定期对车辆进行检查、保养和维修，确保车辆性能良好。2.驾驶员应遵守交通法规，严格按照操作规程驾驶车辆。出车前应检查车辆状况，确保行车安全。3.车辆使用完毕后，应及时归还公司，并停放在指定地点。严禁公车私用、酒后驾车等违规行为。（四）食品安全1.加强公司食堂的食品安全管理，严格把控食品采购、加工、储存等环节，确保食品安全。2.食堂工作人员应持健康证上岗，遵守食品卫