合同制度执行不规范

PAGE合同制度执行不规范一、总则（一）目的本合同制度旨在确保公司/组织在各类业务活动中合同的签订、履行、变更、终止等环节均符合法律法规及行业标准要求，规范合同管理流程，防范合同风险，维护公司/组织的合法权益，保障业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及合同签订、履行的部门及人员，包括但不限于业务部门、法务部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行等活动必须严格遵守国家法律法规的强制性规定，不得违反法律禁止性条款。2.公平性原则：合同双方的权利和义务应公平合理，不得显失公平，保障双方合法权益。3.诚信原则：合同各方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、隐瞒或故意拖延。4.风险防范原则：在合同管理全过程中，充分识别、评估和控制合同风险，采取有效措施降低风险发生的可能性及影响程度。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.对方当事人主体资格对于法人或其他组织，应审查其营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证照是否合法有效，经营范围是否与合同业务相符，是否具备相应的民事行为能力。对于自然人，应审查其身份证件，核实其姓名、性别、年龄、住址等信息，确保其具有完全民事行为能力。2.授权代表资格审查对方授权代表的授权委托书，明确授权范围、期限等内容，确保其有权代表对方签订合同。核实授权代表的身份信息及联系方式，以便在合同履行过程中进行有效沟通。（二）合同条款拟定1.主要条款合同应具备当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。标的应明确、具体，避免模糊不清或歧义；数量和质量条款应详细准确，符合行业标准或双方约定；价款或报酬应明确计算方式及支付时间、地点等；履行期限、地点和方式应明确合理，便于双方履行。2.特殊条款根据合同业务性质及实际情况，可增加特殊条款，如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款、担保条款等。保密条款应明确保密范围、期限、违约责任等内容，确保双方商业秘密得到保护；知识产权条款应明确合同涉及的知识产权归属及使用限制；不可抗力条款应明确不可抗力的定义、通知程序、责任承担等；担保条款应明确担保方式、担保人资格、担保范围等。（三）合同审核与审批1.业务部门初审业务部门负责对合同进行初步审核，重点审查合同条款是否符合业务需求，权利义务是否对等，履行期限、方式等是否合理可行。对合同风险进行初步评估，提出风险防控建议，并填写合同初审意见表。2.法务部门审核法务部门对合同进行法律审查，重点审查合同条款的合法性、有效性、完整性，是否存在法律风险。对合同中涉及的法律问题提出专业意见，指导业务部门修改完善合同条款，确保合同符合法律法规要求。3.财务部门审核财务部门对合同的价款、报酬、支付方式、结算时间等财务条款进行审核，确保合同财务条款符合公司财务管理制度及相关税收法规。对合同的资金流进行分析，评估合同履行对公司财务状况的影响，提出财务风险防控建议。4.审批流程根据合同金额大小、重要程度等因素，设定不同的审批层级和权限。一般合同经业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人审核后，报分管领导审批；重大合同或涉及重要事项的合同，还需经总经理办公会或董事会审议通过。审批人应认真审查合同内容，签署明确的审批意见，对合同的合法性、合规性、可行性负责。（四）合同签订1.签订流程合同经审核审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，确保合同格式规范、内容完整。合同双方当事人应在合同上签字（盖章），并加盖骑缝章，确保合同各页内容完整、有效。2.合同编号与存档合同签订后，由专人负责对合同进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于合同的管理和查询。合同签订部门应及时将合同副本交至公司档案室存档，同时将合同电子文档上传至公司合同管理系统，确保合同信息的安全存储和共享。三、合同履行管理（一）合同交底1.交底内容合同签订部门应在合同签订后及时组织相关人员进行合同交底，交底内容包括合同的主要条款、双方权利义务、履行期限、履行方式、风险防控要点等。向参与合同履行的业务人员、财务人员、技术人员等详细说明合同要求，确保各部门人员对合同内容有清晰的理解。2.交底记录合同交底应形成书面记录，由参与交底人员签字确认。交底记录应妥善保存，作为合同履行过程中的重要参考文件，以备查阅。（二）合同执行跟踪1.执行计划制定业务部门应根据合同约定制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。执行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。2.跟踪措施业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同执行进度，发现问题及时解决。建立合同履行情况报告制度，业务人员应定期向部门负责人汇报合同履行情况，部门负责人应定期向分管领导汇报合同履行情况。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时组织相关部门进行分析研究，制定应对措施，并向上级领导报告。（三）合同变更管理1.变更情形在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等，确保变更后的合同内容合法有效。2.变更程序合同变更申请应由业务部门提出，填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。业务部门应将变更申请表提交至法务部门、财务部门进行审核，审核通过后报分管领导审批。经审批同意后，业务部门与对方当事人签订合同变更协议，并按照变更后的合同内容履行。（四）合同终止管理1.终止情形合同履行完毕、双方协商一致解除合同、合同约定的终止条件成就、因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行等情形下，合同可以终止。2.终止程序合同终止时，业务部门应填写合同终止申请表，说明合同终止的原因、时间等。业务部门应将申请表提交至法务部门、财务部门进行审核，审核合同终止是否符合法律法规及合同约定，是否存在未了结的债权债务等。经审核通过后，报分管领导审批。合同终止后，业务部门应及时办理相关手续，如结算款项、交接资料等。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别建立合同风险识别机制，通过对合同签订、履行过程中的各个环节进行分析，识别可能存在的风险，如法律风险、信用风险、市场风险、不可抗力风险等。收集与合同相关的信息，包括对方当事人的经营状况、信用记录、市场动态、法律法规政策变化等，为风险识别提供依据。2.风险评估根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险的可能性及影响程度。采用定性与定量相结合的方法，对风险进行分级，如高风险、中风险、低风险，以便采取针对性的风险应对措施。（二）风险应对措施1.风险规避对于高风险且无法有效控制的合同风险，应采取风险规避措施，如拒绝签订合同、终止正在履行的合同等。2.风险降低通过加强合同管理、完善合同条款、增加担保措施、加强对对方当事人的监督等方式，降低合同风险发生的可能性及影响程度。3.风险转移将部分合同风险转移给第三方，如购买保险、要求对方提供担保、采用连带责任保证等方式，减轻公司/组织承担的风险。4.风险接受对于低风险且风险发生对公司/组织影响较小的合同风险，可以采取风险接受措施，但应密切关注风险变化情况，及时调整应对策略。（三）风险监控与预警1.风险监控建立合同风险监控机制，定期对合同履行情况进行检查，及时发现风险变化情况。跟踪风险应对措施的执行效果，评估其是否有效降低了风险。2.风险预警设定风险预警指标，当合同风险达到预警值时，及时发出预警信号。针对预警信号，及时组织相关人员进行分析研究，采取进一步的风险应对措施，防止风险扩大。五、合同档案管理（一）档案收集与整理1.收集范围合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同变更协议、合同终止文件、往来函件、履行记录、纠纷处理文件等与合同相关的所有资料。2.整理要求对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同编号顺序排列，确保档案资料的完整性和系统性。对每份合同档案资料进行编号、编目，建立档案索引，便于查询和检索。（二）档案保管与借阅1.保管要求合同档案应妥善保管在专门的档案室或档案柜中，确保档案资料的安全、完整。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，定期对档案进行检查和维护。2.借阅规定因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等。经档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅合同档案。借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、损毁、转借他人。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案资料，档案管理部门应进行核对，确保档案资料完整无损。（三）档案销毁1.销毁条件对于已超过保存期限且无保存价值的合同档案资料，经档案管理部门负责人审核、分管领导批准后，可