采购内控规范管理制度

PAGE采购内控规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法、合规、有序进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有潜在供应商享有平等机会参与竞争。5.不相容职务分离原则：采购业务的审批、执行、验收、付款等环节应相互分离，避免舞弊行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议重大采购项目的采购策略和预算。2.审批采购项目的供应商选择、采购合同等重要事项。3.对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购执行部门采购部门是公司采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划和采购方案。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各项工作，确保采购任务按时完成。5.跟踪采购合同执行情况，及时处理合同变更、违约等问题。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算、支付货款，对采购活动进行财务监督和核算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选根据公司制定的供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准可包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商评估对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、财务状况等。采购部门可组织相关部门人员组成评估小组，对供应商进行评估，并填写《供应商评估报告》。4.供应商选择根据供应商评估结果，采购部门选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》。《供应商合作协议》应明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。5.供应商管理采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、合作情况、评估结果等进行记录和管理。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作策略。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，维护公司利益，争取有利的采购条件。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，并提交给相关部门审核。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整。（五）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪采购订单的执行情况。供应商应按照采购订单的要求按时、按质、按量交货。2.验收需求部门负责对采购物品或服务进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后，验收人员填写《验收报告》。如发现采购物品或服务存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。（六）付款与结算1.付款申请采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，提交给财务部门审核。《付款申请表》应注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容。2.付款审核财务部门对《付款申请表》进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。审核通过后,财务部门按照公司资金管理制度办理付款手续。3.结算财务部门定期与供应商进行结算，核对采购金额、付款金额、发票金额等信息，确保结算准确无误。四、采购风险防控（一）市场风险1.关注市场价格波动，定期收集市场价格信息，分析价格走势，合理安排采购时机，避免因价格波动导致采购成本增加。2.建立供应商备选机制，当主要供应商出现供货中断、价格大幅上涨等情况时，能够及时切换到备选供应商，保证公司采购活动的正常进行。（二）质量风险1.在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。2.加强采购过程中的质量监督，可委托专业机构对采购物品进行检验检测。3.建立质量追溯机制，如发现采购物品存在质量问题，能够及时追溯供应商责任，要求其采取整改措施或承担相应损失。（三）供应商风险1.对供应商进行严格的资质审查和信用评估，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。2.在采购合同中约定违约责任和赔偿条款，如供应商出现违约行为，能够依法追究其责任，保障公司利益。3.定期对供应商进行考核评价，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、减少订单量、终止合作等措施。（四）内部风险1.明确采购业务各环节的职责分工，确保不相容职务相互分离，防止内部人员舞弊。2.加强对采购人员的培训和职业道德教育，提高其业务水平和廉洁自律意识。3.建立采购业务内部审计制度，定期对采购活动进行审计检查，及时发现和纠正存在的问题。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和业务需求，结合历史采购数据，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、规格、数量、采购金额等内容。2.采购预算草案提交给财务部门进行审核。财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购预算草案进行调整和完善，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经公司管理层审批后，下达给采购部门执行。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。2.财务部门对采购预算执行情况进行监控，定期分析预算执行差异原因，及时向公司管理层汇报。（三）预算考核1.建立采购预算考核制度，对采购部门的预算执行情况进行考核评价。考核指标可包括预算执行率、采购成本节约率等。2.根据预算考核结果，对采购部门和相关人员进行奖惩，激励其提高预算执行水平，降低采购成本。六、采购信息管理（一）采购文件管理采购部门负责采购文件的收集、整理、归档和保管。采购文件包括采购申请表、采购计划、供应商评估报告、采购合同、验收报告、付款申请表等。采购文件应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行。（二）采购数据统计与分析采购部门定期对采购数据进行统计和分析，如采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等。通过数据分析，总结采购规律，发现存在的问题，为采购决策提供依据。（三）信息沟通与共享建立采购信息沟通平台，采购部门、需求部门及其他相关部门之间能够及时共享采购信息。采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题和风险。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购业务的内部控制制度执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对采购过程中