规范证件印章管理制度

PAGE规范证件印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织证件印章的管理，维护公司/组织的合法权益，确保公司/组织各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及证件印章使用、保管的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：证件印章的制作、使用、保管等必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.安全性原则：确保证件印章的安全，防止被盗用、冒用、伪造等情况发生。3.规范性原则：严格按照规定的程序和要求使用、保管证件印章，保证使用过程的规范、准确。4.责任性原则：明确证件印章管理各环节的责任，做到责任到人。二、证件管理（一）证件种类公司/组织涉及的证件主要包括营业执照、资质证书、许可证、法人身份证明、员工工作证、出入证等各类法定证件及内部工作所需证件。（二）证件的申请与审批1.因工作需要申请办理证件的部门或个人，应填写《证件申请表》，详细说明申请证件的名称、用途、有效期等信息。2.《证件申请表》经部门负责人审核签字后，提交至相关职能部门。职能部门根据实际情况进行审批，对于涉及重要事项或需上级领导决策的证件申请，应报公司/组织高层领导审批。3.审批通过后，由申请部门或个人按照规定的程序办理证件。办理过程中需提供真实、准确、完整的资料，并积极配合相关部门的工作。（三）证件的领取与发放1.证件办理完成后，由申请部门或个人凭有效证明到指定地点领取。领取时需进行登记，注明领取日期、领取人姓名、证件名称及编号等信息。2.对于员工工作证、出入证等内部证件，由人力资源部门或相关管理部门统一发放。发放时应组织员工进行培训，告知证件的使用规定和注意事项。（四）证件的使用1.各类证件仅限本人在规定的范围内使用，不得转借、转让他人。2.使用证件时应确保证件的完好无损，如发现证件有损坏、遗失等情况，应及时向发证部门报告，并按规定办理挂失、补办手续。3.在对外业务活动中，需出示证件的，应主动配合相关单位或个人的查验，不得故意隐瞒或拒绝出示。（五）证件的保管1.员工个人领取的证件由本人妥善保管，严禁将证件存放在不安全的地方或交予他人保管。2.对于公司/组织统一保管的重要证件，如营业执照、资质证书等，应指定专人负责保管，并设立专门的证件保管柜，确保存放安全。3.保管人员应定期对证件进行清查核对，确保证件的数量、状态与登记记录一致。如发现问题，应及时查明原因并报告处理。（六）证件的年审与换证1.涉及年审、换证的证件，由相关职能部门负责提前梳理，制定年审、换证计划，并通知证件持有部门或个人。2.证件持有部门或个人应按照规定的时间、要求办理年审、换证手续，确保证件的有效性。因未及时办理导致证件失效的，责任由相关部门或个人承担。（七）证件的注销与作废1.证件因有效期届满、公司/组织业务调整等原因不再使用时，由原发证部门或相关职能部门负责办理注销手续。2.注销后的证件应妥善保管，定期进行销毁。销毁时应填写《证件销毁登记表》，注明销毁日期、证件名称、编号、数量等信息，并由相关人员签字确认。三、印章管理（一）印章种类公司/组织印章主要包括公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章及其他专用章等。（二）印章的刻制1.因工作需要刻制印章的，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、用途、样式等信息。2.《印章刻制申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门根据实际情况进行审核，并报公司/组织高层领导审批。3.审批通过后，由行政部门统一委托具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位应严格按照审批要求制作印章，并在印章上注明启用日期、编号等信息。（三）印章的领取与交接1.印章刻制完成后，由行政部门专人负责领取，并与刻制单位办理交接手续。交接时应仔细核对印章的规格、样式、数量等是否与审批要求一致。2.行政部门领取印章后，应及时将印章移交至指定的保管人员，并填写《印章交接登记表》，注明交接日期、交接双方姓名、印章名称及编号等信息。（四）印章的使用1.印章的使用必须严格按照规定的审批程序进行。使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、内容、用途、使用范围等信息。2.《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，根据用印事项的性质和重要程度，分别提交至相关领导审批。涉及重大事项或金额较大的用印，需经公司/组织高层领导审批。3.审批通过后，由印章保管人员在用印前再次核对审批内容与用印文件是否一致。确认无误后，在规定的位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印部门、用印事项、盖章人姓名等信息。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况需要先行盖章的，必须经公司/组织高层领导批准，并严格控制用印数量和用途。（五）印章的保管1.公司/组织公章、法定代表人章等重要印章应由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.印章保管人员应将印章存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置必要的安全防护设施。3.印章保管人员不得擅自将印章带出办公区域，如因工作需要携带外出的，必须经公司/组织高层领导批准，并严格履行登记手续，确保印章的安全。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告并申请更换。（六）印章的停用与销毁1.印章因机构调整、业务变更、印章损坏等原因不再使用时，由行政部门提出印章停用申请，经公司/组织高层领导批准后，办理停用手续。2.停用的印章应及时收回，并与保管人员办理交接手续。交接时应在《印章交接登记表》上注明停用日期、印章名称及编号等信息。3.对于停用的印章，由行政部门统一组织销毁。销毁时应填写《印章销毁登记表》，注明销毁日期、印章名称、编号、数量等信息，并由相关人员签字确认。销毁过程应进行拍照或录像记录，确保销毁彻底。四、监督与检查（一）监督机制公司/组织设立专门的证件印章管理监督小组，负责对证件印章管理制度的执行情况进行监督检查。监督小组由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。（二）检查内容1.证件印章的申请、审批、使用、保管等环节是否符合规定的程序和要求。2.证件印章的使用记录是否完整、准确，是否存在违规使用的情况。3.证件印章的保管是否安全，是否存在被盗用、冒用、伪造等风险。4.对违反证件印章管理制度的行为是否及时进行处理，责任追究是否到位。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对证件印章管理情况进行全面检查，检查周期为[具体周期]。2.不定期抽查：根据工作需要，监督小组不定期对部分部门或特定业务的证件印章使用情况进行抽查。3.专项检查：针对重要业务活动、重大项目等涉及的证件印章使用情况进行专项检查。（四）问题处理1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门或个人限期整改。2.责任部门或个人应认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并在规定的时间内将整改情况书面报告监督小组。3.对于违反证件印章管理制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予