档案查阅制度规范

PAGE档案查阅制度规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司/组织及相关人员的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及所有涉及档案查阅的人员，包括但不限于员工、合作单位人员等。（三）基本原则1.合法性原则：档案查阅必须符合国家法律法规以及公司/组织的相关规定，不得违反法律、法规和政策的要求。2.安全性原则：确保档案在查阅过程中的安全，防止档案丢失、损坏、篡改等情况发生。3.必要性原则：查阅档案应基于工作需要，具有明确的目的和合理的用途，不得随意查阅。4.审批性原则：所有档案查阅均需经过严格的审批流程，未经批准不得查阅档案。二、档案管理部门职责（一）档案收集与整理负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案存储与保管建立安全的档案存储环境，配备必要的存储设备和设施，对档案进行妥善保管，定期进行检查和维护，确保档案的质量不受影响。（三）档案查阅登记与管理负责受理档案查阅申请，对查阅申请进行审核、登记，并安排专人协助查阅。对查阅过程进行监督，确保查阅行为符合规定。（四）档案保密管理制定档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。三、档案查阅申请与审批（一）查阅申请1.内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、所需档案名称、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.合作单位人员因业务往来需要查阅档案，应由合作单位出具正式的查阅申请函，说明查阅目的、范围、时间等，并加盖合作单位公章。申请函应提交至公司/组织相关业务对接部门，由业务对接部门负责人审核后转至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门收到查阅申请后，应根据申请内容进行初步审核。审核内容包括查阅目的是否合理、所需档案是否属于可查阅范围、申请手续是否齐全等。2.对于内部员工查阅申请，如申请内容符合要求，档案管理部门应将申请表提交至档案管理部门负责人审批。审批通过后，方可安排查阅。3.对于合作单位人员查阅申请，档案管理部门应将申请函及相关材料提交至公司/组织分管领导审批。分管领导审批同意后，档案管理部门方可受理查阅申请，并安排查阅。（三）审批权限1.一般档案查阅申请，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要档案、机密档案或查阅范围较广的申请，需经公司/组织分管领导审批。3.对于可能涉及公司/组织重大利益或敏感信息的档案查阅申请，应报公司/组织主要领导审批。四、档案查阅范围与方式（一）查阅范围1.公司/组织内部员工可查阅与其工作相关的档案资料，包括但不限于人事档案、业务档案、财务档案等。2.合作单位人员可查阅与其业务往来直接相关的档案资料，如合同档案、业务往来记录等。查阅范围应在合作协议或相关业务约定中明确规定。3.涉及司法调查、行政机关依法查询等特殊情况，档案查阅应按照相关法律法规的要求进行，查阅范围以法律规定为准。（二）查阅方式1.现场查阅：档案管理部门应安排专门的查阅场所，为查阅人员提供必要的查阅设备和条件。查阅人员应在指定场所内进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。2.复制查阅：对于因工作需要确实无法现场查阅的档案资料，查阅人员可申请复制。复制申请应在《档案查阅申请表》中注明，经审批同意后，档案管理部门按照规定的程序进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误，确保其真实性和完整性。3.电子查阅：对于已数字化存储的档案资料，档案管理部门可根据实际情况提供电子查阅服务。查阅人员应通过公司/组织指定的电子档案管理系统进行查阅，不得擅自拷贝或传播电子档案信息。五、档案查阅人员职责（一）遵守查阅规定查阅人员应严格遵守本制度规范及档案管理部门的相关规定，按照审批的查阅范围和方式进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或更改查阅方式。（二）爱护档案资料查阅人员在查阅过程中应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或丢失档案。如发现档案有损坏情况，应及时向档案管理部门报告。（三）保守档案秘密查阅人员应对查阅过程中知悉的档案信息予以保密，不得泄露给无关人员。未经公司/组织书面同意，不得将档案信息用于任何与查阅目的无关的用途。（四）按时归还档案查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。如需延长查阅时间，应提前办理续期手续。六、档案查阅登记与记录（一）查阅登记档案管理部门应建立《档案查阅登记簿》，对每一次档案查阅申请进行详细登记。登记内容包括查阅申请人姓名、所在部门、申请时间、查阅目的、所需档案名称、查阅方式、审批情况、查阅时间、归还时间等信息。（二）查阅记录档案管理部门应安排专人对查阅过程进行记录，记录内容包括查阅人员的查阅行为、档案资料的使用情况、是否有异常情况等。查阅记录应妥善保存，以备日后查询和审计。（三）档案借阅记录对于档案借阅情况，档案管理部门应单独建立《档案借阅登记簿》，详细记录借阅档案的名称、借阅人姓名、所在部门、借阅时间、预计归还时间、实际归还时间等信息。借阅人应在借阅登记簿上签字确认借阅情况。七、档案查阅监督与检查（一）内部监督档案管理部门应定期对档案查阅情况进行内部检查，检查内容包括查阅申请审批的合规性、查阅范围和方式的执行情况、查阅登记与记录的完整性等。发现问题应及时整改，并对相关责任人进行批评教育或追究责任。（二）外部审计公司/组织应定期接受外部审计机构的审计，审计内容包括档案查阅制度的执行情况。档案管理部门应积极配合审计工作，提供相关资料和信息，确保审计工作的顺利进行。（三）违规处理对于违反本制度规范进行档案查阅的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。处理方式包括警告、罚款直至解除劳动合同等。对于因违规查阅导致档案信息泄露、丢失或损坏的，相关责任人应承担相应的法律责任。八、档案查阅的特殊情况处理（一）紧急查阅如遇紧急情况需要查阅档案，查阅人员可先电话或口头向档案管理部门说明情况，并在事后及时补办查阅申请手续。档案管理部门应在确保档案安全的前提下，优先安排查阅。（二）多人查阅如需多人同时查阅同一档案，应提前向档案管理部门申请，并说明查阅人员名单。档案管理部门应根据档案的性质和查阅需要，合理安排查阅场所和查阅方式，确保查阅工作的顺利进行。（三）跨部门查阅涉及跨部门查阅档案的，应由档案管理部门牵头协调相关部门，明确查阅目的、范围和责任，确保查阅工作的有序进行。查阅过程中，各