集团开会制度规范

PAGE集团开会制度规范一、总则（一）目的为了规范集团会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，特制定本制度规范。本制度旨在明确集团各类会议的组织、流程、要求等，保障集团各项工作的顺利开展，促进信息沟通与协作，提升集团整体运营水平。（二）适用范围本制度适用于集团总部及下属各子公司、分公司。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应紧密围绕工作目标，精简流程，注重实效，避免形式主义，确保会议能够解决实际问题，推动工作进展。2.信息准确原则：参会人员提供的信息应真实、准确、完整，确保会议讨论基于可靠的数据和事实，避免因信息不实导致决策失误。3.民主集中原则：充分发扬民主，鼓励参会人员积极发表意见和建议，在广泛讨论的基础上，按照少数服从多数的原则进行决策，确保决策的科学性和公正性。4.严格保密原则：涉及集团机密信息的会议，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容，防止信息泄露给集团带来损失。二、会议分类及职责分工（一）集团年度战略会议1.会议组织：由集团董事会办公室负责组织筹备。2.参会人员：集团董事会成员、高级管理人员、各职能部门负责人、各子公司及分公司负责人等。3.会议内容：回顾总结上一年度集团战略执行情况，分析当前宏观经济形势和行业发展趋势，制定本年度集团战略目标、发展规划及重点工作任务。4.职责分工董事会办公室负责会议的整体策划、议程安排、资料准备、会议通知、会议记录及纪要整理等工作。各职能部门负责提供与本部门业务相关的数据分析、市场动态、行业研究等资料，协助董事会办公室完成会议准备工作。各子公司及分公司负责汇报本单位上一年度工作完成情况、存在问题及本年度工作计划，并根据集团战略目标提出本单位的具体落实措施。（二）集团月度经营分析会议1.会议组织：由集团运营管理部负责组织筹备。2.参会人员：集团高级管理人员、各职能部门负责人、各子公司及分公司负责人、财务负责人等。3.会议内容：各部门及各子公司、分公司汇报上月经营业绩完成情况，分析存在的问题及原因，提出改进措施和本月工作计划；讨论解决跨部门协调事项；集团领导对本月经营工作进行点评和指导，部署下月重点工作任务。4.职责分工运营管理部负责会议的组织协调、议程安排、数据收集整理、会议记录及纪要撰写等工作。财务部门负责提供集团及各子公司、分公司的财务报表、财务分析报告等资料。各职能部门负责汇报本部门上月工作进展、存在问题及本月工作计划，并对涉及本部门的跨部门事项提出解决方案。各子公司及分公司负责全面汇报本单位上月经营业绩、重点项目进展、市场拓展情况、内部管理情况等，针对存在的问题提出具体的改进措施和本月工作计划。（三）部门周例会1.会议组织：由各部门自行组织。2.参会人员：部门全体员工。3.会议内容：总结上周工作完成情况，检查工作进度，分析存在的问题，安排本周工作任务；传达公司相关文件精神和工作要求；协调部门内部工作事项，加强团队沟通与协作。4.职责分工部门负责人负责会议的主持，确定会议主题和议程，组织会议讨论，对本周工作进行安排部署，并跟踪落实会议决议。部门秘书负责会议记录，整理会议纪要，及时将会议决议传达给相关人员，并跟进决议执行情况。（四）专项工作会议1.会议组织：根据专项工作的发起部门或牵头部门负责组织筹备。2.参会人员：与专项工作相关的部门负责人、工作人员及其他相关人员。3.会议内容：针对特定的专项工作进行讨论和决策，如项目推进会议、新产品研发会议、市场推广会议等，明确专项工作的目标、任务、进度安排、责任分工等，协调解决专项工作中遇到的问题。4.职责分工发起部门或牵头部门负责会议的整体策划、议程制定、资料收集、会议通知、组织协调等工作，并在会议上汇报专项工作的进展情况和存在问题，提出下一步工作计划和建议。相关部门根据专项工作的需要，提供专业意见和支持，共同商讨解决方案，明确各自在专项工作中的职责和任务。三、会议流程（一）会议筹备1.确定会议主题和议程根据工作需要，由会议组织部门提前确定会议主题，并围绕主题制定详细的会议议程。议程应明确会议的各项议题、讨论顺序、时间安排等，确保会议有序进行。对于重要会议，议程应提前征求相关领导和参会人员的意见，进行必要的调整和完善。2.通知参会人员会议组织部门应提前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等。通过邮件、内部办公系统、短信等多种方式进行通知，确保参会人员能够及时收到通知，并确认是否能够按时参会。对于因特殊原因不能参会的人员，应提前向会议组织部门请假，并说明原因。3.准备会议资料根据会议主题和议程，会议组织部门负责收集、整理相关会议资料，如汇报材料、数据分析报告、政策文件、项目方案等。资料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，能够为会议讨论提供充分的依据。在会议召开前，将资料提前发送给参会人员，以便参会人员提前熟悉会议内容，做好发言准备。4.布置会议场地根据会议规模和要求，选择合适的会议场地，并进行布置。会议场地应整洁、舒适、通风良好，具备必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风、桌椅等。在会议场地设置明显的指示标识，确保参会人员能够顺利找到会议室。对于重要会议，还应安排专人负责会议签到、引导参会人员就座等服务工作。（二）会议召开1.签到入场参会人员应按照会议通知要求，提前到达会议场地签到入场。会议组织部门应安排专人负责签到工作，对参会人员的签到情况进行记录。参会人员应遵守会议纪律，按时就座，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动、接听电话或从事与会议无关的事情。2.会议开场会议主持人应准时到达会议场地，宣布会议开始。主持人介绍会议主题、目的、议程安排以及参会人员，并简要说明会议的注意事项。主持人应营造良好的会议氛围，鼓励参会人员积极参与讨论，但同时也要注意控制会议节奏，确保会议按照预定议程进行。3.会议讨论按照会议议程，各议题依次进行讨论。参会人员应围绕议题充分发表意见和建议，积极参与讨论，不得打断他人发言。在讨论过程中，主持人应引导参会人员紧扣主题，避免偏离议题或出现无关争论。对于不同意见，应鼓励通过理性分析和交流来达成共识。如果出现争议较大的问题，主持人应及时协调，必要时可请相关领导进行指导或决策。4.会议记录会议组织部门应安排专人负责会议记录，记录会议讨论的主要内容、发言要点、达成的共识以及提出的问题和解决方案等。会议记录应客观、准确、完整，采用电子记录和纸质记录相结合的方式，确保记录内容清晰可查。记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要初稿，在会议结束后[X]个工作日内提交给会议组织部门负责人审核。（三）会议结束1.会议总结会议主持人对会议进行总结，回顾会议讨论的主要内容，强调会议达成的共识和决策要点，明确下一步工作的责任人和时间节点。主持人对参会人员的积极参与和配合表示感谢，并宣布会议结束。2.会议纪要发布会议组织部门负责人对会议纪要初稿进行审核，确保纪要内容准确反映会议精神和决策结果。审核通过后的会议纪要应及时发布给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议的核心内容、决议事项、责任分工和时间要求等，以便相关人员能够及时了解会议情况，按照会议要求开展工作。对于重要会议的纪要，还应报送集团领导审阅。3.会议决议执行与跟踪各部门和相关人员应按照会议纪要的要求，认真落实会议决议，明确工作任务和责任人，制定具体的工作计划，并按时向会议组织部门反馈工作进展情况。会议组织部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，及时协调解决执行过程中出现的问题。对于未按时完成任务或执行不力的部门和个人，应进行督促和问责。四、会议要求（一）参会要求1.参会人员应提前做好准备，熟悉会议相关资料，准时参加会议。如有特殊情况不能参会，需提前向会议组织部门请假，并安排合适人员代为参会。2.参会人员应遵守会议纪律，保持良好的会风会纪。会议期间不得随意走动、交头接耳、接听电话或从事与会议无关的事情，手机应调至静音或关机状态。3.参会人员应积极参与会议讨论，充分发表意见和建议，尊重他人发言权利，不得打断他人发言。对于不同意见，应通过理性沟通和交流来表达，避免情绪化争吵。4.参会人员应认真记录会议内容，领会会议精神，按照会议要求落实相关工作任务。（二）会议发言要求1.发言应紧扣会议主题，观点明确，逻辑清晰，内容简洁明了，避免冗长和无关的表述。2.发言应基于事实和数据，提供充分的依据和分析，增强说服力。对于涉及重要决策或工作安排的发言，应提出具体的建议和措施。3.在表达个人观点时，应尊重他人意见，避免强行推销自己的观点。如有不同意见，应通过理性的讨论和协商来寻求共识。4.发言语言应规范、得体，使用文明用语，不得使用侮辱性、攻击性语言。（三）会议记录要求1.记录人员应具备良好的文字表达能力和速记能力，能够准确、完整地记录会议内容。2.会议记录应客观、真实，如实记录参会人员的发言内容和会议讨论情况，不得歪曲或篡改事实。3.记录内容应条理清晰，重点突出，能够准确反映会议的核心内容、决议事项、责任分工和时间要求等。4.会议记录应采用规范的格式和语言，使用统一的会议记录模板，确保记录的规范性和一致性。五、会议纪律与监督（一）会议纪律1.参会人员应严格遵守会议时间，按时到达会议场地，不得迟到、早退。如有特殊情况需要调整参会时间，应提前向会议组织部门请假并说明原因。2.会议期间应保持安静，不得随意喧哗、吵闹或进行其他影响会议秩序的行为。手机等通讯工具应调至静音或关机状态，如有紧急情况需要接听电话，应到会议室外进行。3.参会人员应认真听取他人发言，不得随意打断或中途退场。如有不同意见，应在他人发言结束后，以理性、客观的态度进行表达和讨论。4.会议资料应妥善保管，不得擅自外传或泄露会议内容。对于涉及集团机密的会议，参会人员应严格遵守保密规定，如有违反，将依法追究相关责任。（二）监督与考核1.集团行政部门负责对会议纪律执行情况进行监督检查，并定期通报会议纪律执行情况。对于违反会议纪律的行为，将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚措施。2.将会议参与情况纳入员工绩效考核体系，对按时参会、积极发言、认真落实会议决议的员工给予适当加分；对无故