规范议价程序制度

PAGE规范议价程序制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织内部的议价程序，确保在各类业务活动中，议价过程公开、公平、公正，维护公司/组织的合法权益，提高议价效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及议价的业务活动，包括但不限于采购业务、销售业务、合作项目洽谈等。（三）基本原则1.合法性原则：议价活动必须遵守国家法律法规以及行业标准，不得从事违法违规的议价行为。2.公平公正原则：在议价过程中，应给予各方平等的机会，确保信息对称，不偏袒任何一方。3.诚实守信原则：参与议价的各方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚假陈述。4.效益原则：在保证议价质量的前提下，提高议价效率，降低成本，实现公司/组织效益最大化。二、议价程序主体及职责（一）议价发起部门1.负责提出议价需求，明确议价事项的具体内容、要求和标准。2.收集与议价事项相关的资料，如市场行情、历史交易数据等，为议价提供基础信息。3.组织相关人员参与议价过程，协调各方关系。（二）议价参与部门1.根据议价发起部门的要求，提供专业意见和建议，协助进行议价分析。2.参与议价谈判，代表公司/组织与对方进行沟通协商，争取有利的议价结果。3.对议价过程中涉及的专业问题进行解答和说明。（三）议价决策部门1.对议价方案进行审核和决策，确定最终的议价策略和价格。2.权衡各方利益，综合考虑公司/组织的整体利益和长远发展，做出合理的决策。（四）监督部门1.对议价程序的执行情况进行监督，确保议价过程符合本制度及相关规定。2.受理关于议价过程中违规行为的投诉和举报，进行调查处理。三、议价准备阶段（一）需求分析1.议价发起部门对议价事项进行详细的需求分析。明确所需产品或服务的规格、质量要求、数量、交付时间、售后服务等具体内容。2.评估议价事项对公司/组织业务的重要性和影响程度，确定议价的目标和重点。（二）信息收集1.收集市场同类产品或服务的价格信息，包括不同供应商的报价、市场平均价格水平、价格波动趋势等。可以通过市场调研机构、行业协会、网络平台等渠道获取相关信息。2.了解供应商的成本结构、经营状况、市场份额等情况，分析其价格底线和议价空间。3.收集与议价事项相关的法律法规、政策文件以及行业标准，确保议价活动合法合规。（三）制定议价方案1.根据需求分析和信息收集结果，制定议价方案。议价方案应包括议价目标、策略、步骤、参与人员、时间安排等内容。2.确定议价的方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，并根据不同的议价方式制定相应的程序和规则。3.明确议价过程中的关键环节和风险点，制定应对措施。（四）组建议价团队1.根据议价事项的性质和复杂程度，组建由相关专业人员组成的议价团队。议价团队应包括采购、技术、财务、法务等方面的人员。2.明确议价团队成员的职责分工，确保各成员在议价过程中能够充分发挥专业优势，协同工作。四、议价实施阶段（一）发布议价信息1.根据议价方案，选择合适的渠道发布议价信息。对于公开招标的项目，应在指定的媒体或平台上发布招标公告；对于邀请招标或竞争性谈判的项目，应向特定的供应商发出邀请。2.议价信息应包括议价事项的详细内容、要求、参与条件、时间安排等，确保供应商能够准确理解议价要求。（二）供应商响应1.供应商在收到议价信息后，应按照要求提交响应文件。响应文件应包括报价、技术方案、售后服务承诺、资质证明等内容。2.议价发起部门对供应商的响应文件进行初步审查，筛选出符合要求的供应商进入下一步议价环节。（三）议价谈判1.组织进入议价环节的供应商进行谈判。谈判过程中，应按照既定的议价策略和程序进行，确保各方充分表达意见和诉求。2.议价团队成员应认真倾听供应商的报价和理由，对其提供的产品或服务进行详细评估和比较。3.在谈判过程中，可以根据实际情况进行多轮报价和协商，争取达成最优的议价结果。（四）议价记录1.安排专人对议价过程进行记录，记录内容应包括谈判时间、地点、参与人员、讨论内容、报价情况、协商结果等。2.议价记录应真实、准确、完整，作为议价过程的重要档案资料保存。五、议价决策阶段（一）方案评估1.议价团队对议价过程中形成的多个方案进行综合评估。评估内容包括价格合理性、产品或服务质量、供应商信誉、交货期、售后服务等方面。2.运用科学的评估方法，如成本效益分析、风险评估等，对各方案进行量化分析，为决策提供依据。（二）决策审批1.根据方案评估结果，提出议价决策建议，报议价决策部门审批。2.议价决策部门对决策建议进行审核，综合考虑公司/组织的战略目标、财务状况、市场环境等因素，做出最终的决策。（三）结果通知1.将议价决策结果及时通知相关供应商。如为中标或成交供应商，应明确告知其中标或成交的产品或服务内容、价格、交货期等关键信息；如未中标或未成交供应商，应说明原因。2.对议价决策结果进行公示，接受公司/组织内部和社会公众的监督。六、合同签订阶段（一）合同起草1.根据议价决策结果，由法务部门或相关专业人员起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、产品或服务的规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的内容。（二）合同审核1.合同起草完成后，提交给相关部门进行审核。审核部门应包括法务、财务、业务等部门，各部门从不同角度对合同条款进行审查。2.法务部门重点审查合同的合法性和合规性；财务部门审查合同的价格条款、付款方式等财务内容；业务部门审查合同的业务条款是否符合实际需求。3.根据审核意见，对合同文本进行修改和完善，确保合同的准确性和完整性。（三）合同签订1.合同审核通过后，由公司/组织授权代表与供应商签订合同。签订合同前，应确保双方对合同条款无异议，并在合同上加盖双方公章或签字。2.合同签订后，应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。七、议价后评估阶段（一）效果评估1.在合同执行过程中或结束后，对议价效果进行评估。评估内容包括价格合理性评估、产品或服务质量评估、供应商履约情况评估等。2.通过与市场同类产品或服务进行比较，分析本次议价是否达到了预期目标，是否为公司/组织节约了成本或带来了其他效益。（二）经验总结1.对议价过程中的经验教训进行总结。分析议价成功或失败的原因，总结在议价准备、实施、决策等环节中的优点和不足之处。2.针对存在的问题，提出改进措施和建议，为今后的议价工作提供参考。（三）资料归档1.将议价过程中形成的各类资料，如需求分析报告、信息收集资料、议价方案、谈判记录、合同文本、评估报告等进行整理归档。2.建立完善的议价档案管理制度，确保档案资料的安全、完整和可查阅，为公司/