erp使用规范制度

PAGEerp使用规范制度一、总则（一）目的本规范制度旨在确保公司ERP系统的安全、稳定、高效运行，规范系统使用行为，提高公司管理水平和运营效率，保障公司业务数据的准确性、完整性和保密性，促进公司信息化建设与业务发展的协同共进。（二）适用范围本规范制度适用于公司全体员工，包括但不限于各部门管理人员、业务操作人员、系统维护人员等，涉及公司所有使用ERP系统进行业务处理、数据管理及相关操作的工作场景。（三）基本原则1.合法性原则：ERP系统的使用必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度，确保系统操作和数据处理符合相关要求。2.安全性原则：高度重视系统安全，采取有效措施保护公司ERP系统免受未经授权的访问、破坏、篡改或数据泄露，保障公司信息资产的安全。3.准确性原则：所有录入系统的数据应真实、准确、完整，确保系统数据能够准确反映公司业务实际情况，为公司决策提供可靠依据。4.规范性原则：明确系统使用流程和操作规范，全体员工应按照统一标准进行系统操作，保持工作的一致性和规范性，提高工作效率和质量。5.及时性原则：业务发生后应及时在ERP系统中进行记录和处理，确保数据的时效性，以便及时掌握公司运营状况，做出合理决策。二、ERP系统账号管理（一）账号申请与审批1.新员工入职或因工作需要新增ERP系统账号时，由所在部门负责人填写《ERP系统账号申请表》，详细注明申请账号的人员姓名、所属部门、岗位、申请账号的用途及权限范围等信息。2.《申请表》提交至公司信息化管理部门进行审核，信息化管理部门根据公司组织架构、岗位职责以及系统安全管理要求，对申请账号的必要性、权限合理性进行评估。3.审核通过后，由信息化管理部门为申请人创建ERP系统账号，并分配初始密码。申请人应在首次登录系统后立即修改初始密码，确保账号安全。（二）账号使用与权限管理1.员工应妥善保管自己的ERP系统账号和密码，不得将账号转借他人使用。因工作需要多人协作使用同一账号的，需经所在部门负责人批准，并明确各人员的操作权限和责任。2.根据员工岗位职责和工作需求，由所在部门负责人提出权限申请，填写《ERP系统权限申请表》，详细说明申请权限的功能模块、具体操作权限（如查询、录入、修改、删除等）及适用范围等内容。3.《申请表》经部门负责人签字确认后，提交至公司信息化管理部门进行审批。信息化管理部门根据公司内部控制要求和业务流程规范，对权限申请进行严格审核，确保权限分配合理、合规。4.权限审批通过后，信息化管理部门及时为员工调整ERP系统权限。员工应定期检查自己的权限设置是否与工作实际相符，如有疑问或发现权限异常，应及时向信息化管理部门反馈。（三）账号停用与注销1.员工离职、岗位调动或不再需要使用ERP系统账号时，所在部门负责人应及时通知信息化管理部门停用该账号。信息化管理部门在接到通知后，立即对账号进行停用操作，禁止该账号继续登录系统。2.对于离职员工的ERP系统账号，所在部门应在员工离职手续办理完毕后，填写《ERP系统账号注销申请表》，提交至信息化管理部门进行账号注销处理。信息化管理部门在核实相关情况后，对账号进行彻底注销，清除账号相关数据信息。3.因系统升级、维护或其他原因需要临时停用部分员工账号时，由信息化管理部门提前发布通知，告知相关员工停用时间及预计恢复使用时间，并做好相应的解释工作。三、ERP系统操作规范（一）系统登录1.员工应使用公司统一分配的账号和密码登录ERP系统，严禁使用他人账号登录。登录系统时，需确保网络连接正常，按照系统提示步骤进行操作。2.如忘记密码，应及时通过系统提供的密码找回功能进行重置，或向信息化管理部门提交《ERP系统密码找回申请表》，按照规定流程进行密码重置。在密码找回或重置过程中，应注意保护个人账号安全，避免泄露账号信息。（二）业务操作流程1.各业务部门应根据公司实际业务情况和ERP系统功能设置，制定详细的业务操作流程，并确保员工熟悉掌握。员工在进行业务操作时，必须严格按照规定的流程进行，不得擅自简化或跳过操作步骤。2.在录入业务数据前，应仔细核对相关原始凭证和资料，确保数据准确无误。录入过程中，要注意数据的完整性，避免出现漏填、错填等情况。对于必填字段，必须完整填写，不得留空。3.涉及多部门协同的业务操作，相关部门应加强沟通与协作，按照既定的流程和时间节点完成各自的工作任务，并及时在系统中进行数据传递和共享。任何一方发现数据问题或操作异常时，应及时与相关部门沟通协调，共同解决问题，确保业务流程的顺畅进行。（三）数据修改与删除1.对于已录入系统且需要修改的数据，操作人员应填写《ERP系统数据修改申请表》，详细说明修改原因、修改内容、涉及的业务模块及数据记录等信息。经所在部门负责人审核批准后，方可进行数据修改操作。2.在修改数据时，应保留原数据记录，并注明修改日期、修改人等信息，以便追溯数据变更历史。如因数据修改导致相关业务流程发生变化，应及时通知相关部门和人员进行相应调整。3.原则上禁止删除已录入ERP系统的数据记录。如确因业务原因需要删除数据，必须由业务部门提出书面申请，详细说明删除原因、涉及的数据范围及对业务的影响等内容。经公司高层领导审批同意后，由信息化管理部门按照规定的程序进行数据删除操作，并做好相关记录。（四）系统退出业务操作完成后，操作人员应及时退出ERP系统。在退出系统前，应检查是否已保存所有未提交的业务数据，确保系统操作的完整性。严禁在未正常退出系统的情况下直接关闭计算机或网络连接，以免造成数据丢失或系统异常。四、ERP系统数据管理（一）数据备份1.公司信息化管理部门应制定完善的数据备份策略，定期对ERP系统中的重要数据进行备份。备份频率根据数据的重要性和变化情况确定，一般分为每日备份、每周备份和每月备份等。2.数据备份应采用多种存储介质和存储方式，如磁带备份、磁盘阵列存储、云存储等，以确保数据的安全性和可恢复性。备份数据应存储在安全可靠的位置，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.在进行数据备份操作时，应做好详细的备份记录，包括备份时间、备份内容、备份介质编号等信息。备份记录应妥善保存，以便在需要时能够快速准确地查找和恢复数据。（二）数据恢复1.如因系统故障、数据丢失或其他原因需要进行数据恢复操作时，由信息化管理部门负责组织实施。在进行数据恢复前，应制定详细的数据恢复计划，明确恢复的目标数据、恢复时间范围及恢复步骤等内容。2.数据恢复操作应在确保系统安全和稳定的前提下进行，严格按照数据恢复计划执行。恢复过程中，要密切关注系统运行状态和数据恢复情况，及时处理出现的问题。恢复完成后，应对恢复的数据进行验证和测试，确保数据的准确性和完整性。3.数据恢复完成后，应及时总结经验教训，对数据备份策略和系统维护措施进行评估和优化，防止类似问题再次发生。同时，要将数据恢复的相关情况详细记录在案，以备后续查阅和审计。（三）数据安全与保密1.全体员工应严格遵守公司数据安全与保密制度，增强数据安全意识，妥善保管涉及ERP系统的数据信息，不得随意泄露、传播或用于非公司业务目的。2.在处理和传输ERP系统数据时，应采取必要的安全措施，如加密传输、访问控制等，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。对于涉及公司机密的数据，应按照公司保密规定进行严格管理和保护。3.严禁在连接外网的计算机上存储和处理ERP系统中的敏感数据。如需在外部设备上存储数据，必须经过公司信息化管理部门的审批，并采取加密等安全措施，确保数据安全。五、ERP系统维护与升级（一）系统日常维护1.公司信息化管理部门应安排专人负责ERP系统的日常维护工作，定期检查系统运行状态，包括服务器性能、网络连接、软件进程等，及时发现并处理系统故障和异常情况。2.定期对ERP系统进行清理和优化，如清除系统日志、临时文件、过期数据等，以提高系统运行效率，确保系统资源的合理利用。同时，要对系统的各项参数进行检查和调整，确保系统配置符合公司业务需求和安全要求。3.建立系统维护记录档案，详细记录系统维护的时间、内容、处理结果等信息。维护记录应妥善保存，以便对系统运行情况进行跟踪和分析，为系统升级和优化提供参考依据。（二）系统升级1.根据ERP系统供应商发布的升级通知、补丁程序以及公司业务发展的需要，信息化管理部门制定系统升级计划。升级计划应明确升级的目标、范围、时间安排、风险评估及应对措施等内容。2.在系统升级前，应对升级内容进行详细测试，确保升级后的系统功能正常、数据兼容且不影响公司现有业务流程运行。测试过程中，要模拟各种业务场景，对系统的各项功能进行全面验证，及时发现并解决可能出现的数据冲突、功能异常等问题。3.系统升级应选择在业务相对空闲的时间段进行，以减少对公司正常业务的影响。升级过程中，要密切关注系统运行状态，及时处理升级过程中出现的问题。升级完成后，要对升级效果进行评估和验收，确保系统升级达到预期目标。（三）系统故障处理1.当ERP系统出现故障时，操作人员应立即报告所在部门负责人，并同时通知公司信息化管理部门。信息化管理部门接到故障报告后，应迅速组织技术人员进行故障排查和处理。2.技术人员应根据故障现象和系统日志等信息，分析故障原因，制定相应的解决方案。在处理故障过程中，要尽量缩短系统停机时间，减少对公司业务的影响。如故障较为复杂，需较长时间才能解决，应及时向相关部门和人员通报故障处理进展情况。3.故障处理完成后，技术人员应详细记录故障发生的时间、现象、原因、处理过程及结果等信息，并对故障原因进行深入分析总结，提出预防措施和改进建议，避免类似故障再次发生。六、培训与支持（一）培训计划1.公司信息化管理部门应根据员工岗位需求和ERP系统功能特点，制定年度ERP系统培训计划。培训计划应涵盖系统操作培训、业务流程培训、系统维护培训等内容，明确培训对象、培训时间、培训地点、培训方式及培训师资等信息。2.培训计划应充分考虑员工的工作实际情况，合理安排培训时间，避免与员工正常工作发生冲突。对于新入职员工，应在入职后尽快安排系统基础操作培训，使其能够尽快熟悉和掌握ERP系统的基本功能和操作方法。（二）培训实施1.根据培训计划，组织开展各类ERP系统培训课程。培训方式可采用集中授课、在线学习、现场实操演示等多种形式相结合，以满足不同员工的学习需求。培训过程中，要注重与学员的互动交流，及时解答学员提出的问题，确保培训效果。2.培训师资应具备丰富的ERP系统知识和实践经验，能够熟练掌握系统操作和业务流程。培训师资应提前准备好培训资料，包括培训课件、操作手册、案例分析等，确保培训内容丰富、生动、实用。3.鼓励员工积极参加ERP系统培训，提高自身业务水平和系统操作能力。对于培训表现优秀的员工，给予适当的奖励和表彰，以激发员工的学习积极性。（三）技术支持1.公司信息化管理部门设立专门的ERP系统技术支持热线或邮箱，为员工提供系统操作和使用方面的技术咨询服务。员工在使用ERP系统过程中遇到问题时，可随时通过热线或邮箱向技术支持人员寻求帮助。2.技术支持人员应及时回复员工的咨询和求助信息，对于一般性问题，应在规定时间内给予明确的解决方案；对于较为复杂的问题，应及时组织技术力量进行研究分析，并尽快给予答复。同时，要对员工咨询和求助的问题进行记录和整理，定期进行总结分析，以便不断优化系统功能和操作流程，提高系统的易用性和稳定性。七、监督与考核（一）监督机制1.公司成立ERP系统使用监督小组，成员由公司高层领导、信息化管理部门负责人及各业务部门代表组成。监督小组负责定期对公司ERP系统的使用情况进行检查和监督，确保系统使用规范制度的有效执行。2.监督小组通过系统审计、数据抽查、现场检查等方式，对ERP系统账号管理、操作规范、数据管理、维护升级等方面进行全面监督。对于发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.将ERP系统使用情况纳入员工绩效考核体系，制定具体的考核指标和评分标准。考核指标包括系统操作准确性及时性、数据质量、系统维护配合度等方面，确保考核全面客观地反映员工在ERP系统使用方面的工作表现。2.根据考核结果，对表现优秀的员工给予奖励，如绩效加分、奖金奖励、晋升推荐等；对违反E