政府文档规范制定制度

PAGE政府文档规范制定制度一、总则（一）目的为加强政府文档管理，确保文档的规范性、准确性、完整性和安全性，提高政府工作效率和质量，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门及所属单位在各类公务活动中形成的文件、资料、记录等文档的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及相关行业标准，确保文档管理活动合法合规。2.统一规范原则：对文档的格式、内容、流程等进行统一规范，实现标准化管理。3.安全保密原则：保障文档信息的安全，防止泄露、篡改和丢失，对涉及国家机密、工作秘密等重要文档进行严格保密管理。4.高效实用原则：以提高工作效率为目标，优化文档管理流程，确保文档能够及时、准确地为工作提供支持和服务。二、文档分类与编号（一）分类标准1.按来源分类：分为上级文件、本级文件、下级文件、平级文件等。2.按内容分类：涵盖政策法规、行政管理、经济发展、社会民生、文化教育、科技卫生等类别。3.按时间分类：可分为年度文件、季度文件、月度文件等。（二）编号规则1.文档编号应具有唯一性，便于识别和查询。2.编号格式为：[年份][部门代码][类别代码][顺序号]。例如：20230101001，其中“2023”表示年份，“01”表示部门代码，“01”表示类别代码，“001”表示顺序号。3.部门代码和类别代码应根据预先设定的标准进行编制，确保代码的系统性和规范性。三、文档起草与审核（一）起草要求1.内容准确：表述清晰、逻辑严谨，数据真实可靠，引用法律法规和政策依据准确无误。2.格式规范：按照本制度规定的文档格式进行起草，包括字体、字号、行距、页边距等。3.语言简洁：文字简洁明了，避免冗长、复杂的表述，便于理解和执行。（二）审核流程1.初稿完成后，起草人应进行自我审核，确保内容无误、格式规范。2.将初稿提交至部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性、完整性和与工作实际的契合度。3.初审通过后，送相关业务部门进行会审，征求意见和建议，对涉及多部门的文档，应组织联合会审。4.根据会审意见，起草人对文档进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。四、文档签发与印发（一）签发权限1.一般性文件由部门负责人签发。2.重要文件、涉及重大事项的文件由政府分管领导或主要领导签发。（二）印发流程1.经签发后的文档，由文档管理部门进行排版、校对，确保格式准确无误。2.根据文档的印发范围和数量，确定印发方式，如印刷、电子传输等。3.印刷文档时，应选择质量可靠的印刷单位，确保印刷质量清晰、装订牢固。4.电子文档传输应采用安全可靠的方式，确保接收方能够准确无误地获取文档。五、文档归档与保管（一）归档范围1.各类正式文件、会议纪要、工作报告、统计报表等。2.重要的工作记录、合同协议、调研资料等。3.上级领导的批示、交办事项的办理结果等。（二）归档要求1.定期归档：各部门应在规定时间内将文档整理归档，一般每月或每季度进行一次。2.分类整理：按照文档分类标准进行分类整理，确保归档文档的系统性和规范性。3.编号登记：对归档文档进行编号登记，建立详细的文档目录，便于查询和检索。（三）保管方式1.纸质文档：应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，确保存放整齐、便于查找。2.电子文档：应存储在安全可靠的存储设备中，并进行备份，定期对电子文档进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.重要文档应采取加密存储、异地备份等措施，确保文档的安全性。六、文档查阅与借阅（一）查阅权限1.本部门人员因工作需要可查阅本部门归档的文档。2.外单位人员查阅政府文档需经相关部门负责人批准，并办理查阅手续。3.涉及国家机密、工作秘密等重要文档的查阅，应严格按照保密规定进行审批和管理。（二）查阅流程1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅文档的名称、文号、查阅目的等信息。2.申请表经部门负责人或相关审批人批准后，交文档管理部门。3.文档管理部门根据申请表提供查阅服务，查阅人应在指定地点查阅文档，不得擅自将文档带出或复制。（三）借阅规定1.因工作需要确需借阅文档的，应填写借阅申请表，经部门负责人和文档管理部门负责人批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的文档，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏或丢失文档。4.借阅期满后，借阅人应及时归还文档，文档管理部门应对归还的文档进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。七、文档保密管理（一）保密范围1.涉及国家机密、军事秘密、商业秘密、个人隐私等信息的文档。2.尚未公开的政策文件、工作方案、统计数据等。（二）保密措施1.建立保密制度，明确保密责任，对涉及保密文档的人员进行保密教育和培训。2.对保密文档进行标识，严格限制接触范围，实行专人专管。3.在文档存储、传输、使用过程中，采取加密、防火墙、访问控制等安全技术措施，防止信息泄露。4.对保密文档的销毁进行严格审批和监督，确保销毁过程安全可靠。八、文档信息化管理（一）系统建设1.建立政府文档管理信息系统，实现文档的电子化存储、检索、借阅、审批等功能。2.系统应具备良好的兼容性和扩展性，能够与其他业务系统进行对接，实现信息共享。（二）数据录入与维护1.及时将纸质文档和电子文档录入文档管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统数据进行维护和更新，清理无效数据，保证系统运行稳定。（三）安全管理1.加强文档管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对系统用户进行权限管理，严格控制用户的访问权限，确保系统安全。九、文档销毁与处置（一）销毁范围1.已过保管期限且无留存价值的文档。2.因工作失误或其他原因形成的重复、错误、无效的文档。3.涉及保密事项且已解密的文档。（二）销毁流程1.由文档管理部门提出销毁申请，填写销毁清单，注明文档的名称、文号、数量等信息。2.销毁申请经部门负责人和相关审批人批准后，组织实施销毁。3