档案保管规范制度

PAGE档案保管规范制度一、总则1.目的本制度旨在建立科学、规范、安全的档案保管体系，确保公司/组织各类档案的完整性、准确性和保密性，为公司/组织的运营管理、决策支持、历史研究等提供可靠的信息资源。2.适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。3.档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。4.基本原则集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，不得篡改、伪造档案内容。完整性原则：档案应齐全完整，涵盖公司/组织工作的各个方面，不得遗漏重要文件和资料。保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。便于利用原则：档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为公司/组织的发展提供有力支持。二、档案管理部门及职责1.档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司/组织的档案工作。档案管理部门可根据实际情况配备档案管理人员，负责具体的档案管理业务。2.档案管理部门职责制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案保管规范制度及相关操作规程，确保档案管理工作有章可循。档案收集与整理：负责组织各部门收集、整理本部门形成的档案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和完整性。档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行安全保管，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全无损。档案利用服务：为公司/组织内部各部门及员工提供档案查询、借阅等利用服务，根据规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。档案信息化建设：推进档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。档案业务指导与培训：对各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理人员的培训工作，提高档案管理队伍的业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理1.档案收集范围行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理记录等。业务经营类：涵盖市场营销、销售合同、采购合同、生产计划与报表、质量控制文件、客户资料等。财务审计类：包含财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。工程技术类：涉及工程项目规划、设计图纸、施工方案、竣工验收资料等。其他类：如知识产权文件、荣誉证书、对外宣传资料等具有保存价值的文件和资料。2.档案收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作：按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。档案应在形成后及时收集：不得拖延积压，对于重要紧急的文件和资料应优先收集整理。收集的档案应保持原始状态：不得擅自涂改、损坏档案内容，如有破损或缺失应及时修复和补充。3.档案整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点：保持文件之间的有机联系，按照文件的来源、时间、内容等进行分类整理。分类标准应统一：根据档案的性质、用途等因素，确定合理的分类方案，如可采用年度机构保管期限分类法等。编号应规范：对每一份档案或每一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编目应准确：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，确保目录与档案内容相符。四、档案的保管1.档案库房建设与管理档案库房应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等功能：选址应符合安全要求，远离火源、水源等危险区域，配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。档案库房应划分不同的功能区域：如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。档案库房应保持清洁卫生：定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。2.档案装具选择与使用根据档案的类型和特点选择合适的档案装具：如档案盒、档案柜、光盘存储设备等，确保档案能够得到妥善保存。档案装具应符合质量标准：具有足够的强度和稳定性，能够有效保护档案，防止档案变形、损坏。档案装具应进行标识：标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.档案存放方式按照档案的分类方案进行存放：将不同类别的档案分别存放在相应的档案架或档案柜中，确保档案存放的有序性。同一类档案应按照保管期限进行排列：先存放永久保管的档案，再依次存放长期、短期保管的档案。档案应竖放：避免档案平放导致变形或损坏，同时便于抽取和查阅。4.档案保管期限划分永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管：对公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。短期保管：对公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。5.档案定期检查与维护档案管理部门应定期对档案进行检查：检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。每年应对档案进行全面清查：核对档案的数量、编号、目录等信息，确保档案的准确性和完整性。根据档案的保管状况和实际需要：对档案进行必要的修复、复制等维护工作，延长档案的使用寿命。五、档案的利用1.档案利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要：可查阅、借阅相关档案，用于工作参考、决策支持、业务办理等。外部单位因合作、审计、调查等需要：经公司/组织批准，可查阅相关档案，但应严格遵守保密规定。2.档案利用申请与审批公司/组织内部人员查阅、借阅档案：应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。外部单位查阅、借阅档案：需提交正式的查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等，经公司/组织相关领导审批同意后，由档案管理部门办理相关手续。档案管理部门应在收到申请后及时进行审批：对于符合规定的申请，应在规定时间内予以办理；对于不符合规定的申请，应说明理由并退回申请。3.档案查阅与借阅规定档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行：查阅人员应遵守查阅场所的管理制度，不得擅自将档案带出查阅场所。档案借阅一般不得超过规定期限：如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。查阅、借阅档案时：档案管理人员应做好登记工作，记录查阅、借阅时间、人员、档案名称、数量等信息，确保档案的安全和完整。4.档案利用过程中的保密要求查阅、借阅人员应对档案内容严格保密：不得泄露档案中涉及的公司/组织商业秘密、敏感信息等。如需摘录、复制档案内容：应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。摘录、复制的档案内容应妥善保管，不得用于非授权用途。六、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定工作组织档案管理部门应定期组织档案鉴定工作：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定。2.档案鉴定标准与方法依据档案的保管期限划分标准：结合公司/组织的实际情况，对档案进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。考虑档案的重要性、完整性、时效性等因素：综合评估档案的利用价值，对于已失去保存价值的档案，应及时予以鉴定。3.档案销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核：形成档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁理由等信息。档案销毁清册经公司/组织相关领导审批后：由档案管理部门组织实施销毁工作，销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。档案销毁后：档案管理部门应在档案销毁清册上注明销毁日期，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理1.档案信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统：实现档案的数字化采集、存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和质量。实现档案信息资源的共享：方便公司/组织内部各部门及员工查询和利用档案，为公司/组织的决策支持和业务发展提供有力保障。2.档案数字化处理对纸质档案进行数字化扫描：扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换、图像处理等工作，保证电子文件的质量。对电子档案进行分类、编号、著录等整理工作：建立电子档案目录数据库，实现电子档案的规范化管理。定期对档案数字化成果进行备份：备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。3.档案信息管理系统功能要求具备档案录入、查询、借阅、统计等基本功能：能够方便快捷地实现档案信息的管理和利用。具有权限管理功能：根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全和保密。支持数据备份与恢复功能：定期对档案信息进行备份，防止数据丢失，在系统出现故障时能够及时恢复数据。具备数据安全防护功能：采取防火墙、加密技术等措施，防止档案信息被非法访问、篡改或泄露。4.档案信息化安全管理建立健全档案信息化安全管理制度：明确档案信息管理系统的操作规范、安全责任等，确保档案信息化工作的安全有序开展。加强对档案信息管理系统的安