部门例会管理规范制度

PAGE部门例会管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司部门之间的沟通与协作，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本部门例会管理规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门组织召开的例会。（三）基本原则1.高效务实原则：例会应注重解决实际问题，提高工作效率，避免形式主义。2.沟通协作原则：加强部门之间的信息交流与沟通，促进协作配合，共同推进公司整体目标的实现。3.规范有序原则：例会的组织、召开、记录、跟进等环节应严格按照规定程序进行，确保会议的规范性和严肃性。二、例会组织（一）例会分类1.部门周例会：每周定期召开，由各部门负责人主持，部门全体成员参加。主要总结上周工作进展，安排本周工作计划，协调解决部门内部问题。2.部门月例会：每月召开一次，在部门周例会基础上，对本月工作进行全面总结和分析，评估工作目标完成情况，部署下月重点工作任务。3.跨部门协调例会：根据工作需要不定期召开，由涉及相关工作的部门负责人共同参与。旨在协调解决跨部门工作中出现的问题，加强部门间的协同合作。（二）例会时间与地点1.部门周例会：每周[具体时间]召开，会议时长控制在[X]小时以内。会议地点为[具体会议室]。2.部门月例会：每月[具体日期]召开，会议时长控制在[X]小时左右。会议地点为[具体会议室]。3.跨部门协调例会：根据实际情况确定会议时间和地点，提前通知相关部门。（三）例会主持人1.部门周例会由各部门负责人主持。主持人应提前做好会议准备工作，明确会议主题和议程，确保会议高效进行。2.部门月例会由部门负责人主持，必要时可邀请公司高层领导参加并指导工作。3.跨部门协调例会由涉及相关工作的部门负责人共同协商确定主持人，主持人负责协调各方意见，推动问题解决。（四）例会参会人员1.部门周例会参会人员为部门全体成员。参会人员应提前做好工作安排，准时参加会议，不得无故缺席。如有特殊情况不能参会，需提前向部门负责人请假，并安排好工作交接。2.部门月例会参会人员为部门全体成员，可根据会议内容邀请相关人员列席。3.跨部门协调例会参会人员为涉及相关工作的部门负责人及相关工作人员。如有需要，可邀请公司领导、其他相关部门人员或外部专家参加。三、例会准备（一）会议议题收集1.各部门成员应提前思考工作中存在的问题、需要协调解决的事项以及对下一阶段工作的建议，并整理成议题，于例会召开前[X]天提交给部门负责人。2.部门负责人对收集到的议题进行筛选和整理，确定例会讨论的重点议题，并提前告知参会人员。（二）会议资料准备1.主持人应根据会议议题准备相关资料，如工作汇报材料、数据分析报告、问题解决方案等，确保资料内容准确、详实，能够支持会议讨论和决策。2.参会人员应根据会议要求，提前准备好个人发言所需资料，如工作进展汇报、问题分析报告、建议方案等。（三）会议通知1.例会召开前[X]天，由专人负责发送会议通知。会议通知应明确会议时间、地点、主题、议程以及参会人员等信息，确保参会人员提前知晓并做好准备。2.对于跨部门协调例会，应提前与相关部门沟通协调，确保各方人员能够按时参加会议。四、例会流程（一）开场环节1.主持人介绍会议目的、议程安排以及参会人员。2.简要回顾上次例会的主要内容和决议执行情况，重点关注未完成事项的进展情况。（二）工作汇报环节1.各部门负责人或指定人员按照议程顺序，依次汇报本部门上周（或上月）工作进展情况，包括工作成果、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。汇报应简洁明了、重点突出，使用数据和事实支撑工作成果。2.在汇报过程中，其他参会人员如有疑问或建议，可以随时提问或发表意见，但应注意尊重汇报人的发言，避免打断汇报。（三）问题讨论环节1.针对工作汇报中提出的问题以及收集到的议题，组织参会人员进行深入讨论。讨论应围绕问题的本质、原因分析、解决方案等方面展开，鼓励参会人员充分发表意见和建议，提出创新性的思路和方法。2.在讨论过程中，主持人应引导讨论方向，确保讨论不偏离主题，避免出现争吵或混乱局面。对于争议较大的问题，应组织相关人员进行充分沟通和协商，力求达成共识。（四）决策与部署环节1.根据问题讨论结果，主持人组织参会人员进行决策，明确工作任务的责任人、时间节点、质量标准以及资源需求等。决策应充分考虑公司整体利益和实际情况，确保决策的科学性和可行性。2.对下一阶段的工作进行全面部署，明确各部门的工作重点和目标任务，强调工作的重要性和紧迫性，确保各项工作能够有序推进。（五）总结环节1.主持人对本次例会进行总结，强调会议讨论的重点问题和决策结果，再次明确各部门的工作任务和要求。2.对参会人员的积极参与和配合表示感谢，并鼓励大家在今后的工作中继续加强沟通协作，共同为公司发展贡献力量。（六）会议记录1.每次例会应安排专人负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议题、讨论内容、决策结果以及工作部署等详细信息。会议记录应准确、完整，能够真实反映会议全过程。2.会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内完成会议记录整理，并发送给参会人员进行确认。如有需要修改或补充的内容，应及时与相关人员沟通核实，确保会议记录的准确性。五、例会跟进与反馈（一）决议执行跟踪1.各部门应按照例会决策结果，制定详细的工作计划，并明确责任人、时间节点和质量标准。工作计划应在例会结束后[X]个工作日内提交给部门负责人审核，并报公司办公室备案。2.部门负责人应定期对本部门工作计划执行情况进行检查和督促，及时发现问题并采取有效措施加以解决。对于执行过程中遇到的困难和问题，应及时向公司领导汇报，寻求支持和协调。3.公司办公室负责对各部门例会决议执行情况进行跟踪和监督，定期收集各部门工作计划执行进度报告，并向公司领导汇报。对于执行不力的部门，将进行通报批评，并要求限期整改。（二）信息反馈与沟通1.在工作过程中，各部门如发现例会决策存在问题或需要调整，应及时向主持人或相关部门反馈。反馈信息应包括问题描述、原因分析、建议调整方案等内容，以便及时进行沟通和协调。2.主持人或相关部门收到反馈信息后，应及时组织相关人员进行研究和讨论，根据实际情况做出决策，并及时将决策结果反馈给相关部门。（三）效果评估1.定期对例会效果进行评估，评估内容包括会议议题的解决情况、工作任务的完成情况、部门间的沟通协作效果、员工对例会的满意度等方面。评估结果将作为改进例会组织和管理的重要依据。2.根据例会效果评估结果，总结经验教训，及时调整例会的组