公文印发制度规范

PAGE公文印发制度规范一、总则（一）目的为了确保公司/组织公文印发工作的规范化、标准化，提高公文处理效率和质量，保证公文的严肃性、准确性和权威性，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有公文的印发工作，包括但不限于请示、报告、通知、通报、决定、意见等各类公文。（三）基本原则1.准确规范原则公文内容应符合法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定，语言表达准确、逻辑严谨、格式规范。2.及时高效原则公文处理应遵循时效性要求，确保公文及时印发、传递，提高工作效率，避免延误。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强公文印发过程中的安全保密措施，防止公文泄露。二、公文种类及格式要求（一）公文种类1.请示适用于向上级机关请求指示、批准。2.报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。3.通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。4.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。5.决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。6.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（二）格式要求1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。3.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。4.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。7.签发人：上行文应当标注签发人姓名。8.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。15.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。16.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。17.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。18.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。19.页码：公文页数顺序号。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草应当做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。2.起草公文前，应当深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，起草部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，起草部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。3.公文的语言应当符合语法规范，避免使用生僻字、异体字、繁体字以及表述不清、容易产生歧义的词汇和句子结构。（二）起草流程1.明确公文主题和目的，确定发文范围、内容要点和格式要求。2.收集相关资料和信息，进行必要的调研和分析。3.拟定公文初稿，由起草人按照公文格式和内容要求进行撰写。4.初稿完成后，起草人应进行自我审核，检查内容的准确性、完整性和逻辑性，语言表达是否规范、通顺。四、公文审核（一）审核内容1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。（二）审核流程1.公文初稿完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核内容是否符合要求、格式是否规范等。2.初审通过后，将公文送办公室审核。办公室审核人员应从公文的整体质量、政策法规依据、格式规范等方面进行全面审核，并提出审核意见。3.对于涉及重要事项、重大决策或专业性较强的公文，办公室应组织相关部门或专家进行会审，充分听取各方意见，确保公文的科学性、合理性和可行性。4.审核人员应在规定时间内完成审核工作，并将审核意见反馈给起草部门。起草部门应根据审核意见对公文进行修改完善，直至审核通过。五、公文签发（一）签发权限1.以公司/组织名义制发的公文，由公司/组织负责人签发。2.重要公文和涉及多个部门的公文，应当由公司/组织负责人集体讨论决定后签发，或者由主要负责人授权相关负责人签发。3.部门发文，由部门负责人签发。（二）签发流程1.公文经审核通过后，起草部门将公文呈送相应的签发人。2.签发人应认真审阅公文内容，确认无误后签署姓名和日期。3.对于需集体讨论决定的公文，应按照规定的程序进行讨论，并由主持人签署意见。六、公文印发（一）印发准备1.办公室根据签发后的公文进行编号、排版、校对等工作。2.确保公文格式符合要求，内容准确无误，页码连续，附件齐全。3.准备好公文的印制材料，如纸张、油墨等，保证印制质量。（二）印发流程1.经校对无误的公文，由办公室按照规定的格式和份数进行印制。2.印制过程中，应严格控制质量，确保公文的字迹清晰、页面整洁、装订牢固。3.公文印制完成后，由专人负责进行份数清点和封装，并在封口处加盖印章。4.根据公文的发送范围和紧急程度，及时安排分发和传递。七、公文归档与保管（一）归档要求1.公文办理完毕后，承办部门应及时将公文定稿、正本及有关材料整理归档。2.归档的公文应齐全完整，符合公文格式要求，能够准确反映公文的形成过程和历史面貌。3.归档的公文应按照年度、保管期限、组织机构等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。（二）保管期限1.公文的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.对公司/组织具有重要查考利用价值的公文，如涉及重大决策、重要业务、历史沿革等的公文，应列为永久保管。3.对在一定时期内具有查考利用价值的公文，如一般性业务文件、阶段性工作文件等，可列为长期保管，保管期限一般为10年至30年。4.对只在较短时间内具有查考利用价值的公文，如临时性通知、便函等，可列为短期保管，保管期限一般为5年以下。（三）保管措施1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保公文档案的安全保管。2.建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责，加强对档案库房的日常管理和维护。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题，确保档案的完整性和准确性。八、公文保密与销毁（一）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密、秘密的公文，应采取相应的保密措施。2.限定公文的知悉范围，严格控制公文的传阅、借阅和使用，防止公文泄露。3.涉密公文应在符合保密要求的场所进行起草、审核、印制、传递等操作，涉密人员应签订保密协议，明确保密责任。（二）销毁规定1.对于已过保管期限或不需要继续保存的公文，应按照规定进行销毁。2.销毁公文