零星收款管理制度规范

PAGE零星收款管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司零星收款管理，规范收款流程，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及零星收款的部门、岗位及相关业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：所有收款活动必须符合国家法律法规及相关行业标准要求。2.准确性原则：确保每一笔收款记录准确无误，收款金额、来源、时间等信息清晰明确。3.及时性原则：收款人员应及时将收到的款项上缴公司，不得拖延。4.安全性原则：保障收款资金的安全，防止出现丢失、挪用等情况。二、收款职责分工（一）业务部门1.负责与客户沟通收款事宜，明确收款金额、方式、时间等具体要求，并确保客户知晓相关收款规定。2.对客户的付款情况进行跟踪，及时反馈付款异常信息给财务部门。3.协助财务部门进行款项核对及催款工作。（二）财务部门1.制定零星收款管理制度及流程，并负责监督执行。2.负责收款账户的管理，确保收款资金及时、准确入账。3.审核收款凭证，对收款信息进行记录、核算和分析。4.定期与业务部门核对收款情况，对未及时收回的款项进行催款处理。（三）收款人员1.严格按照公司规定的收款流程进行操作，及时收取款项。2.妥善保管收款凭证及相关资料，确保其真实性、完整性。不得擅自销毁或涂改收款凭证。3.将收取的款项及时上缴公司，不得截留、挪用或坐支。三、收款方式（一）现金收款1.客户以现金方式付款时，收款人员应在收款现场开具收款收据，并加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、客户联和记账联。2.收款人员收取现金后，应立即进行清点，确认金额无误。如发现假币，应予以没收，并及时向公司报告。3.每日营业终了，收款人员应将当日收取的现金与收款收据记账联进行核对，确保一致后，填写现金交款单，将现金存入公司指定的银行账户。（二）银行转账收款1.客户采用银行转账方式付款时，收款人员应及时获取客户的付款信息，包括付款银行、账号、金额等，并将相关信息告知财务部门。2.财务部门根据收款人员提供的信息，核对客户付款是否到账。如发现付款未及时到账或金额不符等情况，应及时与客户沟通核实。3.银行转账到账后，财务部门应及时进行账务处理，并将收款信息反馈给业务部门。（三）其他收款方式如支票、汇票、电子支付等收款方式，参照上述现金收款和银行转账收款的相关规定执行，并根据不同收款方式的特点，制定相应的操作流程和风险防范措施。四、收款流程（一）收款通知1.业务部门在与客户签订合同或达成业务协议时，应明确收款条款，包括收款金额、方式、时间等，并将相关信息告知财务部门。2.业务部门在预计收款日期前，应向客户发送收款通知，提醒客户按时付款。收款通知应注明收款金额、收款方式、付款期限等内容。（二）款项收取1.收款人员收到客户付款后，应按照规定的收款方式进行操作，开具收款凭证，并及时将款项上缴公司。2.如客户采用银行转账方式付款，收款人员应在款项到账后及时告知财务部门。财务部门应在收到通知后，及时核对款项信息，并进行账务处理。（三）收款核对1.财务部门应定期与业务部门核对收款情况，确保收款信息的一致性。核对内容包括收款金额、收款时间、收款方式、客户名称等。2.如发现收款差异，财务部门应及时与业务部门和收款人员沟通核实，查明原因，并进行相应的处理。（四）账务处理1.财务部门根据收款凭证及银行到账信息，及时进行账务处理，确保收款金额准确无误地记录在公司财务账目中。2.对于每一笔收款业务，财务部门应编制详细的记账凭证，注明收款日期、客户名称、收款金额、收款方式等信息，并按照会计核算要求进行分类核算。（五）收款记录与档案管理1.财务部门应建立完善的收款记录台账，详细记录每一笔收款业务的相关信息，包括收款日期、客户名称、收款金额、收款方式、收款凭证号码等。2.收款凭证及相关资料应作为重要的财务档案进行妥善保管，保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。档案管理人员应定期对收款档案进行整理、归档，确保档案的完整性和可查阅性。五、收款监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对零星收款业务进行审计监督，检查收款流程是否合规、收款记录是否准确、资金是否安全等。2.财务部门应加强对收款业务的日常监督，定期对收款情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。（二）外部检查1.公司应积极配合国家相关部门的监督检查，如实提供零星收款业务的相关资料和信息。2.对于外部检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告相关部门。六、风险防范与控制（一）收款风险识别1.财务部门应定期对零星收款业务进行风险评估，识别可能存在的风险因素，如客户信用风险、收款方式风险、资金安全风险等。2.业务部门在与客户开展业务活动时，应关注客户的信用状况，对信用风险较高的客户采取相应的风险防范措施。（二）风险应对措施1.针对客户信用风险，公司可建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估和分级，并根据客户信用等级采取不同的收款策略。2.对于收款方式风险，公司应根据不同收款方式的特点，制定相应的风险防范措施，如加强支票、汇票等票据的审核管理，确保电子支付的安全等。3.为保障资金安全，公司应加强收款人员的培训和管理，提高收款人员的风险意识和操作技能，同时建立健全资金安全管理制度，加强对收款账户的监控和管理。七、违规处理（一）违规行为界定1.收款人员未按照规定的收款流程进行操作，如擅自截留、挪用、坐支款项等。2.业务部门未及时向客户发送收款通知，或未对客户付款情况进行有效跟踪。3.财务部门未及时进行账务处理，或收款记录不准确、不完整。4.其他违反零星收款管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发生违规行为且情节较轻的，公司将给予警告，并责令其限期整改。2.对于多次发生违规行为或情节严重的，公司将视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣发奖金、罚款等，并追究相关人员的责任。3.如违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。