人大档案室制度规范

PAGE人大档案室制度规范一、总则（一）目的为加强人大档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为人大工作提供有力的支持和保障，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于人大机关各部门及所属单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：人大档案室对机关各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则：档案应如实反映工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理和保存工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善人大档案室的各项管理制度。2.负责机关各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，并及时更新维护。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。5.组织开展档案利用工作，为机关各项工作提供档案信息服务，依法依规做好档案查阅、借阅等工作。6.对所属单位的档案工作进行监督指导，组织档案业务培训和交流活动。7.做好档案安全保护工作，确保档案实体和信息安全。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步立卷，并定期向档案室移交。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案室的沟通协调。3.配合档案室做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的档案利用服务。4.按照档案管理要求，做好本部门档案的安全保管和保密工作。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关发来的与人大工作有关的文件、指示、通知等。2.人大机关形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、调研材料、工作报告、决议决定、领导讲话等。3.人大会议的筹备、组织、召开过程中形成的文件材料，如会议通知、议程安排、会议记录、代表发言材料、决议草案等。4.人大代表的议案、建议、批评和意见及办理情况的文件材料。5.人大工作中开展调研、视察、执法检查等活动形成的文件材料。6.机关人事、财务、资产等管理工作中形成的文件材料。7.机关各类活动的照片、录音、录像等声像档案。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理分类，确保文件材料的完整。2.对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案室登记保存。3.收集档案时，应注意文件材料的质量，确保字迹清晰、内容完整、格式规范。4.声像档案应同时收集相关的文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、内容等。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.会议档案：按照会议届次、年度进行分类。3.人大代表议案建议档案：按照议案建议的年份、类别进行分类。4.声像档案：按照载体形式、年度、内容进行分类。（二）整理方法1.文书档案整理：对收集到的文件材料进行分类，区分不同年度、保管期限和机构（问题）。按照文件的形成时间顺序排列，同一事由的文件集中排列。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。2.会议档案整理：将会议文件材料按照会议届次、年度进行分类。对会议文件进行排序、编号，编制会议文件目录。对于重要会议，可单独成册或装盒保存，并编写会议简介。3.人大代表议案建议档案整理：按照议案建议的年份、类别进行分类。对每份议案建议及办理情况进行编号、编目，填写相关表格。建立索引，方便查询。4.声像档案整理：对照片、录音、录像等进行分类编号，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息。制作声像档案目录，同时建立电子档案，存储相关信息。（三）整理要求1.整理档案应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系。2.分类准确，排列有序，编号规范，编目清晰，便于查找和利用。3.档案整理应做到纸质档案与电子档案同步整理，确保两者内容一致。五、档案归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.会议档案应在会议结束后及时归档。3.人大代表议案建议档案应在议案建议办理完毕后及时归档。4.声像档案应在活动结束后一个月内归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.将审核后的档案移交档案室，档案室进行再次审核。3.档案室对符合归档要求的档案进行编目、上架，完成归档工作。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整，分类准确，排列有序，编号规范。2.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案室应建立档案接收台账，记录档案的接收情况。六、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案保管场所，保持整洁、通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具存放档案。2.档案柜应排列整齐，便于查找和使用。3.档案盒应按照档案分类编号顺序存放，盒内文件排列有序。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映人大主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的数据。长期保管的档案：在较长时间内对人大工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：在较短时间内对人大工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。2.各部门应根据档案的重要程度和实际利用价值，提出档案保管期限的初步意见，经档案室审核后确定。（四）档案保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的温湿度记录，根据实际情况进行调节。4.严格遵守档案安全管理制度，确保档案实体和信息安全。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计：包括档案查阅、借阅的人次、卷次等。3.档案保管状况统计：如档案的完好率、破损率等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件进行统计分析，提高统计工作效率和准确性。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。2.定期向上级主管部门和本机关领导报送档案统计报表。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，结合档案的实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）鉴定程序1.档案室定期对库存档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对清单中的档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。4.经本机关领导批准后，进行档案销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，由监销人员和销毁人员签字确认。（五）销毁监督1.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作符合规定要求。2.监销人员应对销毁过程进行全程监督，防止档案丢失或泄露。九、档案利用（一）利用范围1.机关内部各部门因工作需要查阅档案。2.人大代表依法查阅与本人履职相关的档案。3.其他单位或个人因工作需要，按照规定程序查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅纸质档案。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续，限期归还。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。（三）利用程序1.查阅档案：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后交档案室。档案室根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅档案：利用者填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、归还时间等。申请表经所在部门负责人和档案室负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅者需出具有效身份证件，领取档案借阅证。借阅者应按照规定期限归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案：利用者填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等。申请表经所在部门负责人签字同意后交档案室。档案室审核后，按照规定进行复制，并收取相应费用。（四）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案时，应在规定的场所进行，不得擅自将档案带出档案室。3.复制档案应经档案室同意，复制件应加盖档案室印章，与原件具有同等效力。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为机关各项工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的目录信息和全文信息录入档案信息化管理系统。4.挂接存储：将数字化档案与对应的目录信息进行挂接，存储在服务器或存储设备上。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入和修改。2.检索查询：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅进行在线申请、审批和登记。4.统计分析：对档案数据进行统计分析