报销制度规范

PAGE报销制度规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，特制定本报销制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规以及公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期。二、报销范围（一）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等公共交通票据，以及因出差产生的市内交通费用（如出租车票、地铁票、公交车票等）。2.住宿费用：员工因出差需要在外住宿的，凭合法有效的住宿发票报销。3.餐饮补贴：按照公司规定的标准给予出差期间的餐饮补贴。4.其他杂费：如行李托运费、订票手续费等与出差相关的合理费用。（二）业务招待费1.招待客户的餐饮费用：因业务需要招待客户而发生的餐饮支出。2.礼品费用：为维护客户关系，赠送客户的礼品费用，但应符合公司规定的礼品标准和审批流程。3.娱乐费用：在合理范围内，用于招待客户的娱乐活动费用，如高尔夫球、KTV等，但需提前经过审批。（三）办公费1.办公用品：如纸张、笔、笔记本、文件夹、墨盒、硒鼓等办公所需用品。2.办公设备：包括电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置、维修、保养费用。3.通讯费用：员工因工作需要使用的手机话费、固定电话费、网络费等。（四）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等公共交通票据，以及因出差产生的市内交通费用（如出租车票、地铁票、公交车票等）。2.住宿费用：员工因出差需要在外住宿的，凭合法有效的住宿发票报销。3.餐饮补贴：按照公司规定的标准给予出差期间的餐饮补贴。4.其他杂费：如行李托运费、订票手续费等与出差相关的合理费用。（五）培训学习费1.内部培训费用：参加公司组织的各类内部培训课程所产生的费用，如培训教材费、讲师课酬费等。2.外部培训费用：经公司批准参加外部专业培训机构举办的培训课程所产生的费用，包括学费、教材费、住宿费、差旅费等，但需提供培训相关证明材料。（六）其他费用1.会议费：因召开会议而产生的场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用以及参会人员的交通、餐饮、住宿等费用。2.咨询费：聘请外部专业机构或专家提供咨询服务所支付的费用。3.诉讼费：因公司涉及法律纠纷而产生的诉讼费用。4.其他经公司认可的合理费用：如员工因工作需要发生的特殊费用，经公司领导审批后可予以报销。三、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写相应的费用申请表，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请表需按照公司规定的审批流程进行逐级审批。对于预算内费用，由部门负责人审批；对于超出预算的费用项目，还需经过财务部门审核和公司高层领导审批。（二）费用发生与取得凭证1.员工在费用发生过程中，应按照实际情况取得合法有效的原始凭证，如发票、收据、合同等。2.原始凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容（含数量、单价及金额）等。3.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与实际业务不符的发票进行报销。（三）粘贴与整理凭证1.员工将取得的原始凭证按照费用类别和时间顺序进行整理，同类费用的凭证应粘贴在一起。2.粘贴凭证时，应使用胶水或胶棒，确保凭证粘贴牢固、整齐，便于查阅。凭证粘贴应从右至左、由上至下依次粘贴，不得覆盖原始凭证的重要信息。3.在每张原始凭证的右上角或左上角注明费用所属项目、金额等信息，以便于审核和计算。（四）填写报销单1.员工根据整理好的原始凭证，填写费用报销单。报销单应填写清晰、准确，包括员工姓名、部门、报销日期、费用项目、金额、附件张数等内容。2.报销单上的金额应与原始凭证金额一致，如有多张原始凭证，应将合计金额填写在报销单相应位置。3.在报销单的“备注”栏中，应简要说明费用发生的原因和相关事项。（五）审批流程1.将填写完整的报销单及原始凭证提交给部门负责人进行初审。部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，确认无误后签字审批。2.部门负责人审批通过后，报销单流转至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性以及金额计算的准确性进行审核，审核通过后签字确认。3.对于金额较大或特殊的费用报销项目，还需经过公司高层领导审批。高层领导根据公司整体财务状况和业务需求进行审批决策。（六）报销支付1.经各级审批通过的报销单，由财务部门按照公司规定的支付方式进行报销支付。2.对于符合银行转账条件的报销款项，财务部门将通过银行转账的方式支付到员工指定的银行账户；对于需要现金支付的报销款项，员工应按照财务部门的要求在规定时间内到指定地点领取现金。3.报销支付完成后，财务部门应在报销单上加盖“已报销”印章，并将报销凭证存档保管，以便日后查阅和审计。四、报销标准（一）差旅费标准1.交通费用飞机票：根据出差的目的地、紧急程度等因素，按照公司规定的舱位等级标准乘坐飞机。原则上，经济舱为首选，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经过审批。火车票：根据出差行程，优先选择高铁二等座或动车二等座，如无合适车次，可选择普通列车硬座。因工作需要乘坐软卧或硬卧的，需经部门负责人批准。汽车票：乘坐长途汽车应以安全、舒适为原则，选择正规运营的客运公司。市内交通费：根据出差目的地的实际情况，按照公司规定的标准报销市内交通费用。一般情况下，可凭出租车发票、地铁票、公交车票实报实销，但需注明出行事由和起止地点。2.住宿费用根据出差地区的经济水平和公司业务需求，划分不同的住宿标准等级。例如，一线城市及经济发达地区的住宿标准相对较高，二三线城市及经济欠发达地区的住宿标准相对较低。员工应在规定标准内选择合适的住宿酒店，并凭合法有效的住宿发票报销。3.餐饮补贴按照出差的自然天数给予餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的差异分为不同档次。例如，一线城市每天补贴标准较高，二三线城市补贴标准相对较低。餐饮补贴用于弥补员工出差期间的餐饮支出，不再另行报销餐饮费用，但招待客户的餐饮费用除外。（二）业务招待费标准1.招待客户的餐饮费用根据招待客户的级别和人数，设定不同的餐饮费用标准。例如，招待重要客户或大型团队时，餐饮标准可适当提高，但需提前经过审批。餐饮费用应合理控制，避免铺张浪费。2.礼品费用公司规定了礼品赠送的对象、频率和金额上限。一般情况下，礼品应与公司业务相关，具有一定的纪念意义和价值。赠送礼品前需填写礼品申请表，经审批后按照规定的标准和流程进行采购和赠送。3.娱乐费用娱乐费用应严格控制在合理范围内，且必须与业务招待相关。每次娱乐活动前需提交娱乐费用申请表，详细说明活动内容、参与人员、预计费用等信息，经审批后方可进行。娱乐费用报销时，需提供相关的消费凭证和活动记录。（三）办公费标准1.办公用品公司根据办公实际需求，制定了各类办公用品的采购标准和库存管理规定。员工应按照标准申请和领用办公用品，避免浪费。对于批量采购的办公用品，应通过招标、询价等方式选择合适的供应商，确保采购价格合理、质量可靠。2.办公设备办公设备的购置应根据公司业务发展需要和现有设备状况进行合理规划。购置前需填写设备购置申请表，详细说明设备用途、型号、预算等信息，经审批后按照规定的采购流程进行采购。办公设备的维修、保养费用应按照实际发生额进行报销，但需提供相关的维修记录和发票。3.通讯费用员工的通讯费用报销标准根据岗位性质和工作需求分为不同档次。例如，销售人员、商务人员等因工作需要经常与客户沟通的岗位，通讯费用报销标准相对较高。通讯费用报销应凭正规的通讯发票，并按照公司规定的报销流程进行审批和支付。（四）培训学习费标准1.内部培训费用公司组织的内部培训课程，其费用应根据培训内容、师资力量、培训时长等因素进行合理核算。培训教材费、讲师课酬费等应按照实际发生额进行报销，但需提供相关的培训计划、培训通知、培训评估报告等证明材料。2.外部培训费用经公司批准参加外部专业培训机构举办的培训课程，学费、教材费、住宿费、差旅费等费用应在公司规定的预算范围内进行报销。员工需提供培训合同、培训发票、培训证书等相关证明材料，以确保培训费用的合理性和必要性。（五）其他费用标准1.会议费会议费应根据会议规模、会议内容、会议地点等因素进行合理控制。场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用以及参会人员的交通、餐饮、住宿等费用应按照实际发生额进行报销，但需提供会议通知、会议议程、参会人员名单、费用明细清单等证明材料。2.咨询费聘请外部专业机构或专家提供咨询服务，咨询费用应根据咨询项目的复杂程度、咨询机构或专家资质等因素进行合理定价。报销咨询费时，需提供咨询合同、咨询报告、发票等相关证明材料，以确保咨询费用的真实性和合理性。3.诉讼费因公司涉及法律纠纷而产生的诉讼费用，应按照实际发生额进行报销。报销时，需提供法院判决书、调解书、诉讼费发票等相关法律文件和凭证。4.其他经公司认可的合理费用对于员工因工作需要发生的特殊费用，如因工作需要购买的特殊工具、设备等，经公司领导审批后，可按照实际发生额进行报销。报销时，需提供相关的购买凭证、使用说明等证明材料，以证明费用的合理性和必要性。五、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。2.发票内容应完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。3.发票上的服务内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与实际业务不符的发票进行报销。4.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证和抵扣。员工在取得增值税专用发票后，应及时将发票联和抵扣联提交给财务部门，由财务部门进行认证和抵扣操作。（二）收据要求1.除发票外，部分费用支出可使用收据作为报销凭证，但收据必须是由财政部门监制的正规收据，且加盖收款单位财务专用章或发票专用章。2.收据内容应完整、准确，包括收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等信息。3.对于行政事业性收费收据，应按照国家相关规定进行使用和管理。报销行政事业性收费时，需提供相关的收费文件和收据，以证明费用的合法性和合规性。（三）其他凭证要求1.对于合同、协议等其他报销凭证，应具备合同双方当事人的名称、合同签订日期、合同主要条款、金额等信息，并加盖合同双方当事人的公章或合同专用章。2.对于出差审批单、费用申请表、报销单等内部自制凭证，应填写完整、准确，包括员工姓名、部门、日期、费用项目、金额、审批意见等信息，并由相关人员签字确认。3.所有报销凭证应字迹清晰、内容真实、不得涂改、挖补。如有错误，应按照规定进行更正或重新开具。六、报销时间规定（一）日常费用报销时间员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。对于当月发生的费用，原则上应在次月[X]日前提交报销申请，逾期未提交的，财务部门将不再受理。（二）差旅费报销时间员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。报销时需提供出差审批单、交通票据、住宿发票、餐饮补贴凭证等相关证明材料。（三）特殊情况报销时间对于因特殊原因未能及时办理报销手续的员工，需提前向财务部门说明情况，并提交书面申请。经财务部门审核同意后，可适当延长报销时间，但最长不得超过[X]个工作日。七、违规处理（一）虚报、假报费用1.对于虚报、假报费用的员工，一经发现，公司将追回已报销的款项，并按照虚报金额的[X]倍处以罚款。2.情节严重的，公司将给予警告、记过、降职、撤职等纪律处分；构成犯罪的，将依法移交司法机关追究刑事责任。（二）未按规定取得报销凭证1.员工未按规定取得合法有效的报销凭证的，财务部门有权拒绝报销。2.因未取得有效报销凭证导致公司无法进行税务抵扣或其他经济损失的，员工应承担相应的赔偿责任。（三）未按报销流程办理报销手续1.员工未按规定的