食堂询价制度规范标准

PAGE食堂询价制度规范标准一、总则（一）目的为了加强公司食堂采购管理，规范询价流程，确保采购物资的质量和价格合理，保障员工的饮食安全和公司的利益，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有物资的采购询价活动，包括食材、调料、餐具、设备及其他相关用品。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：询价过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。3.质量优先原则：在保证质量的前提下，追求合理价格，确保所采购物资符合食品安全和使用要求。4.成本效益原则：通过规范询价流程，降低采购成本，提高公司食堂运营的经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.食堂管理部门根据日常食材消耗、库存情况及员工反馈等因素，定期或不定期提出物资采购需求。2.需求应明确物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息。（二）供应商筛选1.采购人员根据采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、经营状况、产品质量等方面，建立供应商名录。3.定期对供应商名录进行更新和维护，剔除不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（三）询价文件准备1.根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包含物资的详细规格、质量标准、报价要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.询价文件应明确报价的有效期，一般为[X]个工作日。（四）询价发放1.采购人员向供应商名录中的潜在供应商发放询价文件，可通过邮件、传真、电话等方式进行。2.在询价文件发放时，应告知供应商询价的截止时间和报价方式，确保供应商清楚了解询价要求。（五）报价收集1.供应商应在规定的截止时间前，将报价文件以书面形式（加盖公章）或电子文档形式反馈给采购人员。2.报价文件应包含物资的单价、总价、交货期、质量保证措施、售后服务承诺等内容。（六）报价评估1.采购人员对收到的报价文件进行整理和分析，对比各供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素。2.对于价格明显偏离市场行情或存在疑问的报价，采购人员应及时与供应商沟通核实。3.综合考虑各方面因素，对供应商进行排序，推荐[X]家候选供应商。（七）实地考察1.根据报价评估结果，采购人员会同食堂管理部门相关人员对候选供应商进行实地考察。2.实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量控制体系、仓储物流等方面，了解其实际情况与报价文件所述是否相符。3.考察结束后，考察人员应填写实地考察报告，对供应商的综合情况进行评价。（八）合同签订1.根据实地考察结果和报价评估情况，确定最终供应商。2.采购人员与最终供应商签订采购合同，合同应明确物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门、食堂管理部门等相关部门备案。三、询价相关人员职责（一）采购人员职责1.负责采购需求的收集、整理和分析，制定询价计划。2.按照询价流程，发放询价文件，收集报价文件，并进行初步整理和分析。3.会同食堂管理部门相关人员对候选供应商进行实地考察，撰写考察报告。4.负责与选定的供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.定期对采购工作进行总结和汇报，提出改进建议。（二）食堂管理部门职责1.根据食堂运营情况，提出物资采购需求，并对需求的合理性负责。2.参与供应商的筛选和实地考察工作，提供专业意见和建议。3.协助采购人员对采购物资进行验收，确保物资符合质量要求。4.负责收集员工对采购物资的反馈意见，及时反馈给采购人员。（三）财务部门职责1.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。2.负责采购资金的支付和核算，确保资金支付的准确性和合规性。3.对采购成本进行分析和监控，提出成本控制建议。（四）质量检验部门职责（如有）1.参与采购物资的验收工作，对物资的质量进行检验和评估。2.制定采购物资的质量检验标准和流程，确保所采购物资符合食品安全和质量要求。3.对不合格物资提出处理意见，跟踪整改情况。四、询价文件编制规范（一）基本信息1.询价文件应包含封面、目录、正文、附件等部分。2.封面应注明询价文件的名称、编号、询价日期、采购单位等信息。（二）正文内容1.采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的和范围。2.物资规格及质量标准：详细描述采购物资的名称、规格、型号、技术参数、质量要求等内容，可附相关技术文件或图片。3.报价要求：明确报价的格式、内容、有效期等要求，例如报价应包含单价、总价、运费、税费等明细，注明是否含税、含运费等。4.交货时间及地点：规定物资的交货时间和具体交货地点。5.售后服务要求：说明供应商应提供的售后服务内容，如质保期、维修保养、退换货政策等。6.报价截止时间：明确供应商报价的截止日期和时间。7.报价方式：告知供应商报价的提交方式，如纸质文件邮寄、电子邮件发送、在线报价平台提交等，并注明接收报价的联系人及联系方式。8.其他要求：根据采购项目的具体情况，提出其他相关要求，如样品提供、业绩证明等。（三）附件1.可附上相关的技术标准文件、产品图片、样品要求等资料，以便供应商更准确地理解采购需求。2.如有需要，可提供供应商资格证明文件要求，如营业执照副本、食品经营许可证、产品质量认证证书等复印件。五、报价文件要求（一）基本格式1.报价文件应采用统一的格式，便于采购人员进行整理和比较。2.报价文件应包含封面、目录、报价清单、商务条款偏离表、技术条款偏离表、售后服务承诺等部分。（二）报价清单1.报价清单应按照询价文件中的物资清单顺序填写，注明物资名称、规格、型号、数量、单价、总价等信息。2.对于有不同规格或型号的物资，应分别列出报价。（三）商务条款偏离表1.供应商应对照询价文件中的商务条款，填写商务条款偏离表，说明与询价文件要求的差异情况。2.对于无偏离的条款，应在相应栏中注明“无偏离”。（四）技术条款偏离表1.供应商应根据询价文件中的技术条款要求，填写技术条款偏离表，详细说明所提供物资的技术参数、性能指标等与询价文件要求的偏离情况。2.对于偏离的条款，应注明具体的偏离内容和理由，并提供相应的技术支持文件。（五）售后服务承诺1.供应商应提供详细的售后服务承诺，包括质保期、维修保养服务、响应时间、退换货政策等内容。2.售后服务承诺应明确、具体，具有可操作性。六、验收管理（一）验收标准1.采购物资的验收应按照询价文件中规定的质量标准、规格要求及合同约定进行。2.对于食材类物资，应符合国家食品安全标准；对于其他物资，应满足相应的行业标准或使用要求。（二）验收流程1.物资到货前，采购人员应提前通知食堂管理部门和质量检验部门（如有）做好验收准备。2.物资到货时，由食堂管理部门和质量检验部门（如有）相关人员共同进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、质量证明文件等。3.验收人员应填写验收记录，详细记录验收情况。对于验收合格的物资，验收人员应签字确认；对于验收不合格的物资，应注明不合格原因，并及时通知采购人员与供应商协商处理。（三）不合格处理1.对于验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。2.如因供应商原因导致物资不合格，给公司造成损失的，采购人员应按照合同约定追究供应商的责任。3.对不合格物资的处理情况应进行跟踪记录，确保问题得到妥善解决。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对食堂询价采购活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.食堂管理部门应定期对采购物资的质量和使用情况进行检查，收集员工的反馈意见，及时发现和解决问题。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于违反合同约定或出现质量问题的供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施，并向供应商发出书面通知。（三）投诉处理1.设立投诉渠道，接受员工对食堂询价采购活动的投诉和建议。投诉渠道应包括电话、邮箱、意见箱等多种方式。2.对于收