饭堂账簿管理规范制度

PAGE饭堂账簿管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司饭堂账簿管理，规范饭堂财务行为，确保饭堂资金安全、准确、完整记录，提高资金使用效益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有饭堂的账簿管理工作，包括但不限于食材采购、员工就餐费用核算、设备采购与维护费用等相关财务事项的记录与管理。（三）基本原则1.合法性原则饭堂账簿管理应严格遵守国家法律法规以及相关财务会计准则，确保所有财务活动合法合规。2.准确性原则账簿记录应真实、准确、完整，如实反映饭堂各项经济业务的发生情况，不得虚报、漏报、错报。3.及时性原则各项财务收支应及时入账，不得拖延，确保账簿信息的时效性，以便为管理决策提供及时准确的数据支持。4.保密性原则饭堂账簿涉及公司财务信息及员工就餐等敏感信息，相关人员应严格保密，防止信息泄露。二、账簿设置与登记（一）账簿种类1.总账总账是对饭堂全部经济业务进行总括核算的账簿，按照会计科目分类设置账户，全面反映饭堂资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。2.明细账明细账是根据总账科目所属的明细科目设置的账簿，详细记录各项经济业务的具体内容，如食材采购明细、员工就餐费用明细等，以便于对经济业务进行明细核算和监督。3.日记账日记账包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记，反映饭堂现金和银行存款的收支情况，确保货币资金的安全与完整。（二）账簿启用1.新设立的饭堂在开始运营前，应根据本制度规定及时设置各类账簿，并启用新账。2.启用账簿时，应在账簿封面上注明饭堂名称、账簿名称、启用日期等信息，并在账簿扉页上填写“账簿启用表”，详细记录账簿的启用情况，包括账簿编号、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名等，并加盖单位公章和个人名章。（三）账簿登记要求1.记账人员应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。2.账簿应按照连续编号的页码顺序登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。3.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。4.记账凭证应附在账簿记录的后面，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。三、食材采购账簿管理（一）采购记录1.采购人员应在每次采购食材后及时填写采购清单，详细记录食材的名称、规格、数量、单价、总价、采购日期、供应商名称等信息。2.采购清单应由采购人员、验收人员和相关负责人签字确认，确保采购信息的真实性和准确性。（二）账簿登记1.财务人员应根据审核无误的采购清单，及时将食材采购业务登记到明细账中，按照食材类别设置明细账户，分别记录各类食材的采购情况。2.在总账中，应设置“原材料”科目，汇总反映饭堂食材采购的总金额，同时在“应付账款”科目中记录与供应商的往来款项。（三）采购成本核算1.食材采购成本应包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用。2.财务人员应按照实际成本计价原则，准确核算食材采购成本，对于采购过程中发生的运费、装卸费等间接费用，应合理分摊到各类食材成本中。四、员工就餐费用账簿管理（一）收费标准制定1.人力资源部门应根据公司实际情况和市场行情，制定合理的员工就餐收费标准，并报公司管理层审批。2.收费标准应明确不同就餐类型（如早餐、午餐、晚餐）的收费金额，以及特殊人群（如新员工、实习生、外聘人员等）的收费政策。（二）费用收取与记录1.饭堂管理人员应按照收费标准，每月定期收取员工就餐费用，并开具收费凭证。2.收费凭证应注明员工姓名、就餐月份、收费金额等信息，并由员工签字确认。3.财务人员应根据收费凭证，及时将员工就餐费用登记到明细账中，按照员工类别设置明细账户，分别记录不同员工群体的就餐费用情况。（三）费用核算与结算1.财务人员应定期对员工就餐费用进行核算，计算出当月饭堂的就餐收入总额。2.在总账中，应设置“主营业务收入员工就餐收入”科目，汇总反映饭堂员工就餐费用的收入情况。3.每月末，财务人员应与饭堂管理人员核对员工就餐费用的收取情况，确保账实相符。同时，根据实际情况进行费用结算，如有欠费或退款情况，应及时进行处理。五、设备采购与维护费用账簿管理（一）设备采购管理1.饭堂如需采购设备，应提前提交设备采购申请，经相关部门审批后，由采购部门负责采购。2.采购人员应按照合同约定，及时记录设备采购的相关信息，包括设备名称、规格型号、数量、单价、总价、采购日期、供应商名称、合同编号等。3.财务人员应根据采购发票和验收报告，将设备采购业务登记到固定资产明细账中，并在总账中增加“固定资产”科目，记录设备的原值。同时，按照规定的折旧方法计提折旧费用。（二）设备维护费用管理1.饭堂应建立设备维护档案，记录设备的维护情况，包括维护日期、维护内容、维护费用等信息。2.设备维护费用发生时，维修人员应填写费用报销单，注明设备名称、维修项目、维修费用等，并附上相关发票或收据。3.财务人员应按照费用审批流程，对设备维护费用报销单进行审核，审核无误后将费用登记到明细账中，在总账中设置“管理费用设备维护费”科目，汇总反映设备维护费用的支出情况。六、财务报表编制与报送（一）报表种类1.资产负债表反映饭堂在某一特定日期的财务状况，包括资产、负债和所有者权益的情况。2.利润表反映饭堂在一定会计期间的经营成果，包括收入、费用和利润的情况。3.现金流量表反映饭堂在一定会计期间内现金和现金等价物流入和流出的情况。（二）报表编制要求1.财务人员应根据账簿记录和相关资料，按照国家统一的会计制度规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法，定期编制财务报表。2.财务报表应做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚，并由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章；设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。（三）报表报送1.财务人员应按照公司规定的时间和要求，及时将编制好的财务报表报送给公司管理层、相关部门以及税务机关等。2.报送的财务报表应包括纸质报表和电子报表，并确保报表数据的一致性和准确性。七、账簿保管与查阅（一）账簿保管期限1.总账、明细账、日记账等主要账簿的保管期限为15年。2.涉及外事和对私改造的会计账簿应永久保管。3.其他辅助性账簿的保管期限由公司根据实际情况确定，但不得少于5年。（二）保管要求1.饭堂应设置专门的账簿保管档案室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保账簿的安全与完整。2.账簿应按照保管期限分类存放，妥善保管，不得随意堆放或丢失。3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（三）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅账簿时，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后，方可到保管档案室查阅。2.查阅人员应在规定的时间和地点查阅账簿，并不得在账簿上涂改、标记、拆封和抽换。3.涉及公司机密的账簿信息，查阅人员应严格保密，不得泄露给无关人员。八、监督与检查（一）内部监督1.公司应建立健全饭堂账簿管理内部监督机制，定期对账簿管理工作进行检查和评估。2.财务部门应加强对账簿记录的审核，确保财务数据的真实性、准确性和完整性。同时，定期对饭堂的财务收支情况进行审计，发现问题及时整改。3.饭堂管理人员应配合财务部门的工作，如实提供相关资料和信息，接受内部监督检查。（二）外部监督1.饭堂应接受税务机关、审计机关等外部部门的监督检查，按照要