传达室相关制度规范

PAGE传达室相关制度规范一、总则（一）目的为加强公司传达室管理，规范传达室工作流程，确保传达室工作高效、有序运行，保障公司安全与正常秩序，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司传达室全体工作人员及进入公司的所有人员和车辆。（三）基本原则1.安全第一原则：确保公司人员、财产及信息安全，严格执行门禁、出入登记等安全措施。2.服务至上原则：热情、礼貌、周到地为公司员工及来访人员提供服务，及时传达各类信息。3.规范有序原则：各项工作流程严格按照规定执行，做到标准化、规范化操作。二、人员管理（一）岗位职责1.传达室值班人员负责公司大门及传达室日常值班工作，坚守岗位，不得擅自离岗、脱岗。严格执行门禁制度，对进出公司的人员、车辆进行查验、登记，严禁无关人员和车辆进入公司。及时接听公司电话，做好电话记录，对紧急、重要电话要迅速传达给相关人员，并做好跟踪反馈。负责接收、分发公司各类信件、报刊、包裹等，做好登记和保管工作，确保及时准确送达收件人。协助维护公司周边秩序，发现异常情况及时报告上级领导并采取相应措施。2.传达室主管负责传达室的全面管理工作，制定工作计划和目标，合理安排人员值班。定期对传达室工作人员进行培训和考核，提高工作人员业务水平和服务质量。监督检查传达室各项工作制度的执行情况及时发现问题并督促整改。协调传达室与公司各部门之间的工作关系，确保信息传递顺畅。负责传达室物资设备的管理和维护，保证设备正常运行。（二）人员要求1.具备良好的职业道德和责任心，工作认真负责，细心严谨。2.熟悉公司基本情况和传达室工作流程，具备一定的沟通协调能力和应急处理能力。3.身体健康，能够适应倒班工作。4.严格遵守公司各项规章制度，不得泄露公司机密信息。（三）培训与考核1.传达室主管应定期组织工作人员进行业务培训，培训内容包括门禁管理、电话接听、信件分发、安全防范等方面知识和技能。2.建立工作人员考核机制，考核内容包括工作态度、工作质量、工作效率等方面。考核结果与绩效挂钩，对表现优秀的工作人员给予奖励，对不称职的工作人员进行批评教育或调整岗位。三、门禁管理（一）人员出入管理1.公司员工凭工作证或门禁卡进入公司，工作证或门禁卡应妥善保管，不得转借他人。2.外来人员进入公司，需在传达室进行登记，填写《外来人员登记表》，注明姓名、单位、来访事由、联系电话等信息，并经被访部门或人员同意后，方可进入公司。3.对携带物品出门的人员，传达室值班人员应进行检查核对，凭有效出门凭证放行。出门凭证由公司相关部门统一印制和发放。（二）车辆出入管理1.公司车辆凭内部车辆通行证进出公司，通行证应放置在车辆明显位置，以便查验。2.外来车辆进入公司，需在传达室进行登记，填写《外来车辆登记表》，注明车牌号码、单位、来访事由、联系电话等信息，并经被访部门或人员同意后，方可进入公司。外来车辆应按指定路线行驶和停放，不得随意停放。3.装运货物的车辆进入公司，传达室值班人员应与相关部门或人员联系核实，经同意后，方可进入公司。车辆装货完毕后，应在规定时间内离开公司。（三）门禁设备管理1.传达室应定期对门禁设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。2.如门禁设备出现故障，传达室值班人员应及时报告传达室主管，并联系专业维修人员进行维修。在设备维修期间，应采取临时措施，确保公司安全。3.门禁设备的钥匙、密码等应严格保管，不得随意泄露。如有人员变动，应及时更换门禁设备的相关密码和权限。四、电话管理（一）接听规范1.传达室电话应在铃响三声内接听，使用礼貌用语，如“您好，[公司名称]传达室”。2.认真倾听对方讲话，准确记录对方姓名、单位、联系电话、来电事由等信息，并做好电话记录。3.对于紧急、重要电话，应立即传达给相关人员，并跟踪反馈处理情况。（二）转接流程1.接到找公司内部人员的电话，应先确认被访人员是否在公司。如在公司，应及时转接；如不在公司，应告知对方被访人员去向，并询问对方是否需要留言。2.如需留言，应详细记录留言内容，并及时传达给被访人员。3.对于不明身份或可疑电话，应谨慎对待，必要时可拒绝接听或向公司相关部门报告。（三）电话记录管理1.电话记录应使用专用的记录本，记录内容应清晰、准确、完整。2.电话记录应妥善保管，定期整理归档，以备查阅。五、信件、报刊、包裹管理（一）接收与登记1.传达室值班人员应每天定时接收公司的信件、报刊、包裹等，并进行详细登记，注明日期、来源、收件人等信息。2.对收到的信件、报刊、包裹等应进行分类整理，确保便于查找和分发。（二）分发与保管1.及时将信件、报刊、包裹等分发到收件人手中，收件人应在《信件、报刊、包裹签收登记表》上签字确认。2.对于重要信件、文件等，应及时通知收件人领取，并提醒收件人妥善保管。3.对暂时无人领取的信件、报刊、包裹等，应妥善保管，不得丢失或损坏。保管期限一般为[X]天，超过保管期限仍无人领取的，应按照相关规定处理。（三）特殊情况处理1.对于收件人地址不详、姓名有误等无法正常分发的信件、报刊、包裹等，传达室值班人员应及时与相关部门或人员联系核实，采取相应措施进行处理。2.对于涉及公司机密或重要信息的信件、文件等，应严格按照公司保密制度进行处理，确保信息安全。六、安全管理（一）安全防范措施1.传达室应配备必要的安全防范设备，如监控摄像头、报警器等，并确保设备正常运行。2.加强对传达室周边环境的巡查，发现异常情况及时报告上级领导并采取相应措施。3.严格执行门禁制度，对进出公司的人员、车辆进行严格查验，防止无关人员和车辆进入公司。4.做好传达室内部的安全防范工作，确保门窗、电器等设备安全，防止发生火灾、盗窃等事故。（二）突发事件应急处理1.制定突发事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.传达室工作人员应熟悉应急预案内容，具备应急处理能力。3.如发生突发事件，传达室工作人员应立即采取相应措施，并及时报告上级领导。同时，应配合公司相关部门做好应急处理工作，确保公司人员、财产安全。（三）安全检查与整改1.传达室主管应定期组织安全检查，检查内容包括门禁设备、电话设备、信件报刊包裹管理、安全防范措施等方面。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知，明确整改责任人、整改期限和整改要求。3.整改责任人应按照整改通知要求认真进行整改，并及时将整改情况报告传达室主管。传达室主管应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。七、环境卫生管理（一）日常清洁1.传达室工作人员应每天对传达室进行清洁，保持室内整洁卫生。2.清洁内容包括地面、桌面、门窗、设备等方面，确保无灰尘、无杂物。（二）物品摆放1.传达室内物品应摆放整齐有序，不得随意堆放。2.各类文件、资料、信件、报刊、包裹等应分类存放，并做好标识，便于查找和使用。（三）卫生检查1.传达室主管应定期对传达室环境卫生进行检查，对不符合要求的情况及时提出整改意见。2.传达室工作人员应积极