档案室制度与规范

PAGE档案室制度与规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度与规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、查阅、借阅等活动中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件的发生。5.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷、高效的服务，提高档案的利用价值。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度和业务规范，并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.对档案进行科学保管，做好档案库房的安全防护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色、变质等档案及时进行修复和复制。4.开展档案的鉴定工作，按照规定的保管期限，对档案进行定期鉴定，剔除失去保存价值的档案，编制档案销毁清册，经批准后予以销毁。5.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引、指南等，并及时更新维护，方便档案的查找和利用。6.负责档案的统计工作，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。7.积极开展档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用。8.为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理工作。9.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体员工的档案意识和业务水平。10.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，明确专人负责档案管理，确保档案的及时收集和规范整理。2.按照公司/组织档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交档案室归档，并办理交接手续。3.在开展各项工作过程中，严格遵守档案管理规定，妥善保管本部门的档案，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。4.根据工作需要，向档案室提出档案查阅、借阅申请，并配合档案室做好相关工作。5.协助档案室开展档案鉴定、统计等工作，提供有关档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查阅、借阅登记以及档案信息化录入等工作。3.熟悉档案业务知识，熟练掌握档案管理的方法和技能，不断提高档案管理工作的质量和效率。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，确保档案的安全和完整。5.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护公司/组织的利益。6.积极参加档案业务培训和学习交流活动，不断更新知识结构，提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在行政管理、生产经营、技术研发、财务管理、人力资源管理、市场营销等各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知、规定等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、意向书、招投标文件等。4.本公司/组织内部的会议文件、纪要、决议、工作计划、总结、报告等。5.本公司/组织的产品样本、技术资料、科研成果、专利证书等。6.本公司/组织的财务报表、账簿、凭证、审计报告等。7.本公司/组织的员工档案，包括个人简历、劳动合同、培训记录、考核评价、奖惩情况等。8.本公司/组织参与的重大活动、重要项目的相关文件、资料、照片、录像等。9.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储，同时注明文件的形成时间、来源、作者等信息。4.收集的档案材料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的集中整理和归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准应统一、科学、合理，便于检索和管理。3.整理后的档案应符合规范化、标准化的要求，做到分类清楚、编号准确、装订整齐、目录清晰。（四）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容、形式等因素，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。每个类别下再根据具体情况进行二级分类。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。文书档案一般采用年度保管期限流水号的编号方法；科技档案可根据项目、专业等进行编号；会计档案按照会计年度和档案类别进行编号；人事档案采用个人编号等。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查找和利用。4.装订：对纸张较小、零散的档案材料进行装订，装订应整齐牢固，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案室保管。4.人事档案应随时形成，随时归档。5.声像档案应在活动结束或项目完成后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案整理要求，将整理好的档案进行分类、编号、编目，并填写档案移交清单。2.档案移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案室。3.档案室接收档案时，应按照档案移交清单进行核对，对不符合要求的档案，应退回移交部门重新整理。4.核对无误后，档案室在档案移交清单上签字确认，双方各执一份，完成档案的交接工作。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本公司/组织的重要决策、规划、制度、章程等文件；涉及公司/组织权益和重大利益的合同、协议、诉讼文件等；公司/组织的历史沿革、大事记、荣誉证书等。3.长期保管的档案期限为16年至50年，主要包括：公司/组织的一般性文件、业务文件、财务报表等；重要项目的相关文件、资料等。4.短期保管的档案期限为15年以下，主要包括：一般性的事务性文件、临时性的工作记录等。（四）保管要求1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等，并定期进行检查和维护。3.档案应按照类别、保管期限、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和完整。5.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应填写机密档案查阅申请表，经所在部门负责人、保密部门负责人和公司/组织主管领导批准后，方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写档案查阅申请表，经公司/组织主管领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.申请表经批准后，查阅申请人持申请表到档案室办理查阅手续。3.档案室工作人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案室，档案室工作人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）借阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.涉及公司/组织机密的档案，借阅申请人应填写机密档案借阅申请表，经所在部门负责人、保密部门负责人和公司/组织主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。4.外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司/组织档案的，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写档案借阅申请表，经公司/组织主管领导批准后，由档案室安排专人陪同借阅，并做好借阅记录。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅申请人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号以及借阅期限等内容。2.申请表经批准后，借阅申请人持申请表到档案室办理借阅手续，缴纳借阅押金（根据档案价值和借阅期限确定）。3.档案室工作人员根据借阅申请表，提供相应的档案，并办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因工作需要复制档案，应按照规定办理审批手续。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案室工作人员核对档案的完整性和准确性后，退还借阅押金，并在借阅申请表上签字确认。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员以及相关业务专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，结合公司/组织的实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定档案的价值，主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有保存价值。3.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，应予以剔除。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理人员按照鉴定标准，对需要鉴定的档案进行初步审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定工作小组召开会议，对档案管理人员提出的鉴定意见进行讨论和审议，形成鉴定结论。4.根据鉴定结论，编制档案销毁清册，清册应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限、鉴定意见等内容。（四）销毁程序1.档案销毁清册经公司/组织主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在档案销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应妥善保管，保存期限为[X]年。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅人次、利用效果等。3.统计报表应定期编制，报送公司/组织领导和相关部门，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.公司/组织因机构调整、