记录规范化管理制度

PAGE记录规范化管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的记录管理，确保记录的真实性、完整性、准确性和可追溯性，规范记录的生成、收集、整理、存储、检索、利用和销毁等环节，依据相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位在业务活动过程中产生的各类记录，包括但不限于文件、报告、合同、凭证、表单、电子数据等。（三）基本原则1.依法合规原则：记录管理应符合国家法律法规、行业规范以及公司/组织内部的规章制度要求。2.真实准确原则：记录应如实反映业务活动的实际情况，数据准确、内容完整，不得伪造、篡改。3.及时有效原则：记录应在业务活动发生时及时生成，并确保其有效性，能够为后续的管理决策、质量控制、合规审查等提供可靠依据。4.便于管理原则：记录的格式、内容和存储方式应便于分类、检索、查阅和使用，提高管理效率。5.安全保密原则：对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的记录，应采取相应的安全保密措施，防止信息泄露。二、记录的分类与编号（一）记录分类1.行政类记录：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、行政通知、人事档案等。2.业务类记录：根据不同业务领域进一步细分，如销售业务记录（合同、订单、客户拜访记录等）、采购业务记录（采购申请、采购合同、供应商评估记录等）、生产业务记录（生产计划、生产报表、质量检验记录等）、财务业务记录（会计凭证、财务报表、审计报告等）等。3.质量类记录：如质量管理体系文件、质量检验报告、不合格品处理记录、内部审核记录、管理评审记录等。4.安全类记录：安全管理制度、安全检查记录、事故报告与处理记录、应急演练记录等。（二）记录编号1.为便于记录的识别和管理，对各类记录进行统一编号。编号应具有唯一性，能够清晰反映记录的类别、年份、顺序等信息。2.编号格式示例：[类别代码][年份][顺序号]。例如，行政类记录中2023年第10号文件编号为“XZ2023010”；销售业务记录中2023年第5个订单编号为“XS2023005”。3.类别代码根据记录分类设定，具体如下：行政类记录：XZ销售业务记录：XS采购业务记录：CG生产业务记录：SC财务业务记录：CW质量类记录：ZL安全类记录：AQ三、记录的生成与填写（一）职责分工1.各部门负责人负责组织本部门记录的生成和填写工作，明确记录填写责任人，并对记录的真实性和完整性负责。2.记录填写责任人应按照规定的格式、内容和要求及时、准确地填写记录，确保记录信息清晰、完整、可追溯。（二）填写要求1.记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔填写。2.记录中的各项内容应填写齐全，不得有空缺。对于选择项，应根据实际情况勾选相应选项；对于需要填写文字描述的内容，应简洁明了、准确无误地表达。3.记录如有修改，应采用划改方式，并由修改人在划改处签名或盖章，注明修改日期。严禁刮擦、涂抹、粘贴等方式修改记录。四、记录的收集与整理（一）收集要求1.各部门应定期收集本部门产生的记录，并确保记录的完整性。收集时间间隔根据记录类型和业务活动频率确定，原则上每月至少收集一次。2.对于跨部门业务活动产生的记录，由主办部门负责收集，并及时分发给相关部门。相关部门应在规定时间内将涉及本部门的记录反馈给主办部门。（二）整理方法1.收集后的记录应按照分类进行整理，去除重复、无效的记录。2.对纸质记录，应进行排序、装订，确保页面整齐、牢固。对于厚度较大的记录，可采用活页夹或档案盒进行装订，并在封面注明记录类别、年份、起止日期等信息。3.对电子记录，应按照规定的文件夹结构进行分类存储，文件命名应规范、统一，便于识别和检索。电子记录应定期进行备份，防止数据丢失。五、记录的存储与保管（一）存储方式1.纸质记录应存放在专门的档案柜或文件架中，按照类别、年份、顺序号依次排列，便于查找和取用。档案柜应保持清洁、干燥，防止记录受潮、发霉、虫蛀等。2.电子记录应存储在服务器、硬盘、光盘等存储介质上，并建立相应的存储目录和索引。存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（二）保管期限1.记录的保管期限根据相关法律法规、行业标准以及公司/组织内部规定确定。不同类型记录的保管期限如下：涉及重要合同、协议、财务报表等具有长久法律效力的记录，保管期限为永久。与生产经营活动密切相关的记录，如生产计划、销售订单、采购合同等，保管期限为[X]年。行政类记录、质量类记录、安全类记录等，保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，经相关部门负责人审核批准，可按照规定程序进行销毁。（三）安全保密措施1.对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的记录，应采取加密存储、访问控制、权限管理等安全保密措施，防止信息泄露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，未经授权不得擅自查阅、复制、传播敏感记录。3.在记录存储场所应设置必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保记录的安全。六、记录的检索与利用（一）检索方式1.建立记录检索目录或索引，包括记录编号、名称、类别、年份、保管期限等信息，便于快速查找所需记录。2.对于纸质记录，可通过档案柜标签、索引卡片等方式进行检索；对于电子记录，可利用计算机检索系统进行查询。（二）利用规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅记录时，应填写《记录查阅申请表》，注明查阅记录的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并对查阅情况进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅记录名称等信息。3.如需复印、复制记录，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复印件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。4.外部单位因工作需要查阅公司/组织记录时，应按照国家法律法规和公司/组织相关规定办理审批手续，并提供有效证明文件。查阅过程中应安排专人陪同，确保记录的安全和保密。七、记录的销毁（一）销毁条件记录保管期限届满或因其他原因不再需要保存时，应按照规定程序进行销毁。（二）销毁程序1.各部门应定期清理本部门保管的记录，提出销毁申请，填写《记录销毁申请表》，注明销毁记录的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《记录销毁申请表》经部门负责人审核签字后，报档案管理部门。档案管理部门对申请销毁的记录进行核对、汇总，并组织相关人员进行鉴定，确认是否符合销毁条件。3.经鉴定同意销毁的记录，由档案管理部门编制《记录销毁清单》，注明记录名称、编号、数量、销毁日期等信息。《记录销毁清单》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交财务部门作为记账凭证。4.记录销毁可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式进行。销毁过程应由专人负责监督，并在《记录销毁清单》上签字确认。5.销毁后的记录应妥善保存销毁记录，以备查询和审计。销毁记录应包括《记录销毁申请表》、《记录销毁清单》、销毁过程照片或视频等资料。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对记录管理工作进行监督检查，检查内容包括记录的生成、收集、整理、存储、检索、利用和销毁等环节是否符合本制度要求。2.监督检查可采用内部审计、专项检查、日常巡查等方式进行。对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将记录管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对记录管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；