规范行文制度

PAGE规范行文制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的规范化管理，确保各类文件、信息在传递与交流过程中的准确性、及时性和有效性，提高工作效率，特制定本规范行文制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间、与外部合作伙伴及客户之间的各类公文、报告、函件、通知等书面文件的行文管理。（三）基本原则1.合法性原则：行文必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，不得出现违法违规内容。2.准确性原则：表述应准确清晰，避免产生歧义，确保传达的信息真实可靠。3.规范性原则：严格遵循规定的格式、体例和行文规则，保持文件风格的一致性。4.时效性原则：根据工作需要及时行文，确保信息传递的及时性，避免因延误影响工作进展。5.精简性原则：内容应简洁明了，去除冗余信息，突出重点，提高文件的实用性。二、行文格式（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，可根据文件级别适当调整字号，但要保持整体协调。标题应准确概括文件主旨，居中排列。2.正文：采用三号仿宋体字，段落首行缩进2个字符。3.文号、签发人等：文号用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。4.附件标题：用三号黑体字。（三）排版要求1.行距：一般采用固定值28磅，以保证文档的疏密适度，便于阅读。2.页码：位于页面底部居中，采用阿拉伯数字标注，如“1”“2”“3”等。3.段落格式：段落之间应保持适当的间距，一般段前、段后间距为0.5行。（四）编号规则1.文号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。例如：公司〔20XX〕1号。2.其他编号：如合同编号、项目编号等，应根据公司/组织的具体规定进行统一编制，确保编号的唯一性和系统性。三、行文种类（一）决议适用于公司/组织会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。决议应明确决议事项的背景、依据、具体内容以及执行要求等，具有较强的权威性和指导性。（二）决定对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定应阐述决定的目的、事项的具体情况、执行措施以及对相关人员的要求等。（三）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令（令）具有高度的权威性和强制性，行文应简洁明了，直接阐述命令的内容和执行要求。（四）公报适用于公布重要决定或者重大事项。公报应客观、准确地反映所公布事项的全貌，语言庄重、规范。（五）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告的内容应具有重大性和公开性，行文要简洁、准确，突出公告的核心内容。（六）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告应明确通告的范围、事项内容以及遵守要求等，确保相关人员能够知晓并遵守。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见应针对问题进行深入分析，提出切实可行的建议和措施，具有一定的说理性和指导性。（八）通知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知应明确通知的目的、事项内容、执行时间和要求等，确保传达的信息准确无误。（九）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报应详细说明表彰或批评的对象、事迹或错误事实，并给予相应的评价和处理意见，同时传达相关精神和情况。（十）报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。报告应实事求是，全面、准确地反映工作进展、存在问题及下一步计划等，不得夹带请示事项。（十一）请示适用于向上级单位请求指示、批准。请示应明确请示的事项、原因和依据，提出切实可行的解决方案或建议，一文一事，避免多头请示。（十二）批复适用于答复下级单位的请示事项。批复应针对请示内容进行明确答复，态度鲜明，意见具体，具有权威性和针对性。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案应严格按照法定程序起草，内容符合法律法规和政策要求，具有严肃性和规范性。（十四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函应简洁明了，准确表达函件的目的和内容，用语得体，尊重对方。（十五）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要应准确概括会议的主要内容、讨论结果和决议事项，突出重点，条理清晰，便于传达和执行。四、行文流程（一）拟稿1.明确主题：拟稿人应根据工作需要，准确确定行文的主题和目的，确保文件内容紧密围绕主题展开。2.收集资料：收集与行文主题相关的政策法规、事实依据、数据资料等，为拟稿提供充分的素材支持。3.拟定提纲：根据主题和资料，拟定文件的框架结构和内容要点，使行文逻辑清晰、层次分明。4.撰写正文：按照规定的格式和要求，认真撰写正文内容，语言表达要准确、规范、简洁，避免出现错别字、语病和歧义。（二）审核1.部门初审：拟稿完成后，由拟稿人所在部门负责人对文件内容进行初审，重点审核文件的准确性、完整性、合规性以及与部门工作的关联性，提出修改意见。2.归口审核：涉及特定业务领域的文件，需提交归口管理部门进行审核。归口管理部门应从专业角度对文件进行审查，确保文件符合行业标准和业务规范，提出专业性审核意见。3.综合审核：由公司/组织综合管理部门对文件进行全面审核，包括格式规范、行文逻辑、语言表达、发文范围等方面的审核。审核通过后，在文件上签署审核意见。（三）签发1.一般文件：经审核无误的一般文件，由部门负责人或分管领导签发。签发人应认真审阅文件内容，对文件的准确性、可行性负责，并签署明确的意见。2.重要文件：涉及重大事项、重要决策或对公司/组织有较大影响的文件，需经公司/组织主要领导签发。主要领导应全面把握文件的整体情况，做出最终决策。（四）编号与印发1.编号：文件经签发后，由综合管理部门按照编号规则进行编号登记，确保文件编号的唯一性和连续性。2.印发：综合管理部门根据文件的签发意见和印发范围，进行排版、印刷、装订等工作，将文件印发给相关部门和人员。（五）归档文件印发后，综合管理部门应及时将文件的纸质版和电子版进行归档保存。归档应按照文件类别、时间顺序等进行分类整理，便于查询和使用。同时，应建立完善的档案管理制度，确保档案的安全和完整。五、行文要求（一）内容要求1.主题明确：文件应围绕一个核心主题展开，避免主题分散或模糊不清。在开头部分应清晰阐述行文的目的和主旨，使读者能够迅速了解文件的重点。2.事实准确：所涉及的事实、数据、事例等应真实可靠，经过充分核实。引用的数据应注明来源，确保文件内容具有可信度。3.依据充分：提出的观点、措施、建议等应有充分的政策依据、事实依据或理论依据，避免主观臆断和随意性。4.逻辑严谨：文件的结构应合理，层次分明，逻辑连贯。各部分内容之间应过渡自然，相互呼应，形成一个有机的整体。（二）语言要求1.规范准确：使用规范的汉字、标点符号和计量单位。语言表达应符合语法规则，避免出现生僻字、错别字和语病。对于专业术语和特定词汇，应使用准确、统一的表述。2.简洁明了：行文应简洁扼要，去除冗长、繁琐的表述。避免使用过于复杂的句子结构和修饰词，确保文件内容能够快速传达核心信息，便于读者理解和执行。3.庄重得体：根据文件的性质和使用对象，选择恰当的语言风格。正式文件应使用庄重、严肃的语言，避免使用口语化、随意性的词汇和表达方式。（三）格式要求1.严格遵守：各类文件应严格按照本制度规定的格式进行排版，不得擅自更改格式要素。如字体、字号、行距、页边距等应保持统一规范，确保文件的整体美观性和规范性。2.清晰完整：文件的格式应清晰易读，页码、编号、落款等信息应完整准确。附件应与正文一并排版，注明附件序号和名称，确保文件的完整性。（四）发文范围要求1.明确界定：发文部门应根据文件内容和工作需要，准确界定发文范围，确保文件能够传达给相关的部门和人员，避免扩大或缩小发文范围。2.严格审批：对于涉及多个部门或较大范围的发文，应按照规定进行审批，确保发文范围的合理性和必要性。未经审批，不得擅自扩大发文范围六、行文责任（一）拟稿人责任1.对文件内容的真实性、准确性、完整性负责。确保文件所涉及的事实、数据、政策依据等准确无误，内容全面涵盖相关事项。2.严格按照规定的格式和行文要求撰写文件，保证文件格式规范、语言通顺、逻辑清晰。对文件的质量和表达效果负责。3.根据审核意见对文件进行修改完善，直至文件通过审核。如因拟稿人原因导致文件出现重大问题，应承担相应的责任。（二）审核人责任1.认真履行审核职责，对文件的合法性、合规性、准确性、完整性等进行全面审查。确保文件符合国家法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定。2.提出明确、具体的审核意见，对审核结果负责。如因审核把关不严导致文件出现问题，审核人应承担相应的责任。3.协助拟稿人对文件进行修改完善，提供必要的指导和建议，提高文件质量。（三）签发人责任1.对文件的整体质量和决策方向负责。认真审阅文件内容，做出准确、恰当的签发意见。2.确保文件符合公司/组织的整体利益和发展战略，对文件的实施效果承担领导责任。如因签发失误导致文件产生不良影响，签发人应承担相应的领导责