药品采购“两票制”管理制度

药品采购“两票制”管理制度一、总则（一）目的为规范药品采购流程，降低药品虚高价格，保障药品质量和供应，加强药品流通领域监管，根据国家相关政策法规，结合本单位实际情况，特制定本。（二）定义“两票制”是指药品生产企业到流通企业开一次发票，流通企业到医疗机构开一次发票。本制度所指药品，包括化学药品、生物制品、中成药等各类用于预防、治疗、诊断人的疾病，有目的地调节人的生理机能并规定有适应症或者功能主治、用法和用量的物质。（三）适用范围本制度适用于本单位所有药品采购活动，包括通过集中采购平台采购以及其他合法合规渠道采购的药品。涉及的相关部门包括采购部门、质量管理部门、财务部门等，以及参与药品采购供应的药品生产企业、药品流通企业。二、职责分工（一）采购部门1.负责收集、整理、分析药品生产企业和流通企业的相关信息，建立和维护合格供应商数据库。确保数据库中的供应商具备合法资质，符合“两票制”要求。2.按照本单位的药品需求，制定采购计划。在选择供应商和确定采购药品时，严格审查“两票制”执行情况，优先选择执行“两票制”良好的企业。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。合同中明确“两票制”相关条款，包括发票开具的要求、时间节点、责任义务等。4.跟踪采购订单的执行情况，及时处理采购过程中出现的问题，确保药品按时、按质、按量供应。（二）质量管理部门1.负责对采购药品的质量进行审核和把控。在药品到货验收时，检查药品的质量证明文件，同时核实发票与药品的一致性，确保发票信息与药品的名称、规格、数量、价格等相符。2.对供应商的质量管理体系进行评估和监督。定期对供应商进行实地考察，检查其在“两票制”执行过程中的质量控制措施是否到位。3.处理药品质量投诉和不良反应事件。在处理过程中，关注发票信息，以便追溯药品的来源和流通环节。（三）财务部门1.负责审核采购发票的合法性和合规性。严格按照“两票制”要求，检查发票的开具方、接收方、发票内容、发票金额等是否符合规定。2.按照合同约定和发票信息，及时办理药品采购款项的支付手续。在支付过程中，确保资金流向与发票开具方一致，防止出现违规支付情况。3.建立健全药品采购财务档案，妥善保存发票、合同、付款凭证等相关资料，以备审计和查询。三、供应商管理（一）供应商资质审核1.药品生产企业（1）要求提供《药品生产许可证》《营业执照》《药品生产质量管理规范认证证书》等合法有效的资质证明文件。（2）核实企业的生产范围，确保其具备所供应药品的生产资格。（3）检查企业的信誉状况，通过查询相关监管部门网站、行业评价等方式，了解企业是否存在违法违规记录。2.药品流通企业（1）要求提供《药品经营许可证》《营业执照》《药品经营质量管理规范认证证书》等资质证明文件。（2）审查企业的经营范围，确认其能够合法经营所供应的药品。（3）评估企业的配送能力和服务质量，包括配送网络覆盖范围、配送时效性、药品储存条件等。（二）“两票制”承诺1.在与供应商签订采购合同前，要求供应商出具“两票制”承诺书，明确承诺严格按照“两票制”规定开具发票，保证发票的真实性、合法性和完整性。2.承诺书应包括供应商的基本信息、承诺事项、违约责任等内容，并由供应商法定代表人或授权代表签字盖章。（三）供应商考核与淘汰1.建立供应商考核机制，定期对供应商的“两票制”执行情况进行考核。考核内容包括发票开具的及时性、准确性、合规性，以及药品质量、供应保障等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作等；对存在问题的供应商，及时进行沟通和整改要求。3.对于严重违反“两票制”规定或多次整改仍不达标的供应商，予以淘汰，并列入本单位的供应商黑名单，禁止其今后参与药品采购活动。四、采购流程管理（一）采购计划制定1.采购部门根据本单位的临床用药需求、库存情况以及药品使用统计数据，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购药品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。在制定计划时，充分考虑“两票制”对采购成本和供应周期的影响。（二）供应商选择1.采购部门从合格供应商数据库中选择符合“两票制”要求的供应商。优先选择具有良好信誉、质量可靠、价格合理、配送及时的供应商。2.对于新的供应商，在选择前应进行严格的考察和评估，确保其具备“两票制”执行能力。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。合同中应明确以下“两票制”相关条款：（1）发票开具要求：规定发票的类型（增值税专用发票或普通发票）、开具时间（在药品发货后规定的时间内开具）、发票内容（包括药品名称、规格、数量、单价、金额等详细信息）。（2）违约责任：明确供应商违反“两票制”规定应承担的责任，如赔偿损失、解除合同等。（3）争议解决方式：约定在“两票制”执行过程中发生争议时的解决方式，如协商、仲裁或诉讼。（四）订单执行与跟踪1.采购部门根据采购合同向供应商下达采购订单。订单应明确药品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.跟踪订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解药品的生产、发货、运输等进度。如出现延迟交货、质量问题等情况，及时采取相应的措施进行处理。（五）药品验收与入库1.药品到货后，质量管理部门和采购部门共同进行验收。验收内容包括药品的外观、包装、质量证明文件、发票等。2.检查发票时，重点核实以下信息：（1）发票的开具方是否为符合“两票制”要求的生产企业或流通企业。（2）发票的接收方是否为本单位。（3）发票的内容是否与药品实物一致，包括药品名称、规格、数量、价格等。（4）发票的真实性和合法性，通过税务部门的发票查询系统进行验证。3.验收合格的药品办理入库手续，同时将发票和相关验收资料一并交财务部门进行审核。五、发票管理（一）发票开具要求1.药品生产企业（1）必须向药品流通企业开具合法有效的发票。发票应按照实际销售的药品名称、规格、数量、价格等如实开具，不得虚开、代开发票。（2）发票的开具时间应符合合同约定和相关规定，一般应在药品发货后的规定时间内开具。（3）发票上应注明药品的生产批次、生产日期、有效期等信息，以便追溯药品的质量和流向。2.药品流通企业（1）向本单位开具的发票应是从药品生产企业取得的合法发票的基础上开具。发票内容应与生产企业开具的发票一致，不得随意更改或虚增内容。（2）在发票上应注明药品的来源（即生产企业名称），确保药品流通环节的可追溯性。（二）发票接收与审核1.财务部门在接收发票时，应认真审核发票的真实性、合法性和合规性。审核内容包括：（1）发票的基本信息，如发票号码、开票日期、发票代码等是否符合规定。（2）发票的开具方和接收方信息是否准确无误。（3）发票的内容是否与采购合同、药品验收单等一致。（4）发票的税率和税额计算是否正确。2.对于不符合“两票制”要求或存在问题的发票，财务部门应及时与采购部门和供应商沟通，要求供应商重新开具或提供相关证明材料。（三）发票保管与存档1.财务部门应妥善保管采购发票，建立专门的发票档案。发票档案应按照发票的种类、时间顺序等进行分类存放，便于查询和管理。2.发票的保管期限应符合国家相关法律法规的规定，一般为不少于10年。在保管过程中，应采取必要的防火、防潮、防虫等措施，确保发票的安全。六、监督与检查（一）内部监督1.成立内部监督小组，由采购部门、质量管理部门、财务部门等相关人员组成。定期对药品采购“两票制”执行情况进行检查和评估。2.检查内容包括供应商资质审核情况、采购合同签订情况、发票管理情况、资金支付情况等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.定期召开内部监督会议，总结“两票制”执行过程中的经验和问题，不断完善管理制度和工作流程。（二）外部监督1.积极配合国家相关监管部门的检查和监督。如药品监管部门、税务部门等对药品采购“两票制”执行情况进行检查时，应如实提供相关资料和信息。2.关注行业动态和政策变化，及时调整本单位的“两票制”管理制度和采购策略，确保符合国家法律法规和政策要求。七、违规处理（一）供应商违规处理1.对于供应商违反“两票制”规定的行为，如虚开发票、代开发票、不按规定开具发票等，采购部门应立即暂停与其的业务合作，并要求供应商承担相应的违约责任。2.情节严重的，将供应商列入本单位的供应商黑名单，禁止其今后参与药品采购活动，并向相关监管部门报告其违规行为。（二）内部人员违规处理1.对于本单位内部人员在药品采购“两票制”执行过程中存在的违规行为，如与供应商勾结、故意隐瞒发票问题、不按规定审核发票等，将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.涉及违法犯罪的，将依法移交司法机关处理。八、培训与宣传（一）内部培训1.定期组织内部员工进行“两票制”相关知识培训。培训内容包括“两票制”政策法规、管理制度、操作流程等。2.通过案例分析、模拟演练等方式，提高员工对“两票制”的认识和执行能力。3.对新入职员工进行专门的“两票制”培训，