人事行政工作流程规范手册

人事行政工作流程规范手册一、引言本手册旨在规范公司人事行政工作的操作流程，明确各环节职责与标准，提升工作效率与合规性，保障员工权益与企业运营秩序。适用于公司各部门涉及人事行政事务的岗位及人员，涵盖招聘、入职、考勤、薪酬、员工关系、行政事务、文档管理等核心工作模块。二、招聘管理流程（一）需求提报与审批用人部门根据业务需求或岗位空缺，填写《人员需求申请表》（明确岗位名称、招聘人数、任职要求、到岗时间及编制依据），经部门负责人签字后提交人力资源部（以下简称“HR”）。HR结合公司编制规划、人力成本预算及岗位胜任力模型，3个工作日内完成需求评估：若需求不符合编制要求，与用人部门沟通调整，达成一致后重新提报；审核通过的需求纳入招聘计划，启动招聘流程。（二）招聘渠道与简历筛选HR根据岗位特性选择招聘渠道（如内部推荐、招聘网站、校园招聘、猎头合作等），发布信息时需确保岗位描述准确、薪资范围合规。简历收集后，HR结合岗位要求初步筛选（侧重学历、工作经验、技能证书等硬性条件），2个工作日内转交用人部门二次筛选。用人部门需在2个工作日内反馈面试名单，逾期未反馈则默认放弃本轮招聘。（三）面试与录用决策HR协调用人部门、业务部门及高管层（依岗位层级而定）安排面试，提前1个工作日通知候选人面试时间、地点及所需材料（简历、学历证明、离职证明等）。面试采用结构化/半结构化方式，面试官需填写《面试评估表》（从专业能力、职业素养、岗位匹配度等维度评分）。面试结束后，HR汇总各轮评价，与用人部门沟通确定录用意向。对拟录用人员，HR开展背景调查（重点核查学历、工作经历、职业道德），调查通过后出具《录用通知书》（明确薪资、岗位、报到时间），经用人部门及HR负责人审批后发送候选人。三、员工入职流程（一）入职准备候选人确认入职后，HR在入职前3个工作日发送《入职须知》（明确需携带的资料、入职流程及办公物资要求）。同时，HR协调行政部门准备办公工位、设备及系统账号（如邮箱、OA系统、业务系统）。（二）入职办理1.签到与资料提交：新员工到岗当日，至HR部门签到，提交入职资料（身份证、学历证、离职证明、体检报告等）并填写《员工信息登记表》。HR核对资料完整性与真实性，若资料缺失/不符，1个工作日内要求补充/说明。2.劳动合同签订：资料审核通过后，HR与新员工签订劳动合同（含试用期条款），合同期限、薪资、岗位需与录用通知一致，签订后双方各执一份，HR归档一份。3.入职培训：HR组织新员工参加入职培训（内容：公司文化、规章制度、考勤管理、薪酬福利）；用人部门开展岗位技能培训（明确岗位职责与工作目标）。培训结束后，新员工需签署《培训确认书》。（三）入职跟进试用期内，HR与用人部门每半月沟通新员工适应情况，及时解决问题。试用期届满前10个工作日，HR向用人部门发送《转正提醒函》，用人部门需在5个工作日内完成试用期考核（含工作业绩、职业素养），考核通过后提交《转正申请表》，经HR审核、公司领导审批后，新员工转为正式员工；考核不通过的，按劳动合同约定处理（延长试用期/解除合同）。四、考勤与绩效管理流程（一）考勤管理1.制度宣导：新员工入职培训时，HR详细讲解考勤制度（工作时间、打卡要求、请假/加班流程），并在OA系统公示最新政策。2.日常打卡：员工需按规定时间通过考勤系统打卡（指纹/人脸识别/手机打卡），行政部门定期检查设备运行情况，确保数据准确。3.异常处理：请假：员工提前填写《请假申请单》，经直属上级、部门负责人审批后交HR备案（病假附医院证明，事假说明事由）；突发请假需在到岗时间前2小时电话报备，事后1个工作日内补填申请单。加班：员工因工作需要加班的，提前填写《加班申请单》，经上级审批后交HR，加班时长按公司规定核算调休/加班费。旷工：未请假且无合理理由缺勤的，按旷工处理，HR根据制度扣除相应工资，情节严重的提交离职建议。（二）绩效管理1.计划制定：每年初，HR组织各部门制定年度绩效目标，部门负责人将目标分解至员工，形成《个人绩效合约》（明确考核指标、权重及评分标准），经员工确认、上级审批后生效。2.过程管理：上级每季度与员工进行绩效沟通，记录工作进展与问题，提供指导与支持。HR每半年收集绩效数据，督促部门完成中期评估。3.考核与应用：年末，员工自评后，上级结合工作成果、行为表现等进行考核，填写《绩效评估表》。HR汇总结果，与部门沟通确定绩效等级（优秀/合格/待改进）。绩效结果应用于：薪酬调整（调薪、奖金发放）；岗位调整（晋升、调岗）；培训发展（针对性培训计划）。考核结束后，上级需与员工进行绩效面谈，反馈结果并制定改进计划。五、薪酬福利管理流程（一）薪酬核算与发放1.数据收集：每月5日前，HR收集考勤数据（请假、加班、旷工）、绩效结果、社保公积金缴纳基数等信息，与行政、财务部门核对准确性。2.薪酬核算：HR根据薪酬制度、考勤数据、绩效结果核算工资（含基本工资、绩效工资、补贴、加班费），制作《工资明细表》，经HR负责人审核后提交财务部门。3.工资发放：财务部门在每月10日（遇节假日顺延）前完成工资发放（银行转账）。发放后，HR向员工推送电子工资条，员工需在3个工作日内确认，如有异议可向HR反馈，HR需在2个工作日内核查并回复。（二）福利管理1.社保公积金：HR每月按规定为员工缴纳社保、公积金，新员工入职当月/次月（依当地政策）办理参保，离职员工在离职当月/次月停保。每年基数调整时，HR收集员工工资数据，按规定申报调整。2.节日福利与关怀：行政部门根据预算与节日安排，策划节日福利（礼品/礼金）或员工活动（团建/生日会），提前10个工作日提交方案至公司领导审批，审批通过后组织实施，确保员工体验与成本控制平衡。3.员工关怀：HR定期收集员工意见（问卷调查、面谈），针对需求（职业发展、工作环境）制定关怀措施（如职业规划讲座、办公设施优化）。六、员工关系管理流程（一）劳动合同管理1.签订与续签：新员工入职时签订劳动合同，合同到期前30日，HR向员工发送《续签意向书》，员工反馈意向后，HR与用人部门沟通是否续签。续签的，签订新劳动合同；不续签的，按规定办理离职手续。2.解除与终止：员工主动离职的，需提前30日（试用期提前3日）提交《离职申请单》，经上级、部门负责人、HR审批后，进入离职流程；公司因业务调整或员工不符合岗位要求解除合同的，需提前30日通知员工（或支付代通知金），并按劳动法支付经济补偿。合同终止的，HR提前通知员工，办理相关手续。（二）劳动纠纷处理发生劳动纠纷时，HR第一时间与员工沟通，了解诉求，收集证据（劳动合同、考勤记录、绩效数据等），依据劳动法与公司制度提出解决方案。若沟通无果，可邀请工会或第三方调解，必要时通过劳动仲裁或诉讼解决，全程需确保合规性与证据链完整。（三）员工沟通与文化建设HR与用人部门定期开展员工面谈（试用期、调岗、绩效面谈），了解工作状态与需求，记录问题并推动解决。行政部门组织企业文化活动（年会、技能竞赛），增强团队凝聚力，活动方案需提前策划、预算审批、效果复盘。七、行政事务管理流程（一）办公用品管理1.申购与采购：各部门每月末提交《办公用品申购单》，经部门负责人审批后交行政部门。行政部门汇总需求，选择合规供应商（协议供应商/电商平台）采购，确保质量与价格合理，采购后办理入库。2.领用与盘点：员工凭《办公用品领用单》至行政部门领用物资，行政部门登记领用台账。每季度末，行政部门组织盘点，核对库存与台账，分析消耗情况，优化采购计划。（二）固定资产管理1.登记与使用：行政部门对公司固定资产（电脑、打印机、办公家具等）编号登记，建立《固定资产台账》（记录型号、使用人、购置时间）。使用人需妥善保管资产，定期维护，若因个人原因损坏需按规定赔偿。2.报废与处置：固定资产达到使用年限或无法维修时，使用人填写《固定资产报废申请单》，经部门负责人、行政部门、财务部门审批后，由行政部门按规定处置（变卖/报废），处置收入交财务部门。（三）会议与活动组织1.会议管理：会议组织者提前确定主题、时间、地点、参会人员，通过OA系统/邮件发送《会议通知》。会议现场需准备资料、设备（投影仪/麦克风），安排专人记录纪要，会后2个工作日内发布至相关人员，跟踪决议执行情况。2.活动组织：行政部门策划公司活动（年会/团建），提前1个月制定方案（含预算、流程、分工），经领导审批后执行。活动结束后，收集员工反馈，复盘总结经验，优化后续活动。（四）办公环境与安全管理行政部门每日检查办公区域卫生、设备运行情况，督促保洁人员维护环境整洁。每月组织安全检查（消防设施、用电安全），发现隐患及时整改。制定应急预案（火灾/地震/疫情防控），每年组织应急演练，确保员工安全与公司运营稳定。八、文档与信息管理流程（一）人事档案管理HR收集员工入职资料、合同、绩效记录、奖惩文件等，按姓名/工号分类归档，建立《人事档案台账》。档案保管需确保安全（防火/防潮/防盗），员工借阅档案需填写《档案借阅申请单》，经HR负责人审批后借阅，借阅期限不超过3个工作日，归还时检查档案完整性。（二）行政文档管理行政部门对公司制度、合同协议、会议纪要、活动方案等文档分类管理，电子文档存储于公司指定服务器，设置访问权限（部门内共享/公司全员可见/仅限管理层查看）。纸质文档需编号存档，定期备份，确保文档可追溯、防篡改。（三）信息安全管理公司建立信息安全制度，明确保密范围（员工信息、财务数据、商业机密），员工需签署《保密协议》。IT部门定期更新系统密码、安装杀毒软件，防范数据泄露。员工离职时，需移交所有公司资料（电子文档、纸质文件、设备数据），IT部门注销其系统账号，确保信息安全。九、流程优化与监督机制（一）流程评估HR与行政部门每半年对各流程进行评估，通过员工满意度调查、流程耗时统计、问题反馈收集等方式，分析流程痛点（如审批冗余、标准模糊）。（二）优化改进针对评估问题，成立流程优化小组（含HR、行政、业务部门代表），制定改进方案，明确责任人和时间节点。方案实施前需试点验证，确保优化后流程更高效、合规。优化后的流程需通过培训、手册更新等方式宣导至全员。（三）监督与考核HR与行政部门每月抽查流程执