采购申请与审批流程标准化模板提升采购效率与透明度

采购申请与审批流程标准化模板：提升效率与透明度适用场景与价值标准化操作流程第一步：需求确认与申请发起操作主体：采购需求部门（如生产部需采购原材料，由部门专员张三发起）具体动作：需求部门明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间等核心信息；填写《采购申请单》（见模板表格），附必要说明（如新物料需提供样品参数，服务采购需提供需求说明书）；部门负责人李四审核需求必要性（如是否为重复采购、是否可替代），签字确认后提交至采购部。输出物：《采购申请单》（部门负责人签字版）第二步：预算复核与合规性初审操作主体：财务部（专员王五）、采购部（专员赵六）具体动作：财务部核对采购申请的预算额度：查询该部门年度预算剩余情况，确认本次采购是否超预算；若预算充足，财务部在申请单上“预算审核”栏签字；若超预算，需求部门需提交《预算调整申请》，经分管领导孙七审批后返回流程；采购部初审采购合规性：检查物品/服务是否属于企业《采购目录》，是否需公开招标（如金额超10万元），若需招标则启动招标流程，否则进入下一步审批。输出物：预算审核通过/调整后的《采购申请单》第三步：分级审批与权限确认操作主体：采购部、分管领导、总经理（根据采购金额分级）审批权限划分：金额≤5000元：采购部专员赵六审核→分管领导孙七审批；5000元＜金额≤5万元：采购部审核→分管领导审批→总经理周八终审；金额＞5万元：采购部组织招标→分管领导审核→总审批。具体动作：审批人根据采购必要性、预算合规性、性价比等综合判断，在申请单“审批意见”栏明确“同意”“驳回”或“补充说明”；若驳回，需注明理由（如“预算不足”“需求不明确”），反馈至需求部门整改；若同意，流程进入采购执行环节。输出物：审批完成的《采购申请单》（终审签字版）第四步：订单下达与供应商选择操作主体：采购部（专员赵六）具体动作：根据审批通过的申请单，选择合格供应商（优先从《合格供应商名录》选取，若为新供应商需完成资质审核）；向供应商下达《采购订单》，明确物品/服务规格、数量、单价、交付时间、付款方式等条款；大额采购（＞5万元）需签订正式采购合同，法务部吴九审核合同条款后盖章生效。输出物：《采购订单》/采购合同（双方签字盖章版）第五步：采购验收与费用结算操作主体：需求部门（专员张三）、采购部、财务部具体动作：供应商交付物品/服务后，需求部门根据订单要求验收（如数量清点、质量检测、服务成果确认），填写《验收单》并签字；验收不合格的，需在3个工作日内通知采购部，由采购部协调供应商退换货或整改；验收合格后，采购部将《采购申请单》《采购订单》《验收单》等资料汇总，提交财务部；财务部核对单据无误后，办理付款手续（如转账、对公支付），完成费用结算。输出物：《验收单》、费用结算凭证第六步：档案归档与流程复盘操作主体：采购部、档案管理员郑十具体动作：采购部将本次采购全流程资料（申请单、订单、合同、验收单、付款凭证等）整理成册，标注采购编号与日期；档案管理员将电子档案存入企业采购管理系统，纸质档案分类归档保存，保存期限不少于3年；采购部每季度对采购流程进行复盘，分析审批时长、供应商交付及时率、成本控制效果等指标，持续优化流程。输出物：采购档案、流程优化报告采购申请单模板采购申请单编号QCGD-2024-XXX申请部门生产部申请人张三联系方式XXXX申请日期2024-XX-XX紧急程度□普通□紧急采购明细序号物品/服务名称规格型号单位1A型原材料XYZ-2024千克2设备维护服务年度服务项合计金额（大写）壹万叁仟元整小写¥13,000审批流程环节审核人职务意见部门审核李四生产部经理同意预算审核王五财务部专员预算充足采购审核赵六采购部专员同意分管审批孙七分管领导同意总经理审批周八总经理同意备注1.急需采购，请优先处理；2.维护服务需包含配件更换。附件清单1.A型原材料检测报告；2.设备维护需求说明书。关键实施要点预算刚性控制：严格执行预算审批，超预算采购需提前走调整流程，避免无预算采购；审批时限管理：明确各环节审批时限（如部门审核1个工作日、财务审核2个工作日），紧急采购需标注并加急处理；信息准确性：申请单中物品名称、规格、数量等信息需清晰准确，避免因信息模糊导致采购错误；供应商合规性：优先选择《合格供应商名录》内供应商，新供应商需审核营业执照、资质证书等文