行政单位办公自动化操作手册

行政单位办公自动化操作手册前言本手册旨在帮助行政单位工作人员熟练掌握办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的操作流程，提升公文处理、信息管理、会议组织等工作的效率与规范性。手册涵盖系统登录、核心功能操作、设备维护、安全规范及常见问题处理等内容，适用于全体使用OA系统的工作人员。第一章系统登录与基础设置1.1账号与权限管理账号获取：新入职人员由单位信息管理部门根据岗位需求分配OA账号，账号关联个人身份信息与岗位权限，首次登录需经OA系统管理端审核通过。权限说明：不同岗位权限存在差异（如办公室人员可处理公文流转，财务人员可查看经费模块）。权限调整需提交书面申请至信息管理部门，经审批后完成更新。1.2登录流程网页端登录2.进入登录界面，输入账号（工号/分配的用户名）、密码（首次登录为初始密码，需登录后修改），点击“登录”。3.若开启短信验证，在弹出窗口输入手机接收的验证码，完成登录。移动端登录2.选择“单位账号登录”，输入账号密码；或使用统一身份认证（如人脸识别、指纹，需提前在系统中录入生物信息）。1.3密码管理规范首次登录后，需在“个人设置-账号安全”中修改初始密码，密码需包含大小写字母、数字及特殊字符（如`@`、`#`），长度不少于8位，每90天强制修改一次。第二章核心功能操作指南2.1公文处理2.1.1收文管理1.收文登记：收到外部公文（纸质文件需先扫描为PDF），在“收文管理”模块点击“新建收文”，填写来文单位、文号、标题等信息，上传文件附件，选择拟办部门，点击“提交登记”。2.拟办与批办：拟办部门负责人在“待办事项”中查看收文，填写拟办意见（如“请XX科室阅办，提出意见后报分管领导”），提交至批办环节；分管领导查看后填写批办意见，流转至承办部门。3.承办与归档：承办部门接收后，在“我的待办”中处理，办结后填写办理结果、上传材料，点击“办结”；办公室定期将办结公文归档至“档案管理”模块，标记“已归档”。2.1.2发文管理1.发文拟稿：在“发文管理”点击“新建发文”，选择文件类型（通知、请示等），填写标题、正文（可使用系统模板），添加附件，设置发文范围，填写拟稿人、核稿人。2.审核与签发：核稿人审核内容准确性，点击“通过”后流转至办公室（检查文号、格式），再提交至领导签发；领导签发后，系统自动生成文号，拟稿人可在“已签发”中查看。3.印发与存档：办公室在“发文印发”中选择印发方式（电子/纸质），电子发文直接推送至收文单位OA系统，纸质印发需打印盖章后扫描上传至“发文存档”。2.2信息发布与通知管理信息发布：具备权限的人员（如宣传部门）在“信息发布”模块点击“新建信息”，填写标题、内容（支持图文），选择发布范围、时间，点击“发布”；发布后可查看阅读统计。通知管理：在“通知公告”中新建通知，填写标题、正文、附件，选择通知对象，设置提醒方式（系统消息、短信），发布后可查看回执情况（是否已读、参会确认）。2.3会议管理1.会议申请：在“会议管理”点击“新建会议申请”，填写主题、时间、地点（线下会议室需选择，线上需填会议号）、参会人员、议程，上传材料，提交至办公室审核。2.会议室预订：办公室审核时，同步查看会议室日程，选择空闲会议室（线下会议）或直接通过（线上会议）。3.会议记录与纪要：会议结束后，记录人在“我的会议”中填写记录（支持语音转文字），生成纪要后经领导确认，分发至参会人员并归档。2.4档案管理档案上传：各部门在“档案管理-部门档案”中点击“新建档案”，选择类型，填写标题、年度、保管期限，上传文件（命名规范：`年份-部门-文件标题`），提交至档案管理员审核。档案移交：每年年底，各部门整理当年档案，提交“档案移交申请”，档案管理员核对实体与电子档案后，标记“已移交”。第三章设备与软件维护规范3.1硬件设备维护打印机/复印机：日常检查纸张、墨盒余量，单次打印不超过50页；每周清理进纸口灰尘，每月检查墨盒安装；卡纸时关闭电源后缓慢取纸，故障时联系设备维护人员。扫描仪：扫描前整理文件，去除装订物；每周用软布蘸酒精擦拭玻璃台；扫描出现黑线时，检查玻璃台或联系维修。办公电脑：保持桌面整洁，每月清理文件，每季度杀毒、清理缓存；卡顿/蓝屏时先重启，问题持续则联系信息部门（勿自行重装系统）。3.2软件与系统维护OA系统更新：系统推送更新时，在非高峰时段点击“更新”，更新中勿关闭浏览器/客户端；更新后异常时，联系信息部门并提供错误截图。客户端缓存清理：移动端每半年在“设置-缓存清理”删除临时文件；网页端在浏览器设置中清除OA缓存（如Chrome：设置-隐私-清除数据-勾选“缓存图片和文件”）。软件兼容性：安装新软件时选择单位推荐版本，确认与OA/系统兼容；若导致OA异常，卸载后联系信息部门。第四章安全操作与保密规范4.1数据安全数据备份：重要文件每周备份至单位云盘/加密移动硬盘，备份后验证完整性。4.2权限与保密权限管理：严格按岗位权限操作，不得越权访问他人文件；临时借用账号需经审批，使用后立即改密。涉密信息处理：涉密文件不得通过OA传输（使用涉密系统），非涉密文件确认接收方权限；打印涉密文件需在涉密打印机，废弃文件碎纸销毁。4.3网络安全网络连接：办公电脑仅连单位内网，禁止连公共WiFi；移动设备用移动数据或合规VPN（远程办公）。第五章常见问题与解决方法5.1登录类问题账号/密码错误：确认账号大小写、密码特殊字符，遗忘则按1.3节重置；账号锁定后等待30分钟或联系解锁。移动端身份验证失败：检查网络、生物识别一致性，问题持续则卸载重装客户端。5.2功能操作类问题公文流转失败：检查必填项、附件格式（支持PDF/DOC，≤50MB），仍失败则联系信息部门并提供截图。信息发布不显示：确认发布范围、时间（定时发布需到点后显示），设置正确仍异常则联系宣传/信息部门。5.3设备类问题打印机不打印：检查开机、连接、纸张，删除失败任务后重试；故障时联系维护人员。扫描上传失败：检查文件大小（≤100MB）、格式、网络，仍失败则压缩后上传或联系维修。5.4安全类问题可疑邮件/短信：立即删除，不点击/回复，向信息部门报告；不慎操作则改密、杀毒。设备丢失：挂