行政管理公文写作与处理流程模板

行政管理公文写作与处理流程模板一、适用工作情境跨部门工作协调：如召开专项会议、联合开展活动的通知；事项请示与汇报：如向上级申请资源支持、汇报阶段性工作进展的请示或报告；对外联络沟通：如与兄弟单位、合作机构商洽事务的函件；内部制度规范：如发布管理办法、工作细则的通知；事务性告知：如人事调整、放假安排、办公设备使用规范等告知性文件。二、标准化操作流程（一）公文起草阶段明确发文目的与依据起稿前需确认发文背景（如政策要求、工作实际需求）、需解决的具体问题及预期效果，保证公文内容具有针对性、必要性。涉及上级政策、制度依据的，需注明文件名称、文号及具体条款（如“根据《单位2024年工作要点》（发〔2024〕5号）第三条要求……”）。确定公文类型与要素根据内容性质选择合适文种（通知、请示、报告、函、纪要等），不同文种格式要求如下（以“通知”为例）：由“发文机关+事由+文种”组成（如“办公室关于召开2024年度安全生产工作会议的通知”）；主送机关：明确文件接收部门或单位（如“各部门、各分支机构”）；包含“发文事由（为什么发文）+具体事项（做什么、何时做、谁负责）+执行要求（注意事项、时限）”；附件：如有支撑材料（如会议议程、方案），需在后注明“附件：1.《会议议程》”；发文机关：全称或规范化简称（如“公司行政部”）；成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”）。内容撰写规范语言要求：简洁、准确、庄重，避免口语化、歧义表述（如“尽快完成”改为“于2024年5月30日前完成”）；逻辑结构：采用“总-分”或“背景-事项-要求”层次，段落分明，条理清晰；数据与事实：涉及数据、时间、责任人等关键信息需准确无误（如“参会人员：各部门负责人，共15人”）。（二）公文审核阶段初审（拟稿人自查）拟稿人完成初稿后，需自查以下内容：格式是否符合规范（标题、主送机关、结构、附件等）；内容是否完整（事由、事项、要求是否明确）；文字、数据是否有误（错别字、标点符号、日期逻辑等）；是否存在敏感表述（如未经证实的信息、模糊责任主体等）。部门审核（部门负责人复核）初稿通过后，提交至拟稿人所属部门负责人审核，重点确认：内容与本部门工作职责是否匹配；涉及本部门的其他事项是否协调一致（如需多科室配合的任务，需确认分工明确）；发文必要性是否充分（避免重复发文或无关内容）。会签或跨部门审核（如涉及）公文内容涉及其他部门职责的（如财务预算、人力资源调配），需提前发送至相关部门会签，会签部门需在1-2个工作日内反馈意见，无异议则签字确认；存在争议的，由行政部门牵头协调解决。终审（分管领导或综合管理部门审核）审核通过后，提交至单位分管领导或综合管理部门（如办公室、总经办）进行终审，重点把控：政策合规性（是否符合国家法律法规、上级单位规定）；内容权威性（数据、结论是否经核实）；格式规范性（文种使用、要素是否齐全）。（三）公文签发阶段确定签发权限根据公文类型和重要性，由相应领导签发：一般事务性通知、函件：由部门负责人签发；涉及跨部门协调、重要事项安排的公文：由分管领导签发；重大事项（如年度规划、制度修订）：由单位主要领导签发。规范签发流程领导需在《公文处理流程记录表》（见模板三）上签署“同意”并亲笔签名，注明签发日期；对需修改的公文，应明确修改意见，退回原部门重新起草或调整。（四）公文校对与印发阶段最终校对签发后的公文，由综合管理部门安排专人（非拟稿人）进行最终校对，重点检查：签发意见是否落实；格式、文字、数据是否与签发稿一致；页码、附件是否完整。排版与印制按单位公文格式标准排版（如字体：用仿宋GB2312，三号字；行距：28磅；页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm）；印制份数根据实际需要确定，涉密公文需按保密规定印制，并在文件右上角标注密级。分发与登记印制完成后，由综合管理部门登记分发（登记信息包括：公文标题、文号、分发部门/单位、份数、领取人、领取日期），并留存分发底稿；涉密公文需通过机要渠道传递，领取人需签字确认。（五）公文归档阶段归档范围办理完毕的具有保存价值的公文，包括正本、定稿、附件、审批签批单等。归档流程公文分发后，由拟稿部门或综合管理部门在次年第一季度前，将公文材料整理成册，按“年度-文种-问题”分类，移交单位档案管理部门；归档材料需齐全、整洁，不得使用铅笔、圆珠笔书写，电子版公文需同步归档并定期备份。三、常用公文模板及记录表（一）《通知》模板标题办公室关于召开2024年度年中工作总结会议的通知主送机关各部门、各分支机构各部门、各分支机构：为总结上半年工作成效，部署下半年重点任务，经研究，决定召开2024年度年中工作总结会议。现将有关事项通知一、会议时间：2024年6月15日（星期五）上午9:00-11:30二、会议地点：总部大楼三楼第一会议室三、参会人员：各部门负责人、各分支机构主管及以上人员（名单见附件1）四、会议内容：各部门汇报上半年工作完成情况及下半年工作计划；分管领导点评并部署重点任务；主要领导作总结讲话。五、其他事项：请参会人员提前10分钟入场，将手机调至静音模式；汇报材料需提前3天（6月12日前）发送至行政部邮箱（内部邮箱），纸质版一式5份带至会场；联系人：*某某，联系方式：X（内线）。|附件|1.《参会人员名单》|

发文机关|单位行政部|

成文日期|2024年6月5日|（二）《请示》模板标题关于申请采购办公自动化设备的请示主送机关单位分管领导尊敬的*分管领导：目前我部门部分办公电脑使用年限已达5年以上，存在运行卡顿、频繁故障等问题，影响日常工作效率（现有设备清单见附件1）。为保障部门工作顺利开展，根据《单位固定资产管理办法》（发〔2023〕12号）第八条规定，拟采购一批办公自动化设备，具体一、采购清单：台式电脑10台（配置：i5处理器、8G内存、512G固态硬盘）、打印机2台（型号：HPLaserJetProM404dn）；二、预算金额：约5.8万元（明细见附件2）；三、资金来源：部门年度办公经费。妥否，请批示。|附件|1.《现有办公设备故障清单》2.《办公自动化设备采购预算表》|

发文机关|综合管理部|

成文日期|2024年5月18日|（三）《公文处理流程记录表》公文标题《关于开展2024年度消防安全检查的通知》文号办发〔2024〕12号拟稿人*某某拟稿日期2024年5月10日部门审核意见内容符合部门职责，同意上报。审核人：*某部门负责人日期：2024年5月11日跨部门会签意见安全管理部：已核查检查标准，无异议。会签人：*某安全主管日期：2024年5月12日综合管理部门审核格式规范，内容完整，符合发文要求。审核人：*办公室主任日期：2024年5月13日领导签发意见同意印发。签发人：*分管领导日期：2024年5月14日校对人*某某校对日期2024年5月15日印发份数50份分发范围各部门、各车间归档情况已于2024年5月20日移交档案管理部门归档日期2024年5月20日四、关键要点与风险提示（一）格式规范要点文种使用准确：避免“请示”与“报告”混用（“请示”需批复，“报告”仅为汇报）；“函”与“通知”区分（“函”用于不相隶属单位间，“通知”用于上下级或隶属单位间）。要素齐全无遗漏：标题、主送机关、发文机关、成文日期为必备要素，缺一不可；附件需在后注明，并在附件上方标注“附件”二字及名称。排版统一标准：严格按照单位公文格式模板设置字体、字号、行距、页边距，保证整体美观、规范。（二）内容严谨性要求数据与事实准确：涉及时间、数量、责任人等关键信息需反复核对，避免因数据错误导致工作延误或误解。表述清晰无歧义：避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，需明确“谁、在何时、完成什么、达到什么标准”。政策依据充分：引用上级文件或制度时，需注明完整名称、文号及条款，保证发文依据合法有效。（三）流程时效性管理明确各环节时限：起草（1-3个工作日）、审核（1-2个工作日/部门）、签发（1个工作日）、校对印发（1个工作日），紧急公