企事业单位内部控制流程手册

企事业单位内部控制流程手册引言在市场经济环境下，企事业单位面临的经营管理风险日益复杂，健全有效的内部控制体系是保障单位合规运营、提升管理效能、实现战略目标的核心支撑。本手册聚焦单位日常运营中的关键业务环节，梳理内部控制流程要点、关键控制点及实操建议，助力构建“流程清晰、管控有效、执行有力”的内控管理体系。一、组织架构与职责分工（一）内控组织体系构建企事业单位需明确决策层、执行层、监督层的权责边界：决策层（董事会/管理层）：审定内控战略、审批重大制度、督导风险应对；执行层（各业务部门）：落实内控要求、执行业务流程、反馈实操问题；监督层（内部审计/风控部门）：独立监督流程合规性、评估风险等级、推动整改优化。（二）不相容职务分离原则核心业务环节需实现“授权、执行、记录、审核”四职分离，例如：采购业务中，“供应商选择”与“合同谈判”分离，“采购申请”与“付款审批”分离；资金管理中，“网银制单”与“网银审核”分离，“会计记账”与“出纳收款”分离。（三）职责梳理与优化流程1.流程步骤：（1）各部门开展岗位分析，明确岗位核心职责与协作关系；（2）编制《部门职责手册》，经管理层审议后发布实施；（3）每年度结合组织架构调整，更新职责手册并开展全员培训。2.关键控制点：排查“职责重叠”或“管理空白”领域（如跨部门协作事项的责任主体）；明确“分级授权清单”（如金额超限额的采购需分管领导审批）。二、资金管理内部控制（一）全面预算管理流程1.预算编制：业务部门基于年度目标提报“业务预算”（如销售部门提报销售收入、费用预算）；财务部门汇总整合，形成“资金预算”“费用预算”等，提交管理层初审；预算草案经董事会审议通过后，分解为“月度/季度执行目标”。2.预算执行与监控：业务部门按月填报“预算执行表”，财务部门对比分析“实际vs预算”差异；若差异率超10%，启动“预算调整流程”（需说明原因、附佐证材料，经原审批层级核准）。3.考核评价：年末结合“预算完成率”“成本节约率”等指标，将结果与部门绩效挂钩。（二）货币资金管理流程1.收款管理业务部门开票后，同步传递“开票信息”至财务；出纳确认到账后，填写“收款确认单”，会计据此入账（需核对“开票金额、到账金额、合同金额”一致性）。2.付款管理申请部门提交“付款申请单”（附合同、发票、验收单等佐证）；部门负责人初审→财务审核（资金计划、票据合规性）→分管领导审批（按授权清单）；出纳执行支付后，及时更新“资金台账”，会计同步记账。3.库存现金管理设定“库存现金限额”（一般为3-5天日常零星支出），超限额部分及时缴存银行；每月末开展“现金盘点”，编制《现金盘点表》，账实差异需当日查明原因。（三）关键控制点银行账户管理：开立/变更/注销需经“财务+管理层”双审批，严禁“多头开户”；资金对账：银行账户“日清月结”，每月编制《银行存款余额调节表》；授权审批：建立“金额分级审批表”（如≤限额部门审批，限额以上分管领导审批，大额需董事长审批）。三、采购与付款内部控制（一）采购全流程管控1.需求与计划管理部门提报“采购需求单”（明确规格、数量、预算），经“部门负责人+财务”审核后，纳入“采购计划”。2.供应商管理准入：收集供应商“营业执照、资质证书、信用报告”，开展实地考察（大额采购必选）；评估：每年度从“质量、价格、交货期、服务”维度评分，末位供应商启动“退出流程”；廉洁协议：与供应商签订《廉洁合作协议》，明确舞弊追责条款。3.采购实施方式选择：金额超限额采用“招标采购”（三家以上投标），限额以下采用“询价采购”（三家报价对比），独家供应采用“直接采购”（附必要性说明）；合同签订：法务审核“付款节点、质量标准、违约责任”等条款，财务审核“资金匹配性”，经授权代表签字、加盖公章后生效。4.验收与付款验收小组（含业务、质检、仓库人员）对照“合同、订单、质检标准”验收，出具《验收单》；财务审核“发票、验收单、合同”一致性后，按“合同约定节点”付款（预付款需附“履约担保函”）。（二）关键控制点比价管理：询价单需留存“三家供应商报价单”，招标需公开“中标通知书”；验收独立性：验收人员不得参与“供应商选择、合同谈判”；付款管控：杜绝“无票付款”“超合同付款”，预付款比例≤30%（特殊情况需审批）。四、销售与收款内部控制（一）销售全流程管控1.客户管理新客户提交“营业执照、信用报告”，开展“信用评估”（按“规模、行业风险、历史履约”评分）；授信管理：根据信用等级设定“信用额度、账期”（如A级客户额度超限额需“预付定金”）。2.销售合同签订业务部门起草合同（含“价格、交货期、付款方式”），法务审核“法律风险”，财务审核“资金回收风险”，经授权代表签字后执行。3.发货与回款仓库凭“经审批的销售订单”发货，同步更新“库存台账”；财务开票后，业务部门跟踪回款，超账期30天启动“催收流程”（发函→约谈→法律诉讼）；坏账处理：年末按“账龄分析法”计提坏账准备，核销坏账需“董事会审批”。（二）关键控制点价格管控：建立“价格目录”，折扣/调价需“销售总监+财务”双审批；对账管理：每季度与客户核对“应收账款余额”，双方签字确认；风险预警：设置“信用额度预警线”（如使用额度超80%提醒，超100%冻结订单）。五、资产管理内部控制（一）固定资产管理1.购置与验收部门提报“固定资产购置申请”（附“选型报告、预算”），经“分管领导+财务”审批后采购；验收时核对“型号、配置、说明书”，生成《固定资产验收单》，同步录入“固定资产台账”（含编号、使用部门、责任人）。2.使用与维护责任人定期开展“设备维护”，填写《维护记录》；每年末开展“固定资产盘点”，编制《盘点表》，账实差异需“实地核查、说明原因”。3.处置与报废闲置/报废资产提报“处置申请”（附“评估报告”），经“管理层审议、董事会审批”后，通过“拍卖、转让、报废”处置，处置收入及时入账。（二）存货管理1.入库与仓储仓库凭“采购验收单”入库，登记“存货台账”（含批次、保质期）；仓储区域实行“分区管理”（合格品、待检品、不合格品），定期开展“防潮、防虫”维护。2.出库与盘点业务部门凭“经审批的出库单”提货，仓库同步更新台账；每月末开展“存货盘点”，对“呆滞料、残次品”启动“减值测试”，计提存货跌价准备。（三）关键控制点资产标识：固定资产粘贴“唯一编号标签”，存货实行“批次追溯管理”；盘点监督：盘点小组需含“财务、审计”人员，确保盘点独立性；处置审批：大额资产处置需“资产评估+董事会决议”。六、合同管理内部控制（一）合同订立流程1.需求发起：业务部门填写“合同需求单”（明确标的、金额、合作模式）；2.合同起草：优先使用“标准合同模板”，特殊条款需“法务审核”；3.会签审批：业务、财务、法务部门“会签”（业务审合规性，财务审资金，法务审法律风险）；4.签订用印：授权代表签字后，加盖“合同专用章”，用印登记《合同用印台账》。（二）合同履行与监控1.业务部门建立“合同履约台账”，跟踪“交货、付款、验收”节点；2.若发生“变更、违约”，及时启动“协商→补充协议→纠纷处理”流程；3.财务部门按“合同节点”审核付款，杜绝“超前/超合同付款”。（三）关键控制点模板管理：定期更新“合同模板库”（结合最新法规、业务场景）；用印管控：合同专用章由“法务/行政”专人保管，用印需“审批单+台账登记”；档案管理：合同原件及附件归档“财务部+业务部门”双备份，保存期限≥10年。七、信息系统内部控制（一）系统规划与建设1.业务部门提报“系统需求”（功能、性能、安全要求），IT部门开展“可行性分析”；2.选型阶段对比“自主开发、外购、云服务”方案，经“管理层审批”后实施；3.上线前开展“压力测试、数据迁移测试”，确保系统稳定运行。（二）系统运维与安全1.权限管理：按“岗位角色”分配权限（如“制单”与“审核”权限分离），每季度开展“权限审计”；2.数据安全：每日“异地备份”数据，敏感数据（如客户信息）加密存储；3.系统更新：升级前开展“测试环境验证”，经“IT+业务”审批后上线。（三）关键控制点日志监控：系统自动记录“用户登录、操作日志”，IT部门每月审计；应急管理：制定“系统故障应急预案”，每半年开展“灾难恢复演练”；外包管控：若委托第三方运维，签订《保密协议》，定期审计外包商操作。八、内部控制监督与改进（一）内部审计流程1.审计部门制定“年度审计计划”（覆盖“资金、采购、销售”等重点领域）；2.现场审计时，抽查“凭证、合同、台账”，访谈关键岗位，形成《审计报告》；3.被审计部门收到报告后，15个工作日内提交“整改方案”，审计部门跟踪验证。（二）风险评估与优化1.每年开展“全面风险评估”，识别“市场、合规、操作”等风险，更新《风险矩阵》；2.基于“审