公司内部通讯缩写规范手册

公司内部通讯缩写规范手册一、引言为提升内部沟通效率、统一信息传递的规范性与准确性，避免因缩写使用不统一导致的理解偏差，特制定本《公司内部通讯缩写规范手册》（以下简称“手册”）。本手册适用于公司各部门在公文、邮件、会议纪要、即时通讯等场景中的缩写使用，为全体员工提供清晰、一致的缩写参考标准。二、缩写基本原则（一）简洁性原则缩写需在保留核心表意的前提下尽可能精简，避免冗余字符。例如：“信息技术部”可缩写为“IT部”（核心词“信息技术”的行业通用缩写为“IT”），无需使用“InfoTech部”等复杂表述。（二）准确性原则缩写需精准对应全称的核心含义，避免歧义。例如：“风险管理部”缩写为“风控部”（“风控”直接指向“风险控制”的核心职能）；若缩写为“RM部”，易与“资源管理（ResourceManagement）”混淆。（三）合规性原则1.行业通用缩写优先采用公认标准（如“KPI”“OKR”）；2.公司独创术语或部门名称缩写需经行政部备案，确保与现有缩写无冲突。三、分类型缩写规范（一）机构名称缩写1.总部部门：保留核心职能词+“部/室/中心”，示例：总经理办公室→总经办财务管理部→财务部人力资源中心→人力中心2.分子公司/事业部：地域/业务简称+核心部门，示例：华东区域销售事业部→华东销服部（“销服”含“销售+服务”职能）深圳研发中心→深研中心（二）职务与职称缩写1.管理职务：采用“职位核心词+通用缩写”，示例：首席执行官→CEO（行业通用）人力资源业务合作伙伴→HRBP（岗位特性缩写）2.技术职称：保留等级+专业方向，示例：高级软件工程师→资深软工（内部简化，避免“SeniorSE”的生硬感）注册会计师→注会（行业俗称，需首次出现时标注“（注册会计师）”）（三）专业术语缩写1.业务类：客户关系管理→CRM（行业标准）供应链管理→SCM（通用缩写）2.技术类：人工智能→AI（全球通用）区块链→BC（内部简化，对外场景可保留“Blockchain”）3.财务类：息税折旧摊销前利润→EBITDA（国际通用）预算控制数→预控额（内部口语化缩写，正式文件仍用全称）（四）项目与文档缩写1.项目代号：业务方向+序号，示例：智慧办公系统开发项目→智办项目-012024年品牌升级项目→24品牌升级2.文档名称：类型+周期/版本，示例：2024年第三季度经营分析报告→Q3经营分析报告员工手册（2024修订版）→员工手册（24版）四、规范使用要求（一）场景适配1.正式公文/对外文件：优先使用全称，必要时在括号内标注缩写（示例：《公司2024年人力资源规划（HRPlan2024）》）；2.内部通讯/即时沟通：可直接使用缩写，但需确保接收方无理解障碍（示例：“请财务部今日提交预算表”，内部场景无需重复标注全称）。（二）标注说明首次在文档/邮件中使用缩写时，需在首次出现时用全称+括号标注缩写（示例：“关键绩效指标（KPI）是绩效考核的核心依据”），后续可直接使用缩写。（三）审核与纠错1.各部门发文前需通过“缩写合规性检查表”（行政部提供模板）自查，确保缩写符合本手册；2.若发现歧义或错误缩写，任何员工可反馈至行政部，经评估后更新手册。五、管理与维护机制（一）责任部门行政部为手册的管理主体，负责收集各部门缩写需求、审核备案、定期更新。（二）更新流程1.当业务调整（如部门重组、新业务上线）导致缩写需求变化时，相关部门需在10个工作日内提交《缩写变更申请》至行政部；2.行政部每季度汇总变更需求，修订手册并发布新版本（版本号以“年份+季度”标识，示例：V2024Q3）。（三）培训与宣导1.新员工入职培训需包含“缩写规范”模块，确保快速适应沟通习惯；2.手册更新后，行政部通过OA系统、邮件推送等方式向全员宣贯变更内容。六、附则本手册自发布之日起生