规范公司例会制度

PAGE规范公司例会制度一、总则（一）目的为了加强公司内部沟通与协作，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本例会制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门。（三）例会分类1.公司周例会：每周[具体时间]召开，由公司高层领导主持，各部门负责人及相关人员参加，旨在总结上周工作，部署本周工作任务，协调解决公司运营中的重大问题。2.部门周例会：每周[具体时间]由各部门自行组织召开，部门负责人主持，部门全体员工参加，主要总结部门上周工作情况，安排本周工作计划，沟通部门内部工作进展及问题。3.专项工作会议：根据工作需要，不定期召开专项工作会议，针对特定项目、任务或问题进行讨论、决策和协调，由相关负责人或召集人主持，涉及的相关人员参加。二、会议组织与准备（一）会议组织1.公司周例会：由公司行政部门负责组织，提前通知参会人员会议时间、地点、议程等信息。2.部门周例会：各部门自行安排会议组织工作，并提前将会议时间、地点、议程等信息报备行政部门。3.专项工作会议：由发起部门负责组织，按照专项工作的要求确定参会人员范围，并提前通知相关人员。（二）会议准备1.会议资料准备各部门应在会前准备好上周工作总结及本周工作计划，内容应详实、具体，包括工作进展、成果、问题分析及解决措施、下周工作目标及任务安排等。对于需要在例会上讨论决策的事项，相关部门应提前整理好详细的资料，如项目方案、数据分析报告、问题解决方案等，确保参会人员能够全面了解情况。2.会议场地安排根据参会人数选择合适的会议场地，确保场地环境舒适、设备齐全，如投影仪、音响、麦克风等正常可用。提前做好会议场地的清洁、布置工作，摆放好桌椅、资料等，营造良好的会议氛围。3.会议通知发送会议组织部门应提前[X]小时将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等信息。对于重要会议，应通过多种方式进行通知，如邮件、短信、即时通讯工具等，确保参会人员及时收到通知。三、会议流程与规范（一）公司周例会流程1.主持人开场主持人介绍参会人员，宣布会议开始。简要说明本次会议的目的和议程安排。2.上周工作总结汇报各部门负责人依次汇报上周工作进展、完成情况、取得的成果以及遇到的问题和解决方案。汇报应简洁明了，突出重点，时间控制在[X]分钟以内。汇报过程中，可配合相关数据、图表等资料进行说明，以便更直观地展示工作情况。3.本周工作计划安排各部门负责人汇报本周工作计划，包括工作目标、任务分解、责任人、时间节点等内容。工作计划应具有可操作性和明确的衡量标准，确保能够按时完成。其他部门如有涉及本周需协同配合的工作事项，应在此时提出，并明确协同要求和时间节点。4.问题讨论与决策针对上周工作中存在的问题以及本周工作计划中可能遇到的困难，参会人员进行充分讨论，提出解决方案和建议。主持人引导会议讨论方向，确保讨论围绕主题进行，避免偏离议题或出现无效争论。对于重大问题或决策事项，应进行充分的分析和论证，必要时可组织相关人员进行专题研究。根据讨论结果，主持人做出决策或明确下一步工作方向，并指定相关部门或人员负责落实。5.领导讲话公司高层领导对上周工作进行总结点评，肯定成绩，指出不足，并对本周工作提出总体要求和期望。领导讲话应具有针对性和指导性，为公司整体工作指明方向，激励全体员工积极工作，推动公司各项事业发展。6.会议总结主持人对本次会议进行总结，强调会议重点内容和决策事项，明确各部门工作责任和时间要求。宣布会议结束。（二）部门周例会流程1.主持人开场主持人介绍参会人员，宣布会议开始。简要说明本次会议的目的和议程安排。2.上周工作总结汇报部门内各岗位员工依次汇报上周工作进展、完成情况、遇到的问题及解决措施。汇报应具体详细，突出个人工作亮点和不足之处。部门负责人对员工汇报进行补充和点评，总结部门上周整体工作情况。3.本周工作计划安排部门负责人安排本周工作计划，明确各项工作任务的责任人、时间节点和工作要求。组织员工对本周工作计划进行讨论，征求员工意见和建议，确保计划的合理性和可行性。4.问题讨论与沟通针对部门内部工作中存在的问题，组织员工进行讨论，共同寻找解决方案。加强部门内部沟通与协作，解决员工之间的工作衔接问题，确保各项工作顺利推进。5.会议总结主持人对本次会议进行总结，强调本周工作重点和注意事项。宣布会议结束。（三）专项工作会议流程1.主持人开场主持人介绍参会人员，宣布会议开始。说明专项工作会议的背景、目的和议程安排。2.专项工作汇报由负责专项工作的人员详细汇报工作进展情况，包括已完成的工作内容、取得的阶段性成果、存在的问题及下一步工作计划等。汇报过程中应提供充分的数据、案例等支持材料，以便参会人员全面了解专项工作情况。3.讨论与决策参会人员围绕专项工作进行深入讨论，针对工作中存在的问题提出解决方案和建议。根据讨论结果，对专项工作的下一步推进方向、重点任务、资源配置等进行决策，并明确责任人和时间节点。4.沟通协调涉及多个部门协同的专项工作，应在会议上进行充分的沟通协调，明确各部门的职责分工和协作方式，确保工作顺利开展。对于需要其他部门提供支持或配合的事项，应在会议上达成共识，并形成明确的工作要求和时间安排。5.会议总结主持人对本次专项工作会议进行总结，强调会议决策事项的重要性和紧迫性。宣布会议结束。（四）会议规范1.参会人员规范参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假。参会人员应遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、随意交谈或做与会议无关的事情。积极参与会议讨论，认真听取他人发言，尊重他人意见，不得打断他人发言或进行人身攻击。按照会议议程和主持人要求发言，发言应简洁明了，观点明确，避免冗长、模糊或无关的表述。2.会议记录规范公司周例会和专项工作会议由行政部门安排专人负责会议记录，部门周例会由各部门自行安排人员记录。会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言要点、讨论结果、决策事项等。会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，形成会议纪要，并在[X]个工作日内发送给参会人员及相关部门。会议纪要应突出重点，条理清晰，具有可操作性，确保参会人员能够明确会议决策和工作要求。3.会议时间控制规范严格控制会议时间，确保各项议程能够按照预定时间进行。公司周例会总时长一般控制在[X]小时以内，部门周例会总时长一般控制在[X]小时以内。专项工作会议根据工作需要合理安排时间，但应避免过长或过短，确保会议能够充分讨论问题并做出有效决策。主持人应把握会议节奏，对于发言冗长或偏离主题的情况，及时进行引导和提醒，确保会议高效进行。四、会议跟进与反馈（一）会议决策事项跟进1.会议结束后，各部门应按照会议决策和工作安排，制定详细的工作计划，并明确责任人、时间节点和工作标准。2.行政部门负责对公司周例会决策事项进行跟踪和督办，定期检查各部门工作进展情况，及时向公司领导汇报。3.对于涉及多个部门协同的工作事项，由牵头部门负责协调推进，相关部门应积极配合，按照既定的时间节点和工作要求完成任务。（二）会议反馈与沟通1.参会人员对会议决策和工作安排如有疑问或建议，应及时与会议组织者或相关部门沟通反馈，确保工作顺利开展。2.在工作推进过程