规范赠品管理制度

PAGE规范赠品管理制度一、总则（一）目的为加强公司赠品管理，规范赠品的采购、发放、使用等流程，确保赠品的合理使用与有效管理，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及赠品管理的部门及相关活动，包括但不限于市场营销活动、客户回馈活动、促销活动等。（三）基本原则1.合法性原则：赠品管理必须符合国家法律法规及行业标准，确保公司行为合法合规。2.合理性原则：赠品的选择、采购、发放应基于合理的目的，避免浪费和不合理支出。3.公平性原则：在赠品发放过程中，应确保公平公正，避免歧视和不正当操作。4.效益性原则：通过赠品管理，有效提升公司品牌形象、促进销售、增强客户忠诚度，实现公司效益最大化。二、赠品的定义与分类（一）定义本制度所称赠品，是指公司在开展各类活动过程中，为吸引客户、促进销售、回馈客户等目的，无偿向客户提供的物品或服务。（二）分类1.根据赠品的性质，可分为实物赠品（如礼品、样品、纪念品等）和服务赠品（如免费维修、免费培训、免费咨询等）。2.根据赠品的用途，可分为促销赠品（用于促销活动，吸引消费者购买产品）、客户回馈赠品（用于感谢客户长期以来的支持与合作）、品牌推广赠品（用于提升公司品牌知名度和美誉度）等。三、赠品的采购管理（一）采购计划制定1.各部门根据活动需求，提前制定赠品采购计划，明确赠品的种类、数量、规格、预算等信息。采购计划应详细说明采购目的、预计发放时间、目标客户群体等内容。2.采购计划需经部门负责人审核后，提交至公司采购部门。采购部门汇总各部门采购计划，结合公司库存情况，进行综合平衡，制定公司整体赠品采购计划。（二）供应商选择与管理1.采购部门负责建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和审核。优先选择具有良好口碑、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务，包括赠品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同应符合法律法规要求，确保公司利益得到有效保障。3.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货及时性、售后服务等情况，调整供应商名录，淘汰不合格供应商。（三）采购流程控制1.采购部门根据采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明赠品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。2.供应商按照采购订单要求组织生产和供货。采购部门负责跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.赠品到货后，采购部门会同相关部门进行验收。验收内容包括赠品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同要求。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。4.验收合格的赠品，由采购部门办理入库手续，填写入库单，注明赠品的名称、规格、数量、入库时间等信息。入库单应一式多联，分别交财务部门、仓库管理部门等留存。四、赠品的库存管理（一）库存管理制度1.仓库管理部门负责建立赠品库存管理制度，对赠品的出入库、存储、盘点等进行规范管理。2.设立赠品专用仓库或存储区域，对赠品进行分类存放，确保库存清晰、便于管理。3.建立库存台账，详细记录赠品的出入库情况，包括日期、名称、规格、数量、来源、去向等信息。库存台账应定期与财务部门核对，确保账实相符。（二）库存盘点1.仓库管理部门定期对赠品库存进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点时，应确保账实相符，如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并编制盘点报告。盘点报告应详细说明盘点情况、差异原因及处理建议。3.对于盘盈的赠品，应及时办理入库手续；对于盘亏的赠品，则应查明责任，根据相关规定进行处理。如因人为原因造成盘亏，应追究相关人员的责任。（三）库存安全管理1.加强赠品库存的安全管理，确保库存赠品不受损坏、丢失、被盗等情况。仓库应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.制定库存安全应急预案，应对可能出现的自然灾害、安全事故等突发事件。定期组织员工进行安全培训和演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。五、赠品的发放管理（一）发放流程1.各部门根据活动方案和客户名单，制定赠品发放计划，明确发放对象、发放时间、发放方式等信息。2.发放计划需经部门负责人审核后，提交至公司相关管理部门备案。3.仓库管理部门根据发放计划，准备好相应的赠品，并办理出库手续，填写出库单。出库单应注明赠品的名称、规格、数量、发放对象、发放时间等信息。4.发放人员按照发放计划，将赠品发放给客户。发放过程中，应要求客户签字确认，确保发放记录准确无误。5.发放结束后，发放人员应及时将发放记录反馈给仓库管理部门和相关管理部门，以便进行核对和统计。（二）发放方式1.现场发放：在活动现场，由工作人员直接将赠品发放给客户。适用于规模较小、客户集中的活动。2.邮寄发放：对于无法现场发放的客户，可通过邮寄方式将赠品送达。邮寄时，应选择可靠的快递公司，确保赠品安全送达。3.电子券发放：对于一些虚拟赠品或可通过电子方式兑换使用的赠品，可采用电子券的形式发放。客户可通过指定的渠道领取电子券，并在规定时间内使用。（三）发放记录与统计1.建立赠品发放记录档案，详细记录每一次赠品发放的情况，包括发放时间、发放对象、赠品名称、规格、数量等信息。发放记录应妥善保存，以备查询和审计。2.定期对赠品发放情况进行统计分析，了解赠品的发放效果、客户反馈等信息。统计分析结果可作为后续活动策划和赠品管理的参考依据。六、赠品的使用管理（一）使用范围赠品应严格按照活动目的和规定的使用范围进行发放和使用，不得挪作他用。（二）使用监督1.公司相关管理部门负责对赠品的使用情况进行监督检查，确保赠品的使用符合规定和活动目的。2.如发现赠品使用过程中存在违规行为，应及时制止并责令改正。对于造成公司损失的，应追究相关人员的责任。（三）客户反馈与处理1.收集客户对赠品的反馈意见，了解客户对赠品的满意度、使用体验等情况。客户反馈意见可通过问卷调查、电话回访、现场交流等方式收集。2.对客户反馈的问题进行及时处理和回复，对于客户提出的合理建议和意见，应认真研究并加以改进。通过客户反馈，不断优化赠品管理工作，提升客户满意度。七、赠品的成本核算与财务处理（一）成本核算1.财务部门负责对赠品的采购成本、库存成本、发放成本等进行核算。采购成本包括赠品的采购价格、运输费用、税费等；库存成本包括库存管理费用、仓储费用等；发放成本包括人工费用、邮寄费用等。2.定期对赠品成本进行分析，评估赠品的投入产出效益。通过成本核算，为公司决策提供准确的财务数据支持。（二）财务处理1.赠品采购时，财务部门根据采购发票等凭证，进行账务处理，记录赠品的采购成本。2.赠品入库时，仓库管理部门填写入库单，财务部门根据入库单进行库存账务处理，增加库存商品。3.赠品发放时，财务部门根据发放记录，将赠品成本从库存商品中结转至相关费用科目，如销售费用、管理费用等。4.对于赠品的销售收入