统一规范存档制度

PAGE统一规范存档制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本统一规范存档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案的统一收集、整理、保管和利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，保证档案内容的真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存公司/组织在各个业务环节形成的档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应遵循方便查阅、快速检索的原则，提高档案的利用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立公司/组织档案管理中心，负责统筹管理公司/组织的各类档案。档案管理中心可根据实际情况，在各部门或分支机构设立兼职档案员，协助档案管理中心开展档案收集、整理等工作。（二）档案管理中心职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案整理工作，确保档案的规范有序。3.建立健全档案检索系统，实现档案信息的快速查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的时效性和准确性。6.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和全体员工的档案意识。7.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。8.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的及时归档和有效利用。（三）兼职档案员职责1.负责本部门或分支机构日常工作中形成档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向档案管理中心移交。2.协助档案管理中心开展档案清查、盘点等工作，及时提供相关档案信息。3.按照档案管理中心的要求，做好本部门或分支机构档案的临时保管和保护工作，确保档案的安全。4.积极宣传档案管理知识，提高本部门或分支机构员工的档案意识，督促员工及时将工作中形成的档案资料移交归档。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据公司/组织的业务范围和档案形成特点，将档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、行政事务处理文件、人事档案、印章管理档案等。2.业务经营类：涵盖市场营销、销售合同、客户资料、项目策划与实施、财务报表、审计报告、税务档案等与公司/组织业务经营活动相关的档案。3.技术研发类：涉及产品研发、技术创新、工艺流程、技术标准、专利申请等方面的档案。4.基本建设类：包括公司/组织的基本建设项目规划、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等档案。5.设备仪器类：有关公司/组织设备仪器的购置、安装、调试、维护、报废等过程中形成的档案。6.声像电子类：以照片、录音、录像、电子文档等形式记录公司/组织重要活动、工作场景、产品形象等内容的档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行统一编号。编号采用“大类代码+年度+流水号”的形式，具体如下：1.大类代码：采用大写英文字母表示，如行政管理类用“XZ”表示，业务经营类用“JY”表示，技术研发类用“JS”表示，基本建设类用“JS”表示，设备仪器类用“SB”表示，声像电子类用“SX”表示。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”表示2023年度形成的档案。3.流水号：从“001”开始依次编号，按档案形成时间顺序排列。例如，2023年度行政管理类的第5份档案编号为“XZ2023005”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门、各分支机构及全体员工应按照档案管理的要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，并定期移交至档案管理中心。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内整理完毕并移交档案管理中心。3.档案管理中心应定期对各部门、各分支机构的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的及时、完整。（二）档案整理1.档案管理中心收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理工作包括对档案进行分类、排序、编目、装订等。2.分类：将收集到的档案按照预先确定的档案分类方案进行分类，确保同一类档案集中存放。3.排序：在每一类档案中，按照文件材料的形成时间顺序或重要程度进行排序，使档案排列有序。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查阅和检索。5.装订：对纸张较多、较厚的档案进行装订，确保档案的整齐牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件内容。五、档案的保管（一）保管场所档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜存放，并定期进行盘点和清查，确保档案的完整无缺。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的索引目录，便于快速检索和利用。4.对于声像档案，如照片、录音、录像等，应进行分类整理，采用光盘、磁带等介质存储，并注明相关信息，如拍摄时间、地点、内容等。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要人事任免文件、财务审计报告等。2.长期保管：对公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。如年度工作计划与总结、业务合同、技术资料等。3.短期保管：对公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。如一般性的行政文件、临时性的工作记录等。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理中心应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理中心负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，提出档案的存毁意见。对于确无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，报公司/组织主管领导审批。3.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁审批表》和《档案销毁清册》应作为档案管理的重要资料，长期保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理中心查阅。2.档案管理中心应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅重要档案或涉及机密、商业秘密的档案，应经公司/组织主管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。查阅完毕后，应及时归还档案管理中心。（二）借阅1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，经所在部门负责人和档案管理中心负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理中心，并承担相应的赔偿责任。4.借阅完毕后，借阅人员应按时归还档案。档案管理中心应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员核实处理。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式，并按照档案分类编号进行命名和存储。3.建立电子档案与纸质档案的对应关系，通过档案管理信息系统实现电子档案与纸质档案的关联查询和利用。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入与维护：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案信息的及时更新和准确完整。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅流程的全程跟踪和管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相应的档案信息，保障档案信息的安全。5.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等