规范活动合作制度

PAGE规范活动合作制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织在活动合作方面的管理，规范合作流程，明确各方权利义务，确保活动合作的顺利进行，提高合作效率和质量，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织与外部合作伙伴开展的各类活动合作项目，包括但不限于商业活动、文化活动、公益活动等。（三）基本原则1.合法合规原则：活动合作必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保合作活动的合法性和规范性。2.平等互利原则：合作双方应在平等、自愿的基础上开展合作，实现互利共赢。3.诚实守信原则：合作各方应诚实守信，履行合同约定，保证信息真实准确，不得隐瞒或欺诈。4.风险可控原则：在活动合作过程中，要充分评估风险，采取有效措施进行风险防控，确保合作活动的顺利推进和公司/组织利益不受损害。二、合作项目的立项与审批（一）项目发起1.公司/组织内部各部门或相关人员根据业务需求或发展规划，提出活动合作项目的初步设想，并填写《活动合作项目立项申请表》，详细说明项目背景、目标、合作内容、预期效果、预算等信息。2.申请表应经部门负责人审核签字后，提交至公司/组织的活动合作管理部门（以下简称“管理部门”）。（二）项目评估1.管理部门收到立项申请表后，组织相关专业人员对项目进行评估。评估内容包括但不限于项目的可行性、市场需求、风险因素、经济效益等。2.评估人员应根据评估结果出具评估意见，明确项目是否可行，并提出改进建议。（三）项目审批1.根据评估意见，管理部门将项目立项申请表及评估意见提交至公司/组织的决策层进行审批。2.决策层应综合考虑公司/组织的战略规划、资源状况、风险承受能力等因素，对项目进行最终审批。审批通过的项目，由决策层签署批准意见；审批不通过的项目，由管理部门及时通知项目发起部门，并说明原因。（四）立项备案经审批通过的活动合作项目，由管理部门进行立项备案，建立项目档案，记录项目的基本信息、审批过程、合作进展等情况。三、合作伙伴的选择与管理（一）合作伙伴的选择标准1.具有良好的商业信誉和行业口碑，无不良记录。2.具备与活动合作项目相匹配的专业能力和资源优势，能够提供优质的产品或服务。3.具有较强的经济实力和财务状况良好，有能力承担合作项目的相关费用和风险。4.认同公司/组织的企业文化和价值观，愿意与公司/组织建立长期稳定的合作关系。（二）合作伙伴的筛选与推荐1.管理部门通过多种渠道收集合作伙伴信息，包括行业推荐、网络搜索、供应商名录等，并建立合作伙伴信息库。2.根据活动合作项目的需求，从信息库中筛选出符合条件的潜在合作伙伴，并向项目发起部门推荐。3.项目发起部门也可自行推荐合作伙伴，但需向管理部门提供合作伙伴的详细信息，并确保其符合选择标准。（三）合作伙伴的考察与评估1.对于推荐的潜在合作伙伴，管理部门组织相关人员进行实地考察和评估。考察内容包括合作伙伴的经营状况、团队实力、服务质量、过往业绩等。2.考察人员应填写《合作伙伴考察评估报告》，对合作伙伴的综合情况进行评价，并提出是否适合合作的建议。（四）合作伙伴的确定与合作协议签订1.根据考察评估报告，管理部门与项目发起部门共同确定最终的合作伙伴。2.确定合作伙伴后，双方应签订详细的合作协议，明确合作项目的内容、双方的权利义务、费用支付方式、保密条款、违约责任等事项。合作协议应符合法律法规的要求，并经双方签字盖章后生效。（五）合作伙伴的管理与监督1.建立合作伙伴档案，记录合作伙伴的基本信息、合作项目情况、合作评价等内容，以便对合作伙伴进行跟踪管理。2.定期对合作伙伴进行评估和考核，评估内容包括合作项目的执行情况、服务质量、费用控制等方面。根据评估结果，对表现优秀的合作伙伴给予奖励，对不符合要求的合作伙伴进行警告或终止合作。3.加强与合作伙伴的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题，确保合作项目的顺利进行。四、活动合作项目的执行与管理（一）项目启动1.合作协议签订后，项目发起部门应组织召开项目启动会议，明确项目团队成员的职责分工，制定项目执行计划和时间表。2.项目执行计划应包括活动策划、宣传推广、场地布置、人员安排、物资准备、活动实施、效果评估等各个环节的详细安排，并确保各项工作有序推进。（二）项目执行1.项目团队成员应按照项目执行计划认真履行各自职责，确保活动合作项目的顺利实施。在项目执行过程中，如遇问题或变更，应及时向项目负责人汇报，并按照规定的流程进行处理。2.加强对活动现场的管理，确保活动的安全、有序进行。活动现场应设置明显的标识和警示标志，配备必要的安全设施和人员，对可能出现的安全风险进行提前防范和应对。3.严格控制活动费用支出，确保费用使用合理、合规。费用报销应按照公司/组织的财务制度进行操作，提供真实、有效的票据和凭证。（三）项目监督与检查1.管理部门负责对活动合作项目的执行情况进行监督与检查，定期或不定期对项目进展进行跟踪，及时发现问题并督促整改。2.项目负责人应定期向管理部门汇报项目进展情况，提交项目进展报告，包括项目执行情况、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等内容。3.对于重大活动合作项目，管理部门可组织专项检查，对项目的各个环节进行全面审查，确保项目质量和效果。（四）项目变更管理1.在活动合作项目执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要对项目内容、时间、地点等进行变更，应按照以下流程进行操作：项目负责人提出变更申请，详细说明变更原因、变更内容及对项目的影响；经项目发起部门负责人审核同意后，提交至管理部门；管理部门组织相关人员对变更申请进行评估，评估通过后报公司/组织决策层审批；决策层审批通过后，由项目负责人组织实施变更，并及时通知合作伙伴。2.变更申请未经批准前，项目团队不得擅自变更项目内容。如因擅自变更导致项目出现问题或损失，由擅自变更方承担相应责任。五、活动合作项目的验收与结算（一）项目验收1.活动合作项目结束后，项目发起部门应及时组织项目验收工作。验收内容包括活动目标的达成情况、活动质量、服务效果、费用支出情况等。2.项目发起部门应制定详细的验收标准和流程，并按照标准对项目进行全面检查和评估。验收合格后，项目发起部门应填写《活动合作项目验收报告》，经项目负责人签字确认后提交至管理部门。3.管理部门对验收报告进行审核，如发现问题或不符合要求的地方，应及时通知项目发起部门进行整改，直至验收合格。（二）项目结算1.项目验收合格后，项目发起部门应按照合作协议的约定，及时与合作伙伴进行费用结算。结算时，应提供详细的费用清单和结算依据，确保费用结算准确无误。2.费用结算应按照公司/组织的财务制度进行操作，经财务部门审核后支付给合作伙伴。如在结算过程中发现问题或争议，双方应协商解决；协商不成的，可通过法律途径解决。六、保密与知识产权管理（一）保密条款1.合作双方应对在活动合作过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、客户信息等予以保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.保密期限自双方签订合作协议之日起至合作项目结束后[X]年止。如因法律法规要求或司法程序需要披露保密信息的，应提前通知对方，并在合理范围内进行披露。（二）知识产权归属1.活动合作项目中涉及的知识产权，包括但不限于商标、专利、著作权、商业秘密等，按照以下原则确定归属：由双方共同创作或开发的知识产权，归双方共同所有；由一方单独创作或开发的知识产权，归该方所有。2.双方应在合作协议中明确知识产权的归属及使用方式，确保双方的合法权益得到保护。未经对方书面同意，任何一方不得擅自使用或转让对方拥有的知识产权。七、违约责任与争议解决（一）违约责任1.合作双方应严格履行合作协议约定的各项义务，如一方违反协议约定，应承担相应的违约责任。违约责任的承担方式包括但不限于继续履行、采取补救措施、赔偿损失等。2.如因一方违约给对方造成损失的，违约方应按照损失的实际情况进行赔偿。赔偿范围包括直接损失和间接损失，但不得超过违约方在签订合作协议时能够预见的因违约可能造成的损失。（二）争议解决1.合作双方在履行合作协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，可按照合作协议约定的争议解决方式进行处理。2.争议